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Os programas de gestão documental devem definir normas e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida, o que inclui a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final. Estes últimos são requisitos necessários, inclusive, para
a elaboração do plano de classificação da instituição.
o desenvolvimento de sistemas integrados de gerenciamento de imagens.
a implantação de um programa de conservação preventiva.
o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de informações.
o monitoramento do sistema de tramitação de documentos físicos e digitais.