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O simples ato de se produzirem documentos não caracteriza necessariamente um fundo de arquivo, sendo necessários alguns critérios para que os fundos possam ser identificados.
Esses critérios para a definição de fundos envolvem questões como a seguinte:
Ter um produtor definido, representado por entidade coletiva ou por pessoa.
Instituir um sistema de descrição arquivística de documentos.
Criar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Atualizar um sistema de arquivamento de documentos.
Alterar um sistema de descrição arquivística de documentos.