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Segundo o Conselho Internacional de Arquivos (2000, p. 14), “descrição arquivística é a elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu”.
Para elaborar essas representações, o arquivista deve utilizar as diretrizes informadas no(a):
Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
Norma Internacional de Descrição de Documentos Digitais.
Manual de Orientações aos Órgãos e Entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Modelo de requisitos para a Aplicação das Funções Arquivísticas em Documentos Convencionais.
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.