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Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital; São elas: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.
No que se refere à fase intermediária, pode-se afirmar que
é utilizada com muita frequência pelo negócio, já que auxilia diretamente na manutenção das atividades cotidianas.
é considerada inalienável, não conta com restrição de acesso e nem perde o valor ou a validade.
diz respeito à conclusão de um registro de acesso.
é uma fase voltada para o arquivamento digital.
não tem o seu grau de importância durante o processo de rotina.