Questões de Concurso sobre Fases da gestão de documentos

Arquivologia. Quais são as fases fundamentais ou básicas da gestão de documentos?

Para a execução de um programa de gestão de arquivística de documentos, é necessário que tenha como base:

A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991) dispõe que gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Analise as afirmativas a seguir acerca da produção, utilização e destinação de documentos.

I- Na fase de produção, deve-se evitar produzir aqueles documentos que não sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

II- A fase de produção compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

III- Na fase de utilização, os documentos percorrem o fluxo para o cumprimento de sua função administrativa durante seu trâmite e uso.

IV- Na fase de destinação, é realizada a conservação indiscriminada do conjunto de todos os documentos gerados na fase de produção.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

Um agente legislativo de uma Câmara Municipal foi designado para revisar o plano de classificação e destinação de documentos da instituição. Ao analisar um conjunto de processos referentes a contratos de serviços de consultoria, verificou que, embora esses documentos já não fossem mais utilizados com frequência nas atividades diárias, ainda eram necessários para fins de fiscalização, controle de execução contratual e eventuais auditorias, conforme determinação da legislação de gestão de documentos. Na teoria da arquivística, a fase do ciclo de vida dos documentos em que se encontram esses processos, conforme a situação descrita no trecho anterior, denomina-se:

Em uma unidade administrativa responsável pela gestão documental de processos licitatórios, o agente de licitações realizou treinamento com novos servidores sobre classificação, tramitação e arquivamento de documentos, destacando a importância da correta compreensão conceitual dessas etapas para garantir rastreabilidade, controle e transparência dos processos administrativos. Durante a capacitação, foram apresentados conceitos básicos relacionados às atividades de gestão documental, com o objetivo de evitar falhas na organização e no fluxo das informações. Ao final, o agente solicitou que os participantes associassem corretamente cada conceito à sua respectiva definição, com base nas práticas adotadas na Administração Pública. Relacione os conceitos às suas definições:

Coluna I - Conceitos

1.Classificação documental.

2.Arquivamento.

3.Tramitação documental.

Coluna II - Definições

( )Procedimento de ordenação dos documentos de acordo com critérios previamente definidos.

( )Movimentação dos documentos entre setores durante sua análise e processamento.

( )Acondicionamento e guarda dos documentos em local apropriado para preservação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:

Arquivologia: São fases fundamentais ou básicas da gestão de documentos:

O SIGAD dispensa qualquer programa prévio de gestão arquivística de documentos, já que funciona de maneira autônoma e não depende de políticas ou de instrumentos arquivísticos para alcançar bons resultados.

Em determinado arquivo público, um conjunto documental é frequentemente consultado pelas unidades administrativas responsáveis pelas atividades que lhe deram origem. Nessa situação, os documentos encontram-se na fase:

Assinale a alternativa que apresenta a fase do programa de gestão de documentos em que o plano de classificação de documentos de arquivo é encontrado.

A Teoria das Três Idades classifica os documentos de acordo com a frequência de uso e o valor que possuem.

Assinale a alternativa que apresenta corretamente as três fases do ciclo de vida dos documentos.

A gestão de informação deve ser compreendida como um processo para gestão do ciclo de vida da informação. Ela compreende seis etapas que envolvem

No contexto da gestão documental, os arquivos são classificados conforme sua fase de uso. Os documentos frequentemente consultados e em uso corrente pertencem ao:

Sobre as fases da gestão de documentos, assinale a única alternativa CORRETA que se refere ao nome da segunda fase.

Leia o caso a seguir.

Determinada autarquia federal finalizou a análise de diversos processos que não são mais alvo de consultas frequentes, mas que precisam ser preservados temporariamente por razões de interesse administrativo, antes de sua destinação final.

A fase em que essa massa documental se encontra caracteriza o arquivo

No que diz respeito às etapas de gestão documental, assinale a opção correta.

O instrumento de gestão que define os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, bem como sua destinação final, é a:

A organização do arquivo escolar deve permitir a gestão eficiente de prontuários de alunos e documentos funcionais, respeitando o ciclo de vida documental estabelecido pela teoria das três idades. Acerca do assunto, registre V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

( ) O arquivo de terceira idade, ou permanente, é constituído por documentos que perderam o valor administrativo, mas que devem ser preservados pelo seu valor histórico ou documental.

( ) Documentos em fase corrente são aqueles que, por serem de consulta frequente na secretaria, devem ser mantidos em locais de fácil acesso para agilizar o atendimento diário.

( ) O arquivo intermediário deve ser localizado obrigatoriamente fora do prédio da secretaria, uma vez que os documentos ali depositados já não possuem qualquer utilidade para a administração.

( ) A eliminação de documentos escolares pode ser realizada pelo auxiliar de secretaria de forma discricionária, sempre que o espaço físico da unidade atingir o limite de sua capacidade.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os arquivos públicos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, são chamados de:

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são:

O delineamento do percurso trilhado pelos documentos, de modo a garantir tanto o cumprimento de sua finalidade administrativa quanto a definição de sua destinação, é imprescindível para assegurar a eficiência da fase da manutenção e uso dos documentos arquivísticos.