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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
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O chefe de departamento de um órgão público manipula, em sua estação de trabalho, diversos documentos em elaboração, como minutas, rascunho e versão preliminares, além de outros de frequente consulta para suporte à sua tarefa. Esses documentos são considerados documentos pertencentes ao tipo de arquivo intitulado:
A
corrente
B
semiativo
C
permanente
D
intermediário
A gestão do patrimônio e equipamentos em unidades de saúde é vital para a segurança e continuidade operacional. Analise as afirmativas a seguir:
I. A manutenção preventiva de equipamentos eletromédicos deve ser realizada em intervalos regulares para minimizar falhas imprevistas e garantir a precisão das medidas diagnósticas e terapêuticas.
II. O inventário de patrimônio deve conter a identificação por número de tombamento de todos os bens permanentes da unidade, facilitando o controle de movimentação e baixas patrimoniais.
III. A responsabilidade pela conservação e uso adequado dos equipamentos médicos é restrita aos técnicos de manutenção, não cabendo aos profissionais assistenciais o cuidado diário com os itens.
Está correto o que se afirma em:
A
I e III apenas.
B
II e III apenas.
C
I e II apenas.
D
I apenas.
E
I, II e III.
Na gestão de documentos, o ciclo vital é a sucessão de fases por que passam os arquivos na instituição. O arquivo ______________ é o conjunto de documentos de uso e consulta frequente. O arquivo _____________ guarda documentos que aguardam destinação final, enquanto o arquivo _________________ preserva documentos em caráter definitivo por seu valor histórico.
Preenche, CORRETA e respectivamente, as lacunas:
A
corrente - intermediário - permanente.
B
permanente - inativo - corrente.
C
central - morto - intermediário.
D
corrente - morto - histórico.
E
setorial - central - inativo.
A respeito da gestão de documentos e informações, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.
( ) Pelo princípio da proveniência, os documentos devem ser organizados segundo o órgão ou entidade que os produziu, ainda que isso possa dificultar a classificação temática por assunto.
( ) A transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário implica reconhecimento de que tais documentos perderam completamente seu valor administrativo, restando apenas eventual valor histórico.
( ) A eliminação de documentos públicos ocorre por decisão do gestor responsável pela unidade administrativa, independentemente de estarem sendo utilizados ou não.
A
C - C - E.
B
E - E - C.
C
C - E - E.
D
E - C - C.
Em uma unidade administrativa responsável pela gestão documental de processos licitatórios, o agente de licitações realizou treinamento com novos servidores sobre classificação, tramitação e arquivamento de documentos, destacando a importância da correta compreensão conceitual dessas etapas para garantir rastreabilidade, controle e transparência dos processos administrativos. Durante a capacitação, foram apresentados conceitos básicos relacionados às atividades de gestão documental, com o objetivo de evitar falhas na organização e no fluxo das informações. Ao final, o agente solicitou que os participantes associassem corretamente cada conceito à sua respectiva definição, com base nas práticas adotadas na Administração Pública. Relacione os conceitos às suas definições:
Coluna I - Conceitos
1.Classificação documental.
2.Arquivamento.
3.Tramitação documental.
Coluna II - Definições
( )Procedimento de ordenação dos documentos de acordo com critérios previamente definidos.
( )Movimentação dos documentos entre setores durante sua análise e processamento.
( )Acondicionamento e guarda dos documentos em local apropriado para preservação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
1, 3, 2.
B
3, 2, 1.
C
2, 1, 3.
D
1, 2, 3.
A secretaria de uma escola pública estadual, ao ser incorporada a um projeto-piloto de modernização administrativa, passou a adotar um sistema integrado de registro e comunicação interna. Com a implantação, a equipe gestora observou que, embora o volume de demandas atendidas tivesse aumentado, surgiram tensões operacionais: parte dos servidores passou a compartilhar diretamente com docentes informações de alunos sem autorização prévia da direção, alegando agilidade no atendimento pedagógico; algumas solicitações de responsáveis foram respondidas por aplicativo de mensagens sem registro formal, com o argumento de que a demanda era simples e urgente; e o setor de coordenação pedagógica passou a alimentar diretamente o sistema com dados de frequência, sem passar pela conferência da secretaria, sob a justificativa de redução de etapas. A direção reconheceu os ganhos de agilidade, mas considerou necessário revisar os procedimentos para evitar comprometimento da integridade institucional dos registros.
Com base nos princípios que orientam a gestão documental e a comunicação administrativa na secretaria escolar, assinale a alternativa correta:
A
A integridade dos registros institucionais e a confiabilidade das informações acadêmicas dependem de fluxos formalizados que definam competências, canais de comunicação e instâncias de conferência, de modo que a agilidade operacional não seja obtida à custa do controle sobre a produção e a circulação dos dados escolares.
B
A agilidade no atendimento às demandas pedagógicas justifica a flexibilização pontual dos fluxos formais de comunicação, desde que os servidores envolvidos detenham conhecimento técnico suficiente para avaliar quais informações podem ser compartilhadas sem comprometer a regularidade institucional dos registros.
C
O uso de canais não institucionais para o atendimento de demandas administrativas configura irregularidade apenas quando envolve dados sensíveis de alunos, sendo admissível para solicitações de natureza informativa ou de baixa complexidade, desde que o resultado do atendimento seja posteriormente registrado nos sistemas oficiais da escola.
D
A inserção direta de dados pelos setores usuários da informação, como a coordenação pedagógica, representa avanço compatível com os princípios de gestão participativa, pois elimina etapas intermediárias e distribui a responsabilidade pelo registro entre os agentes que detêm conhecimento direto sobre os fatos registrados.
O ciclo vital dos documentos são as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo. A fase que implica decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais é a
A
utilização.
B
destinação.
C
produção.
D
implantação.
No que se refere a gestão de documentos, julgue o seguinte item.
A guarda permanente é recomendada para todos os tipos de documentos.
C
Certo
E
Errado
Na gestão documental da Administração Pública, os documentos percorrem diferentes etapas ao longo de seu ciclo de vida. Em determinado momento, alguns registros deixam de ser utilizados com frequência nas rotinas administrativas, mas ainda precisam ser preservados por razões legais, fiscais ou administrativas, permanecendo armazenados em unidades de arquivo até que seja definida sua eliminação ou guarda permanente.
Com base nos conceitos de gestão documental, assinale a alternativa que indica corretamente a fase do ciclo de vida documental descrita acima.
A
Fase corrente.
B
Fase permanente.
C
Fase intermediária.
D
Fase classificatória.
E
Fase protocolar.
Em relação à classificação de arquivos e ao ciclo vital dos documentos na escola, marque a afirmativa CORRETA.
A
Arquivos escolares classificam-se em ativos, frios e mortos, categorias definidas basicamente pela cor das capas usadas em pastas e caixas.
B
A classificação de documentos baseia-se primordialmente na ordem de chegada ao protocolo, independentemente da série escolar, do tipo de registro ou da unidade de origem.
C
O ciclo vital de documentos reduz-se à fase única de arquivamento físico, seguida de descarte automático ao final de cada ano letivo.
D
Arquivos escolares podem ser classificados quanto ao órgão produtor e quanto à natureza da documentação, e o ciclo vital acompanha fases de produção, uso administrativo, guarda intermediária e destinação final para eliminação ou guarda permanente.
E
Arquivos correntes, intermediários e permanentes acumulam documentos em uma mesma sala, diferenciados por etiquetas de cor sobrepostas às capas originais.
Considerando os fundamentos da Arquivologia contemporânea, a relação entre gestão documental, classificação e transparência administrativa pode ser compreendida como:
A
A classificação é instrumento meramente organizacional, sem impacto na transparência.
B
A gestão documental restringe-se ao arquivo permanente.
C
A ausência de instrumentos de gestão não compromete o controle social.
D
A transparência depende exclusivamente da digitalização dos documentos.
E
A classificação e a adequada tramitação documental são elementos estruturantes para garantir acesso à informação e accountability.
De acordo com os princípios e conceitos arquivísticos, o ciclo vital dos documentos é composto pelas etapas
A
atividade-meio e atividade-fim.
B
produção e destinação.
C
recebimento e expedição.
D
arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
E
funcional e organizacional.
Segundo Marilena Leite Paes (2004), a tramitação documental corresponde ao conjunto de procedimentos que asseguram o fluxo ordenado dos documentos no interior das organizações, desde sua produção ou recebimento até o arquivamento ou destinação final. Nos órgãos públicos, a correta tramitação dos documentos é fundamental para garantir a eficiência administrativa, a transparência dos atos e a segurança da informação.
Considerando os fundamentos arquivísticos e as rotinas administrativas aplicáveis à tramitação de documentos em órgãos públicos, analise as afirmações a seguir:
I. A tramitação documental compreende etapas como protocolo, registro, distribuição, movimentação, controle e arquivamento dos documentos.
II. O controle da tramitação dos documentos tem por finalidade permitir a localização imediata do expediente, evitando extravios e atrasos no atendimento das demandas administrativas.
III. A observância de normas e rotinas padronizadas de tramitação contribui para a continuidade administrativa, independentemente da alternância de gestores e servidores.
IV. Em órgãos públicos, a tramitação de documentos prescinde de registro formal quando realizada em meio eletrônico, pois os sistemas informatizados substituem os procedimentos arquivísticos tradicionais.
V. A tramitação documental está dissociada da gestão de documentos, restringindo-se apenas ao deslocamento físico dos expedientes entre os setores.
Assinale a alternativa correta:
A
Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, II, III e V estão corretas.
Em um órgão público municipal, a auditoria interna identificou dificuldades recorrentes na localização de documentos, duplicidade de registros, inconsistências entre bases informacionais e elevado tempo de resposta às demandas de informação formuladas por unidades internas e por órgãos de controle. Verificou-se que os documentos são produzidos em diversos setores sem padronização, arquivados segundo critérios distintos e armazenados tanto em meio físico quanto digital, sem integração entre os sistemas existentes. Ademais, inexiste política formal de classificação, avaliação e destinação documental. Diante desse cenário, a Administração determinou à unidade responsável pela documentação e arquivo a elaboração de um plano de reestruturação, contemplando pesquisa documental, organização, definição de sistemas e métodos de arquivamento e estabelecimento de normas internas. À luz dos princípios da Arquivologia e da gestão arquivística de documentos na Administração Pública, assinale a alternativa que expressa corretamente, a orientação que deve nortear o processo de reestruturação proposto.
A
Centralizar toda a produção documental em uma única unidade, restringindo a autonomia dos setores, independentemente da natureza das atividades desempenhadas.
B
Adotar métodos distintos de arquivamento em cada setor, conforme conveniência local, como forma de aumentar a flexibilidade organizacional.
C
Implantar um sistema de arquivamento baseado exclusivamente na ordem cronológica de produção, por ser o método mais simples e de fácil compreensão para os servidores.
D
Estruturar a gestão documental com base em plano de classificação e tabela de temporalidade, integrados aos sistemas informatizados, de modo a garantir organização, acesso, preservação e destinação adequada dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
E
Priorizar a guarda permanente de todos os documentos produzidos, evitando qualquer procedimento de eliminação, como forma de assegurar máxima preservação da memória institucional.
Na organização de arquivos, que também pode envolver o trabalho do Recepcionista, os documentos passam por sucessivas fases, conhecidas de modo geral como o ciclo vital. Considerando isso, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F):
( ) O arquivo corrente guarda documentos em plena tramitação e que são de uso e de consulta muito frequentes na unidade.
( ) O arquivo intermediário retém os documentos que aguardam prazos longos de prescrição, sendo já pouco consultados pelo setor.
( ) O arquivo permanente e aquele que pode ser periodicamente eliminado pelo Recepcionista quando falta espaço físico nas estantes.
Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?
A
V-F-V.
B
F-V-F.
C
V-V-F.
D
F-F-V.
E
V-F-F.
As quatro etapas do ciclo de vida dos documentos de arquivo são, respectivamente,
A
produção, classificação, uso e avaliação.
B
produção, uso, avaliação e descrição.
C
produção, uso, avaliação e destinação.
D
identificação, classificação, avaliação e uso.
E
uso, classificação, avaliação e destinação.
Os documentos arquivísticos passam por sucessivas fases, da sua produção até a sua destinação final.
Ao longo desse ciclo, para garantir a autenticidade desses documentos, mesmo com mudanças de tecnologia, o sistema de controles é denominado como
A
massa documental acumulada.
B
princípio de respeito aos fundos.
C
cadeia de preservação ininterrupta.
D
cadeia de custódia ininterrupta.
E
unidade protocolizadora.
O arquivamento de documentos é o processo para fazer a guarda, controle e gerenciamento de documentos que não são mais usados regularmente. Conforme o enunciado, analise as sentenças a seguir:
I- No caso do arquivamento de documentos em papel, aspectos físicos como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários devem ser considerados, bem como a ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação desse material impresso.
II- O arquivamento é essencial exclusivamente por exigências legais, sendo essas quando é necessário manter os documentos por motivos fiscais.
III- O arquivamento de documentos só pode ser realizado no meio físico, em relação a arquivos digitais esses devem ser imprimidos e arquivados de forma padrão.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
A
Apenas III está errada.
B
Apenas II está correta.
C
Apenas I está correta.
D
Apenas I e III estão corretas.
Em uma unidade administrativa, diversos documentos que já cumpriram sua finalidade imediata de consulta frequente precisam ser transferidos para um local de armazenamento onde permanecerão aguardando o prazo de guarda definido em tabela específica. Eles ainda possuem valor administrativo e jurídico, mas não são mais utilizados no cotidiano das decisões operacionais da equipe. De acordo com a teoria das três idades documentais, em qual fase do ciclo de vida esses documentos se encontram após essa transferência?
A
Arquivo permanente.
B
Arquivo intermediário.
C
Arquivo corrente.
D
Arquivo morto.
Uma das competências do Conselho Nacional de Arquivos é implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.
C
Certo
E
Errado
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