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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
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Em uma unidade administrativa, diversos documentos que já cumpriram sua finalidade imediata de consulta frequente precisam ser transferidos para um local de armazenamento onde permanecerão aguardando o prazo de guarda definido em tabela específica. Eles ainda possuem valor administrativo e jurídico, mas não são mais utilizados no cotidiano das decisões operacionais da equipe. De acordo com a teoria das três idades documentais, em qual fase do ciclo de vida esses documentos se encontram após essa transferência?
A
Arquivo permanente.
B
Arquivo intermediário.
C
Arquivo corrente.
D
Arquivo morto.
Em uma prefeitura, foi implantado um fluxo padronizado para a tramitação de documentos oficiais entre as secretarias municipais. O procedimento prevê registro de entrada, encaminhamento à unidade competente, manifestação técnica, despacho da autoridade responsável e arquivamento do processo após a conclusão da demanda._Com base nas rotinas administrativas relacionadas à circulação de documentos oficiais, analise as afirmativas.
I. A tramitação de documentos oficiais busca assegurar a rastreabilidade das informações, a definição das responsabilidades e o acompanhamento das etapas percorridas pelo documento.
II. O encaminhamento de um documento oficial à unidade competente dispensa o registro administrativo quando houver despacho da autoridade superior.
III. A adoção de fluxos formais de circulação documental contribui para reduzir extravios, duplicidade de procedimentos e dificuldades no acompanhamento dos processos administrativos.
IV. O encerramento da tramitação documental elimina a necessidade de manutenção de registros sobre o percurso administrativo realizado pelo documento.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:
A
I e II.
B
I e III.
C
II e III.
D
III e IV.
E
I, apenas.
Uma das competências do Conselho Nacional de Arquivos é implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.
C
Certo
E
Errado
Um assistente administrativo atua no setor de protocolo e arquivo de um órgão municipal e identifica grande quantidade de processos administrativos encerrados, mas ainda sujeitos a eventuais consultas e revisões internas. Esses documentos não são mais utilizados rotineiramente pelas unidades administrativas, porém, possuem valor administrativo. A chefia questiona, então, qual providência deve ser adotada. Considerando os princípios da gestão documental, o ciclo de vida dos documentos e a racionalização do espaço físico, a medida tecnicamente correta a ser aplicada deve ser:
A
eliminar os documentos, em razão do encerramento do processo
B
transferir os documentos ao arquivo intermediário
C
encaminhar diretamente ao arquivo permanente
D
digitalizar e descartar os originais físicos
Na Secretária Municipal de Educação de Porto dos Gaúchos, o assistente administrativo responsável pelo arquivo precisa orientar servidores sobre a correta transferência de documentos entre fases do ciclo de vida documental. Considerando a teoria arquivística, os documentos devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário quando:
A
cessam o uso frequente, mantendo valor administrativo ou legal
B
são considerados de valor histórico permanente
C
perdem totalmente seu valor informativo
D
são digitalizados integralmente
O conjunto arquivístico deve refletir apenas as atividades-meio do órgão gerador dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Sobre o ciclo vital dos documentos arquivísticos, é CORRETO afirmar que:
A
o ciclo vital compreende as fases corrente, intermediária e permanente, nas quais os documentos são avaliados e direcionados conforme seu valor administrativo, legal, fiscal ou histórico.
B
os documentos permanecem indefinidamente na fase corrente, pois somente podem ser transferidos após 50 anos da produção.
C
na fase intermediária, os documentos são imediatamente eliminados, pois já perderam todo seu valor administrativo e legal.
D
a fase permanente é destinada exclusivamente a documentos sigilosos que ainda aguardam prazos de restrição.
E
o ciclo vital arquivístico determina que documentos sejam organizados apenas por data, sem considerar valor administrativo, fiscal ou histórico.
De acordo com os princípios da classificação de documentos arquivísticos apresentados por Theodore Roosevelt Schellenberg em Arquivos Modernos (2005), assinale a alternativa correta:
A
As classes documentais devem ser definidas previamente, com base em hipóteses temáticas sobre os documentos que poderão ser produzidos futuramente.
B
A ultraclassificação é recomendada, pois amplia o detalhamento e garante maior precisão na recuperação da informação.
C
Os cabeçalhos de classificação podem utilizar termos genéricos, como “miscelânea” e “generalidades”, para facilitar o agrupamento documental.
D
A classificação documental deve ser construída progressivamente, conforme as funções e atividades institucionais produzem documentos, evitando subdivisões excessivas além das necessidades práticas de recuperação.
E
Os esquemas de classificação devem permanecer estáveis e imutáveis, independentemente das mudanças funcionais ocorridas na instituição produtora.
No contexto da gestão documental no setor público, é imprescindível compreender a função dos arquivos corrente, intermediário e permanente, pois cada um deles desempenha papel específico dentro do ciclo de vida do documento. Conforme esse ciclo e suas fases, assinale a alternativa que apresenta uma correspondência CORRETA entre o tipo de arquivo e sua função no processo.
A
O arquivo corrente abriga documentos já desprovidos de valor administrativo, mas relevantes para pesquisa histórica.
B
O arquivo intermediário é responsável pela preservação permanente de documentos históricos.
C
O arquivo permanente abriga documentos em uso constante pelas unidades administrativas.
D
O arquivo corrente é o local onde se encontram documentos em tramitação e de uso frequente.
Leia a situação.
A Prefeitura de Canto do Buriti implantou sistema eletrônico de gestão documental. Todos os documentos passam a ser protocolados digitalmente, classificados conforme plano de classificação, tramitados entre os setores, assinados eletronicamente e armazenados em ambiente seguro na nuvem institucional.
Ao ser questionado sobre a nova sistemática, um servidor afirmou:
"Como todos os documentos agora são digitais, deixam de existir preocupações relacionadas à arquivologia, ao sigilo das informações e ao controle administrativo."
À luz das boas práticas administrativas, essa afirmação é
A
correta, pois documentos digitais dispensam classificação e controle arquivístico.
B
correta, desde que os documentos estejam armazenados em ambiente de computação em nuvem.
C
incorreta, porque documentos eletrônicos continuam sujeitos às normas de classificação, temporalidade, segurança da informação e proteção de dados pessoais.
D
incorreta apenas porque documentos digitais não podem substituir documentos físicos na Administração Pública.
E
correta, desde que exista cópia de segurança em mídia física.
Em uma organização pública, observou-se que os documentos só passam por organização e controle quando já se encontram acumulados na fase intermediária, sem acompanhamento nas etapas iniciais de produção e tramitação. Considerando o conceito de gestão documental e o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que melhor interpreta a situação apresentada.
A
A prática adotada indica uma gestão documental parcial, uma vez que desconsidera etapas iniciais essenciais para o controle e a recuperação da informação.
B
O procedimento demonstra eficiência administrativa, ao concentrar esforços na fase intermediária, considerada central no ciclo documental.
C
A ausência de controle na fase de produção não compromete a gestão documental, desde que haja organização posterior dos documentos.
D
A estratégia adotada prioriza a racionalização de recursos, eliminando a necessidade de acompanhamento nas fases iniciais do ciclo documental.
E
O modelo descrito assegura maior flexibilidade organizacional, ao permitir que o controle documental ocorra apenas quando necessário.
Acerca de elaboração de documentos, julgue o item que segue.
A atualização de modelos documentais deve acompanhar mudanças normativas e institucionais.
C
Certo
E
Errado
No que diz respeito à gestão de documentos intermediários, assinale a opção correta.
A
Os arquivos intermediários armazenam os documentos cujos atos administrativos ainda não terminaram.
B
A rotina de inspeção, na etapa de arquivamento, ocorre nos arquivos intermediários.
C
Os documentos intermediários são imprescindíveis à realização das atividades de rotina de uma instituição.
D
Os documentos transferidos ao arquivo intermediário podem retornar ao período de atividade.
No controle e arquivamento de versões sucessivas de projetos de lei durante o processo legislativo, a gestão adequada requer:
A
Manutenção apenas da versão final aprovada, eliminando versões intermediárias.
B
Arquivamento informal das versões preliminares sem registro.
C
Guarda das versões em pastas pessoais do redator para controle interno.
D
Eliminação automática de versões anteriores após consolidação do texto.
E
Registro e preservação das versões relevantes, assegurando rastreabilidade das alterações ocorridas.
A conservação preventiva de documentos arquivísticos físicos envolve controle sistemático de fatores ambientais e biológicos capazes de comprometer a integridade do acervo.
Considerando os principais agentes de deterioração e medidas preventivas, assinale a alternativa correta:
A
A luz visível não provoca danos significativos ao papel, sendo a radiação ultravioleta o único fator relevante.
B
A variação brusca de temperatura e umidade relativa favorece processos de degradação química e proliferação de agentes biológicos.
C
O uso de embalagens plásticas comuns é recomendado para todos os tipos de documentos em papel.
D
A higienização deve utilizar produtos químicos de uso doméstico para eliminar fungos.
E
A digitalização substitui integralmente a necessidade de preservação do suporte físico original.
Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
1. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.
2. Otimização do processo de busca por informações.
3. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
4. Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma completa e correta todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:
A
Somente o fator 1 está correto.
B
Somente os fatores 2 e 3 estão corretos.
C
Somente os fatores 1, 2 e 3 estão corretos.
D
Somente os fatores 3 e 4 estão corretos.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os servidores passaram a considerar que, com a utilização de sistemas informatizados, o controle do ciclo de vida dos documentos tende a ser incorporado automaticamente pelo sistema, reduzindo a necessidade de intervenções relacionadas à sua gestão.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A implantação de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) permite controlar o ciclo de vida dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, observados os princípios arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
É objetivo primário da gestão de documentos arquivísticos
A
otimizar o uso adequado de hardwares e softwares para sistemas de gestão arquivística de documentos digitais.
B
assegurar a descrição e a disseminação de documentos destinados à guarda permanente.
C
contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento dos arquivos de primeira e terceira idades.
D
garantir que os documentos sejam produzidos, utilizados e destinados de forma adequada e segura.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) constitui instrumento arquivístico de caráter normativo que estabelece parâmetros técnicos para gestão do ciclo vital dos documentos produzidos e acumulados por uma instituição. Sobre esse assunto, é INCORRETO afirmar que:
A
a TTD fundamenta-se na Lei nº 8.159/1991 e em resoluções do CONARQ, estabelecendo prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos mediante critérios de valor primário e secundário.
B
documentos de valor permanente, como atas de resultados finais, livros de registro e históricos escolares originais, justificam guarda definitiva em razão de seu valor probatório insusceptível de reconstituição e sua força legal permanente.
C
documentos de valor temporário podem ser eliminados imediatamente após o encerramento do ano letivo, uma vez que as informações essenciais já foram consolidadas nos históricos escolares e atas.
D
a eliminação controlada de documentos constitui procedimento técnico-legal que demanda cumprimento integral de prazos, listagem de eliminação fundamentada e termo formal que registre a destruição física, integrando este termo o arquivo permanente da instituição.
E
a metodologia de elaboração da TTD compreende levantamento da produção documental, avaliação criteriosa do valor dos documentos, definição fundamentada de prazos com base em legislação específica e classificação entre guarda permanente ou eliminação mediante critérios técnicos objetivos.
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