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Questões de Concurso sobre Fases da gestão de documentos
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São instrumentos de gestão de documentos, EXCETO:
A
Plano de classificação.
B
Glossário.
C
Fundo.
D
Tesauro.
Leia as asserções a seguir e responda:
I.A categorização de documentos em diferentes fases do ciclo de vida permite que uma organização otimize o uso do espaço e dos recursos, garantindo que documentos correntes, dispensáveis e permanentes sejam armazenados em locais protegidos.
PORTANTO,
II.Isso ocorre porque cada fase do ciclo de vida (corrente, dispensável e permanente) possui características específicas de uso e necessidade de acesso, o que exige que os documentos sejam organizados de maneira que os itens mais consultados estejam em locais de fácil acesso, enquanto documentos de consulta rara ou de valor histórico devem ser preservados em locais mais seguros e adequados.
A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:
A
As asserções I e II são proposições falsas.
B
A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.
C
As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.
D
As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I.
De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:
A
Produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
B
Na etapa de utilização o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.
C
A fase de Utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, etc.
D
A Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assinale a alternativa correta quanto às atividades correspondentes às fases da gestão de documentos:
A
A fase de produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.
B
A fase de utilização inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
C
A avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
D
Todas as alternativas anteriores estão corretas.
A Lei nº. 8.159/91 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos como sendo “(…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos”. Nesse sentido, assinale a alternativa incorreta.
A
A gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades de controle arquivístico relacionadas à idade permanente.
B
Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma instituição, deve prever operações nas duas primeiras idades do ciclo vital dos documentos: corrente e intermediária.
C
A gestão de documentos é dividida em três fases distintas: 1ª fase: produção; 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação); 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).
D
A fase de Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Assinale a afirmativa correta sobre a gestão de documentos arquivísticos e suas fases.
A
As atividades de protocolo e as técnicas específicas de classificação ocorrem na segunda fase da gestão de documentos.
B
Na fase de produção, os documentos devem percorrer um fluxo para o cumprimento das funções que deram origem à sua criação.
C
A gestão de documentos assegura de maneira eficiente a eliminação de arquivos de valor secundário que não são mais de interesse do órgão produtor e/ou acumulador.
D
A fase de destinação ocorre com a transferência dos documentos para o arquivo permanente ou com a eliminação prevista em tabela de temporalidade e destinação documental.
A descentralização dos serviços de arquivo é um dos aspectos importantes na elaboração de um plano de arquivo, sendo aplicada:
A
nas fases intermediárias e permanentes
B
nas fases correntes e intermediárias
C
somente na fase intermediária
D
somente na fase permanente
E
somente na fase corrente
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os arquivos correntes promovem a guarda de documentos que possuem valor primário para a organização, em função de seu uso funcional e administrativo, e que são consultados de forma frequente.
C
Certo
E
Errado
A gestão documental se divide em três fases: produção, utilização e destinação.
Assinale a alternativa que indica um dos objetivos da produção de documentos.
A
Assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
B
Propiciar rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessárias ao desenrolar das funções da instituição.
C
Identificar e descrever os documentos por séries ou classes, listando-os para retenção ou destinação.
D
Priorizar a implementação dos critérios de segurança, o trâmite, a guarda e a disponibilização das informações.
E
Criar planos de classificação que identifiquem a origem dos documentos e padronizem a forma de arquivá-los.
Órgãos públicos cuidam e lidam de um grande volume de documentos, necessitando de um setor específico para o gerenciamento e controle desses documentos de maneira estruturada e eficiente. A esse setor dá-se o nome de:
A
Departamento Pessoal
B
Expedição
C
Arquivologia.
D
Protocolo.
Segundo Rhoads (1986), a divisão do Programa Geral de Informação da Unesco estabeleceu o Records Archives Management Program (RAMP), e os elementos básicos do referido programa refletem os temas gerais do Programa de Informação Geral e contribuem com eles. Com base no RAMP, analise as afirmações abaixo:
1. O RAMP, de acordo com Rhoads (1986), compreende uma sequência de projetos, estudos e outras atividades destinadas ao estabelecimento de normas, regras, métodos e outros instrumentos normativos para tratamento e transferência de informação especializada.
2. O objetivo principal do RAMP, como descreve Rhoads (1986), foi satisfazer melhor as necessidades dos Estados Membros, em particular os países desenvolvidos, dentro dos campos especializados da gestão de documentos e arquivos.
3. A formulação de políticas e planos de desenvolvimento está entre os elementos básicos do RAMP, conforme observa Rhoads (1986).
4. Entre as fases do ciclo total de vida dos documentos citadas pelo RAMP, como aponta Rhoads (1986), estão a fase de classificação, avaliação e descrição de documentos de arquivo.
5. De acordo com Rhoads (1986), um programa de gestão de documentos é importante, porque os documentos são os instrumentos básicos com os quais se executam funções e processos e, se os documentos são bem geridos, o governo compreenderá sua eficácia.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
A
06.
B
07.
C
08.
D
09.
E
10.
Leia o texto abaixo e assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas.
O ______ refere-se às diferentes fases pelas quais um documento passa, desde sua criação até sua eventual ______ ou guarda permanente. Durante a fase de ______, os documentos são utilizados para cumprir suas funções específicas, enquanto na etapa de ______, ocorre a transferência para arquivos ou sistemas de gestão de documentos. A fase de ______ envolve medidas de conservação física ou digital para documentos de valor permanente.
Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.
A
Ciclo temporal dos documentos / recuperação / pesquisa / arquivo / digitalização
B
Ciclo vital dos documentos / eliminação / uso / arquivo / preservação
C
Processo documental / arquivação / pesquisa / acesso / destruição
D
Processo documenta / armazenação / uso / arquivo / perpetuação
E
Ciclo vital dos documentos / catalogação / pesquisa / acesso / digitalização
O profissional que exerce a função de Secretário em uma Câmara Municipal tem dentre as suas atribuições a realização do arquivo de diferentes tipos de documentos. Assim, é de seu conhecimento que uma das atividades mais complexas da gestão de documentos corresponde à fase de avaliação. Assinale a alternativa que explica essa fase.
A
Corresponde ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite, incluindo as tarefas de protocolo e de recuperação de informações.
B
Refere-se a otimizar a criação de documentos para que sejam produzidos apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção dos não essenciais e garantindo o uso adequado dos recursos informáticos.
C
Inclui as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
D
Diz respeito a um trabalho multidisciplinar, que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda, nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final.
E
É a ação operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
Nas alternativas a seguir estão listadas fases básicas da gestão de documentos, à exceção de uma. Assinale-a.
A
discussão
B
produção
C
utilização
D
destinação
O processo de gestão de documentos passa as suas três fases básicas. São elas:
A
Produção, utilização, destinação.
B
Produção, roupagem, atendimento.
C
Utilização, roupagem, busca.
D
Destinação, classificação, atendimento.
E
Classificação, eliminação, atendimento.
São consideradas as três fases da gestão de documentos em uma instituição:
A
Produção; utilização; e, destinação.
B
Proveniência; corrente; e, destinação.
C
Corrente; acumulação; e, permanente.
D
Corrente; intermediária; e, permanente.
Sobre a fase de destinação dos documentos, assinale a alternativa correta.
A
Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização.
B
É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado.
C
Tem como atividade a seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
D
Abrange medidas para que haja rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição.
Criar métodos de controle relacionados às atividades de protocolo faz parte da seguinte fase da Gestão Documental:
A
primeira fase – produção;
B
primeira fase – utilização;
C
segunda fase – utilização;
D
segunda fase – destinação;
E
terceira fase – destinação.
A gestão dos documentos numa organização envolve procedimentos que estão ligados à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Os documentos podem ser organizados e classificados como mostram os itens a seguir, EXCETO:
A
Documentos permanentes.
B
Documentos intermediários.
C
Documentos correntes.
D
Documentos bônus.
Na gestão de documentos, o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, está presente na fase de:
A
criação
B
produção
C
utilização
D
destinação
E
eliminação
Gerar simulado