Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos

Guardar o arquivo digital apenas com o nome “processo_antigo” em pasta genérica.

Conferir a legibilidade da imagem, registrar metadados do processo e vincular o arquivo ao número correspondente.

Eliminar o papel logo após a digitalização, sem conferência do conteúdo digital.

Salvar os arquivos em pastas pessoais, sem relação com o plano de classificação.

Manter os documentos digitalizados sem qualquer registro de data ou responsável.

possui plano de classificação e tabela de temporalidade das atividades-meio e atividades-fim.

possui apenas plano de classificação e tabela de temporalidade das atividades-meio.

possui apenas plano de classificação das atividades-meio e atividades-fim.

não possui plano de classificação ou tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

possui apenas plano de classificação das atividades-meio.

A política estabelece diretrizes gerais, o programa organiza ações sistemáticas e o plano detalha metas e cronogramas.

O plano é mais abrangente que a política e o programa, pois define toda a estrutura arquivística da instituição.

A política e o plano são equivalentes, enquanto o programa é opcional e depende da legislação local.

A política define ações pontuais, o programa executa metas específicas e o plano estabelece princípios gerais.

O programa é o documento que orienta toda a gestão documental, enquanto a política e o plano são instrumentos operacionais.

desconsideração do contexto institucional na classificação documental

centralização dos arquivos em instituições privadas

eliminação de documentos sem critérios técnicos, visando à economia de espaço

substituição da classificação funcional por critérios estéticos

valorização da função administrativa dos documentos para sua organização e avaliação

A destinação documental deve ser feita sem critérios, eliminando todos os documentos após cinco anos.

A produção documental é independente das atividades da instituição, ocorrendo de forma aleatória.

A destinação documental não deve considerar aspectos legais ou históricos, apenas o espaço físico disponível.

A produção documental reflete as funções e atividades da instituição, sendo essencial para comprovar atos administrativos e jurídicos.

Arquivar documentos sem classificação temática, priorizando apenas a ordem cronológica.

Manter documentos oficiais exclusivamente em formato físico, evitando digitalização.

Classificar, registrar, protocolar e preservar documentos conforme normas internas e legislação aplicável, assegurando rastreabilidade.

Permitir retirada de documentos originais sem registro formal de controle.

Eliminar documentos antigos sem observar prazos legais de guarda.

A responsabilidade pela organização documental limita-se ao momento do arquivamento, não abrangendo as etapas de digitação e tramitação.

O protocolo adequado permite o registro, o controle e o acompanhamento da tramitação de documentos, garantindo segurança e rastreabilidade das informações.

A padronização de documentos é facultativa, pois cada setor pode adotar modelos próprios sem prejuízo à organização administrativa.

A digitação de documentos administrativos deve privilegiar a rapidez, ainda que comprometa a clareza e a correção formal do texto.

O arquivamento deve priorizar exclusivamente a ordem cronológica, independentemente da natureza ou classificação dos documentos.

O processo de digitalização de todos os documentos físicos da Administração, com vistas à eliminação do papel.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A guarda definitiva de documentos históricos em arquivos públicos permanentes, para fins de pesquisa e preservação da memória nacional.

A classificação e catalogação de documentos sigilosos, conforme a legislação de acesso à informação.

De backup.

Sem valor administrativo.

Eliminados.

De uso frequente.

Históricos.

Certo

Errado

A tramitação interna de documentos pode dispensar registro formal quando realizada entre setores do mesmo órgão, sendo suficiente o controle informal pelo servidor responsável pela condução do expediente.

O extravio de documentos administrativos gera responsabilidade exclusiva do setor de protocolo, independentemente da unidade que tenha recebido formalmente a tramitação e assumido sua guarda.

Documentos oficiais somente necessitam de classificação quanto ao grau de sigilo quando envolverem matéria de natureza financeira, orçamentária ou contábil, sendo dispensável em outras situações administrativas.

O controle documental exige registro sistemático da movimentação, definição de prazos e observância do grau de acesso atribuído ao documento, assegurando rastreabilidade e segurança administrativa.

A classificação documental possui finalidade predominantemente organizacional, não se relacionando diretamente com requisitos de sigilo, acesso à informação ou responsabilização funcional no âmbito administrativo.

As políticas de segurança da informação concentram-se prioritariamente na proteção física dos equipamentos utilizados pela administração pública.

O compartilhamento de credenciais institucionais pode ser admitido em setores administrativos quando houver necessidade de continuidade imediata do serviço público.

O armazenamento organizado de arquivos digitais contribui para o controle documental e para a recuperação eficiente das informações administrativas.

O uso de correio eletrônico institucional reduz significativamente os riscos de acesso indevido, dispensando medidas adicionais de verificação de anexos recebidos.

Cessão ou Assessoramento documental.

Arquivamento ou Arquivagem.

Catalogação ou Classificação.

Indexação ou Regimentação.

as Classes e os Grupos atribuídos a cada conjunto de documentos, definidos por meio de códigos alfanuméricos, utilizando-se como critério do assunto mais específico para o geral.

o ato de recebimento dos documentos que, para maior controle, serão identificados quando do arquivamento, evitando, assim, a acumulação desordenada dos documentos analógicos prioritariamente.

a sequência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação.

o processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final, independentemente de seu suporte.

a aplicação de um conjunto ordenado de etapas que vão desde o planejamento, passando pela coleta de dados, até a análise e processo decisório para arquivamento dos documentos.

A classificação documental constitui procedimento arquivístico destinado a organizar os documentos de acordo com funções, atividades ou assuntos da instituição, permitindo estruturar o conjunto documental de modo coerente com a lógica administrativa que o produziu.

A gestão eletrônica de documentos contribui para o controle do ciclo informacional, permitindo registro, localização e acompanhamento de expedientes administrativos, além de facilitar a recuperação de informações no ambiente digital.

A digitalização de documentos amplia o acesso e a circulação das informações administrativas, podendo integrar estratégias institucionais de gestão documental quando associada a critérios de organização e controle arquivístico.

A gestão documental envolve práticas destinadas a assegurar autenticidade, integridade e localização dos documentos administrativos, independentemente de estarem registrados em suporte físico ou eletrônico.

A organização arquivística se concentra prioritariamente na forma material do documento e em sua preservação física ou digital, razão pela qual a classificação por funções administrativas ou atividades institucionais tende a assumir papel secundário na estruturação dos arquivos.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Administração do uso e da circulação da informação na organização, fundamentada na teoria ou na ciência da informação.

Ciência que investiga as propriedades e o comportamento da informação, as forças que governam seu fluxo e os meios de processá-la para ótima acessibilidade e uso.

Planejamento, controle, direção, organização, treinamento e outras atividades gerenciais ligadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, para obter registro adequado e apropriado das ações e transações e gestão econômica das operações.

Certo

Errado

Certo

Errado

Certo

Errado

Certo

Errado