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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Em um setor administrativo, documentos físicos são organizados em pastas suspensas, alguns processos são retirados temporariamente para consulta interna e parte do acervo passa por digitalização para agilizar o acesso às informações. Considerando arquivamento, empréstimo de documentos e uso de tecnologias na arquivologia, assinale a alternativa correta.
A
O arquivamento vertical pode utilizar pastas suspensas em gavetas ou arquivos, o empréstimo deve ser controlado por registro próprio e a digitalização auxilia o acesso sem dispensar critérios de gestão documental.
B
O arquivamento horizontal é indicado para pastas suspensas em gavetas, o empréstimo deve ser registrado após a devolução e a digitalização substitui a classificação arquivística.
C
O arquivamento vertical organiza documentos sobrepostos em prateleiras, o empréstimo interno dispensa registro quando houver identificação do setor e a digitalização elimina a necessidade de indexação.
D
O arquivamento horizontal é adotado em arquivos de gaveta, o empréstimo deve ser controlado pelo solicitante e a digitalização altera o valor arquivístico do documento.
Compete ao Arquivo Nacional gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário federais, bem como preservá-los, facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
C
Certo
E
Errado
Os requisitos funcionais de um sistema informatizado de gestão de documentos especificam uma função que o sistema deve ser capaz de realizar sob a perspectiva do usuário final.
C
Certo
E
Errado
De acordo com o artigo 3º da Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Na gestão de documentos, o conjunto de documentos produzidos e acumulados por um órgão ou entidade, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte, é denominado:
A
inventário.
B
arranjo.
C
arquivo.
D
repertório.
E
seleção.
Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa científica é uma das funções da gestão documental. Nesse contexto, são documentos que podem ser eliminados, EXCETO:
A
Documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros.
B
Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros.
C
Documentos que se tornem obsoletos e não mais representem interesse para a administração.
D
Documentos de cópias cujos originais não foram conservados.
Ao avaliar seu programa de gestão documental, uma entidade pública constatou que os documentos estavam sendo transferidos para depósitos intermediários sem critérios uniformes de classificação e que a eliminação ocorria com base exclusiva na percepção dos servidores quanto à frequência de consulta.
Considerando a situação apresentada e os princípios e procedimentos aplicáveis à gestão de documentos na Administração Pública, assinale a alternativa que apresenta a conduta correta para a classificação, avaliação, arquivamento e destinação dos documentos.
A
A gestão de documentos compreende operações técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento, avaliação e destinação dos documentos, observadas as regras e instrumentos de gestão documental.
B
A avaliação documental deve considerar exclusivamente a frequência de consulta, pois documentos pouco consultados podem ser eliminados independentemente de outros atributos.
C
A eliminação documental pode ser realizada pela unidade produtora sempre que transcorrido o prazo de utilização administrativa, independentemente de tabela de temporalidade e destinação.
D
A classificação documental possui finalidade exclusivamente estatística e, por isso, não interfere na definição dos prazos de guarda e da destinação dos documentos.
E
A transferência para o arquivo intermediário substitui a necessidade de avaliação documental, uma vez que a permanência temporária dos documentos impede qualquer destinação definitiva.
Em uma secretaria universitária, o auxiliar responsável pela digitalização de documentos adota as seguintes práticas: nomeia os arquivos como "doc1", "doc2" e assim sucessivamente; digitaliza frente e verso em arquivos separados, sem unificação posterior; reduz a resolução ao valor mínimo para economizar espaço em disco; e não realiza conferência de legibilidade após a digitalização. Analise as afirmativas a seguir:
I.A ausência de nomenclatura padronizada inviabiliza a recuperação eficiente dos documentos digitalizados.
II.A digitalização de frente e verso em arquivos separados, sem posterior unificação, fragmenta o registro eletrônico e compromete a integridade documental.
III.A redução da resolução ao valor mínimo é prática adequada quando a economia de espaço é prioritária, desde que o destinatário verifique a legibilidade ao receber o arquivo.
IV.A conferência de legibilidade após a digitalização é responsabilidade do servidor que executa o procedimento, não podendo ser transferida ao destinatário.
É correto o que se afirma em:
A
I, II e IV, apenas.
B
I e III, apenas.
C
III, apenas.
D
II e IV, apenas.
E
I, II, III e IV.
No âmbito da gestão de documentos e arquivos, determinados termos técnicos são utilizados para classificar características físicas dos registros documentais.
Marque a alternativa que apresenta corretamente o significado de documento anopistógrafo.
A
Documento de guarda temporária, destinado à eliminação posterior.
B
Documento escrito ou impresso em somente um lado da folha.
C
Documento que possui autenticação sem reconhecimento formal de firma.
D
Documento redigido em idioma estrangeiro ou de difícil compreensão.
E
Documento organizado sem ordem lógica ou padronização estrutural.
O CONARQ estabelece, em resolução, requisitos para a implementação de repositório digital confiável. Um deles se relaciona à infraestrutura organizacional, que dispõe de um elemento que preconiza que um RDC-Arq deve fornecer documentação clara e explícita de seus requisitos, decisões, desenvolvimento e ações para garantir preservação e acesso em longo prazo dos documentos sob sua custódia. Tal elemento está relacionado à:
A
transparência de procedimentos e arcabouço político
B
armazenamento e preservação/manutenção do AIP
C
governança e viabilidade organizacional
D
gerenciamento do documento digital
Em um setor administrativo, processos em andamento, expedientes em tramitação e registros consultados diariamente são mantidos na unidade, em razão de sua utilização frequente. Para favorecer a recuperação da informação e distinguir essa documentação daquela destinada à guarda definitiva, a providência a ser adotada pelo setor, compatível com a noção de arquivo corrente, consiste em:
A
eliminar os documentos que já tenham sido consultados
B
transferir os documentos diretamente para o arquivo permanente
C
manter os documentos organizados para facilitar sua consulta enquanto permanecerem em uso
D
retirar os documentos da unidade até o encerramento do exercício administrativo
No âmbito da administração pública contemporânea, a gestão arquivística relaciona-se diretamente à transparência e ao controle social. Considerando essa perspectiva, assinale a alternativa correta:
A
A gestão arquivística limita-se à organização física do acervo histórico.
B
Arquivos públicos não possuem relação com accountability e governança.
C
A gestão arquivística adequada contribui para eficiência administrativa, transparência e garantia de direitos.
D
O controle social independe da organização documental.
E
A política arquivística é atividade meramente técnica, sem impacto institucional.
Conforme a terminologia arquivística, o conjunto documental geralmente armazenado em ambiente inadequado, ao longo dos anos, e que não tenha passado por um tratamento de acordo com os procedimentos e as operações técnicas da gestão de documento é denominado:
A
massa documental arquivada.
B
massa documental acumulada.
C
fundo fechado.
D
arquivo morto.
E
documentos passíveis de eliminação.
Uma universidade multicampi utiliza malotes internos para circulação de documentos entre unidades acadêmicas e administrativas. Passaram a ocorrer atrasos e extravios porque alguns envios foram feitos sem conferência de conteúdo, sem identificação padronizada e sem registro de remessa. Assinale a alternativa correta:
A
O controle de saída de documentos é etapa acessória, desde que o setor destinatário confirme verbalmente o recebimento.
B
A rastreabilidade da correspondência interna cumpre função meramente organizacional, sem implicações quanto a prazos ou responsabilização funcional.
C
A padronização de remessas deve ser restrita a documentos externos, para não reduzir a flexibilidade interna.
D
A gestão de correspondências e malotes exige identificação padronizada, conferência de conteúdo e registro de circulação, preservando rastreabilidade e segurança documental.
E
A remessa por malote interno dispensa controle formal, por ocorrer entre setores da mesma instituição.
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
A gestão documental restringe-se ao arquivamento físico de papéis.
C
Certo
E
Errado
Uma instituição pública apresenta dificuldades para localizar documentos administrativos devido à ausência de procedimentos arquivísticos. Nesse contexto, qual ação está diretamente relacionada à gestão de documentos?
A
estabelecimento de procedimentos de produção, tramitação, avaliação, arquivamentoedestinaçãodocumental conforme as funções institucionais.
B
preservação permanente de todos os documentos produzidos pela instituição, independentemente do seu valor administrativo.
C
digitalização dos documentos sem necessidade de classificação, avaliação ou definição de temporalidade documental.
D
organização dos documentos apenas pela cor das pastas e pelo tamanho dos suportes documentais.
E
separação dos documentos históricos para atividades culturais sem relação com as funções administrativas institucionais.
O Conjunto de documentos provenientes do arquivo corrente, cujo uso administrativo se tornou esporádico, permanecendo armazenados temporariamente até sua destinação final, também denominado pré-arquivo, corresponde ao
A
Arquivo Descentralizado.
B
Arquivo Corrente.
C
Arquivo Permanente.
D
Arquivo Intermediário.
A Administração Pública detém muitas atribuições, entre elas a gestão de documentos e dos arquivos públicos, que são de suma importância para o registro e a formalização de suas obrigações institucionais.
Nesse contexto, analise as afirmativas a seguir e a relação proposta entre elas.
I. A relação orgânica que caracteriza o documento arquivístico significa que um documento mantém relação com os demais documentos arquivísticos do órgão ou entidade ao qual pertencem, manifestando suas funções e deveres.
PORQUE
II. Os diversos documentos gerados pelos órgãos, autarquias e entes da Administração Pública referentes às suas atividades destacam‑se como evidência dessas atividades, prova de direitos e deveres cumpridos do próprio órgão, ente público e / ou da sociedade.
Assinale a alternativa correta.
A
As afirmativas I e II são verdadeiras, mas a I não é uma justificativa da II.
B
As afirmativas I e II são verdadeiras, e a I é uma justificativa da II.
C
A afirmativa I é verdadeira, e a II é falsa.
D
A afirmativa I é falsa, e a II é verdadeira.
A Lei nº Lei nº 8.159/1991 estabelece que os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos de gestão documental. Nesse contexto, a gestão de documentos orienta-se por objetivos e pelo conceito de ciclo de vida documental, entendido como o conjunto de fases sucessivas pelas quais os documentos passam desde a produção até sua destinação final.
Com base nessas informações, analise as assertivas a seguir:
I. A gestão de documentos busca otimizar recursos humanos, materiais e financeiros no âmbito administrativo.
II. Entre seus objetivos, está a garantia de produção, utilização e destinação adequada e segura dos documentos.
III. O ciclo de vida documental restringe-se às fases de produção e arquivamento permanente.
IV. A gestão documental contempla a eliminação adequada de documentos que não possuem mais utilidade administrativa.
V. A preservação e o acesso aos documentos de guarda permanente integram os objetivos da gestão documental.
Assinale a alternativa que identifica todas as assertivas corretas:
A
I, II, III e V apenas.
B
I, II e III apenas.
C
II, III e V apenas.
D
I, III e IV apenas.
E
I, II, IV e V apenas.
Em uma Prefeitura, o Digitador presta apoio a uma unidade administrativa que recebe requerimentos, ofícios e memorandos, com posterior encaminhamento a setores responsáveis para análise e decisão.
Parte desses expedientes tramita por sistema eletrônico, mas ainda há documentos físicos que precisam ser digitalizados, indexados e juntados a processos já existentes.
Em determinado caso, um documento é recebido com indicação de “urgência”, pois integra instrução de processo que possui prazo interno para manifestação e depende de despacho de setores distintos.
O Digitador percebe que, sem padronização do trâmite, alguns documentos ficam “parados” entre mesas, há perda de rastreabilidade e a chefia recebe cobranças por atraso sem conseguir identificar o gargalo.
Considerando fluxo documental, tramitação interna e controle de prazos administrativos no setor público municipal, aponte a alternativa CORRETA.
A
Priorizar o atendimento por ordem de chegada e encaminhar fisicamente os documentos à unidade finalística, mantendo controle informal do andamento por mensagens, pois o essencial é reduzir fila de entrada.
B
Digitalizar todos os documentos recebidos e arquivar os originais por tempo indeterminado no setor de digitação, enviando ao setor responsável apenas cópia digital, pois isso evita extravio e melhora a eficiência do fluxo.
C
Encaminhar diretamente ao servidor que costuma resolver casos semelhantes, independentemente do fluxo formal, e somente depois lançar no sistema, pois a efetividade do resultado é mais relevante do que o registro.
D
Devolver documentos urgentes ao setor de origem para que ele próprio controle prazos e tramitação, já que a unidade de digitação não deve assumir risco de atraso nem responsabilidade por movimentação.
E
Registrar a entrada pelo canal oficial; vincular o documento ao processo correspondente; tramitar conforme fluxo institucional com despacho/encaminhamento registrado; controlar prazos por mecanismo formal (sistema, agenda ou planilha institucional) e; manter rastreabilidade de responsáveis e datas.
A gestão documental organiza o ciclo de vida dos documentos públicos, da produção à destinação final. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA.
A
A gestão de documentos abrange os procedimentos e as operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou à guarda permanente.
B
A avaliação documental autoriza a eliminação dos documentos públicos pelo critério do espaço disponível no depósito de guarda, registrada a destruição em termo lavrado pelo responsável do setor de protocolo.
C
O protocolo responde pela guarda definitiva dos conjuntos documentais encerrados, executando a digitalização e o descarte dos originais físicos ao término de cada exercício financeiro encerrado pela administração.
D
O arquivo corrente reúne os documentos de valor histórico e probatório destinados à preservação definitiva, consultados de modo eventual pelos pesquisadores, pela administração e pelos cidadãos interessados na memória institucional.
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