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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Considerando a relação entre tipologia documental e funcionamento organizacional, assinale a alternativa correta.
A
As tipologias documentais são definidas prioritariamente pelo formato físico dos documentos, independentemente do contexto organizacional.
B
A classificação documental ocorre de forma independente das funções organizacionais, sendo baseada apenas em critérios administrativos gerais.
C
A informação estratégica restringe-se ao registro de operações rotineiras, sem relação com planejamento organizacional.
D
As tipologias documentais correspondem às diferentes naturezas da informação produzida e utilizada pelas organizações, estando vinculadas às suas atividades e objetivos.
E
As informações financeiras e comerciais não integram o conjunto de informações relevantes para a gestão documental.
A gestão de documentos é um dos pilares da administração pública, garantindo a organização, o controle e a correta destinação dos registros produzidos pelos órgãos e entidades públicas, incluindo prontuários, processos e registros institucionais. Nos termos da Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, assinale a alternativa que apresenta corretamente o conceito legal de gestão de documentos.
A
O conjunto de atividades voltadas exclusivamente ao arquivamento permanente de todos os documentos produzidos pelo poder público, sendo vedada qualquer forma de eliminação.
B
As atividades de produção e tramitação de documentos, excluídas as fases de avaliação e destinação final, que cabem ao Arquivo Nacional.
C
A guarda e conservação de documentos unicamente em suporte físico, sendo vedado o arquivamento eletrônico de documentos públicos.
D
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
E
O recolhimento imediato de todos os documentos ao arquivo permanente após o encerramento do processo administrativo ao qual se referem, independentemente de avaliação de temporalidade.
Em relação à gestão de documentos, assinale a opção correta.
A
Nos arquivos permanentes, a pesquisa é restrita ao órgão cujo acervo foi recolhido.
B
E na avaliação que o prazo de destinação final dos documentos é estabelecido.
C
A rotina de inspeção permite a identificação do nível de conservação dos arquivos em suporte papel.
D
A transferência de documentos visa atender ao seu valor social.
Depois de analisar as assertivas abaixo, no contexto da gestão de arquivos eletrônicos em instituições públicas e privadas, assinale a única que se coaduna com a realidade informacional:
A
A extensão de um arquivo identifica necessariamente o seu conteúdo real, impedindo que ele seja aberto por programas incompatíveis.
B
A compactação de arquivos reduz o tamanho para facilitar armazenamento e envio, sem a necessidade de descompactação antes do uso.
C
Entende-se por backup a exclusão temporária e necessária de arquivos antigos para liberação de espaço no dispositivo.
D
O armazenamento em nuvem permite acesso remoto aos arquivos, mas exige conexão com a internet para sincronização e atualização automática.
E
A preservação digital envolve apenas o armazenamento físico do arquivo em dispositivos de grande capacidade.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os documentos digitais são produzidos e(ou) mantidos em diversos tipos de sistemas: Sistemas de Negócios, Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad). A partir dessa informação, assinale a opção correta acerca da gestão eletrônica de documentos.
A
O Sigad controla apenas documentos digitais.
B
O Sigad controla o ciclo de vida dos documentos, apoiando a gestão de documento até a sua eliminação ou a sua guarda permanente.
C
O GED é utilizado para a organização da informação estruturada de um órgão ou entidade.
D
O Sigad está diretamente relacionado a um objetivo operacional do órgão.
E
O Sistema de Negócio tem como objetivo apoiar a realização das mais várias atividades dentro de uma organização que produz e mantém dados.
Segundo Marilena Leite Paes, a gestão documental é essencial para garantir a organização das informações e preservar a memória institucional das organizações públicas.
Analise as afirmações:
I. A classificação documental consiste em organizar os documentos conforme critérios previamente definidos.
II. A tramitação de documentos refere-se ao controle do percurso que o documento realiza entre setores administrativos.
III. O arquivamento de documentos dispensa qualquer método ou classificação quando se trata de documentos digitais.
IV. A conservação documental envolve medidas para preservar a integridade física e informacional dos documentos.
A
Apenas I, II e IV são verdadeiras.
B
Apenas II e III são verdadeiras.
C
Apenas I e IV são verdadeiras.
D
Todas são verdadeiras.
No exercício das técnicas secretarias, a gestão documental constitui um processo estratégico que envolve a produção, tramitação, utilização, avaliação e destinação dos documentos, contribuindo para a eficiência administrativa, a segurança da informação e a preservação da memória institucional (Paes, 2005).
Sobre o tema, leia as afirmativas a seguir e assinale a alternativa CORRETA:
I - A classificação documental consiste na organização sistemática dos documentos segundo critérios previamente definidos, favorecendo sua localização, controle e recuperação da informação.
II - A avaliação documental tem por finalidade, exclusiva, eliminar documentos sem valor administrativo, independentemente de seu valor legal, fiscal, histórico ou probatório.
III - A gestão documental integra as técnicas secretarias contemporâneas e exige observância às normas arquivísticas e aos princípios da administração documental.
A
Apenas as afirmativas I e III são verdadeiras.
B
Apenas as afirmativas I e II são verdadeiras.
C
Apenas a afirmativa II é verdadeira.
D
Apenas a afirmativa III é verdadeira.
E
Apenas a afirmativa I é verdadeira
Sobre arquivo público, gestão documental, memória institucional e acesso à informação, analise as afirmativas a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__)A organização e o controle dos documentos favorecem a localização e o acesso às informações
necessárias à administração e aos cidadãos.
(__)A preservação da memória institucional dispensa a aplicação de instrumentos de destinação, pois todo documento acumulado passa a integrar o patrimônio documental do município.
(__)O arquivo público pode apoiar simultaneamente atividades administrativas, comprovação de direitos, pesquisa e preservação da memória.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
A
V – V – F.
B
F – V – F.
C
V – F – V.
D
F – V – V.
E
F – F – V.
Uma secretaria escolar da rede municipal pretende aperfeiçoar a gestão de seus arquivos. Como não existe previsão imediata para a implantação de uma política arquivística abrangente em nível municipal, a equipe busca uma alternativa viável para promover melhorias no curto prazo. Qual proposta é a mais adequada para alcançar esse objetivo?
A
Elaborar e utilizar um material orientador que adapte princípios e procedimentos de gestão documental à realidade escolar, oferecendo diretrizes práticas aos servidores responsáveis pelos arquivos.
B
Priorizar a elaboração de normas internas de controle de acesso aos documentos, concentrando os esforços na segurança da informação até que sejam definidas diretrizes mais amplas de organização documental.
C
Estruturar um projeto voltado predominantemente para a ampliação dos espaços de guarda e para a melhoria das condições físicas de armazenamento, estabelecendo posteriormente procedimentos de gestão documental.
D
Constituir uma comissão escolar responsável por analisar periodicamente a documentação produzida pela instituição, definindo procedimentos próprios de organização e arquivamento com base na experiência acumulada pelos seus membros.
A gestão administrativa dos contratos públicos articula organização documental, controle de prazos e prestação de informações. Sobre o assunto, analise as afirmativas a seguir:
I.O controle dos prazos de vigência contratual previne a execução de serviços sem cobertura contratual, apoiando as decisões sobre prorrogações e novas contratações.
II.A organização documental do processo de fiscalização, com relatórios, medições e registros de ocorrências, fundamenta os pagamentos e as respostas aos órgãos de controle.
III.Os documentos da execução contratual se descartam após a liquidação de cada parcela, permanecendo arquivada, ao final, a via original do instrumento de contrato firmado.
Está correto o que se afirma em:
A
I, II e III.
B
I e II, apenas.
C
III, apenas.
D
II e III, apenas.
Em relação às rotinas administrativas em uma organização, julgue o seguinte item.
O controle documental é essencial para a segurança jurídica e a eficiência na gestão da informação.
C
Certo
E
Errado
Ao analisar o arquivo, o agente administrativo verifica a guarda indefinida de documentos de diferentes naturezas, sem classificação, avaliação ou prazos de retenção definidos. A chefia solicita orientação que permita racionalizar o acervo, assegurar o acesso à informação, preservar documentos de valor permanente e atender à legislação arquivística e aos princípios da administração pública. A medida tecnicamente correta e juridicamente adequada, nesse caso, consiste em:
A
proceder à eliminação dos documentos com mais de cinco anos de guarda, mediante autorização da chefia imediata
B
digitalizar integralmente o acervo, considerando a conversão digital como critério sufi ciente para descarte dos documentos originais
C
implementar plano de classificação e aplicar tabela de tempo aprovada pela autoridade competente, respeitando as fases do ciclo documental
D
manter todos os documentos sob guarda permanente, em razão do princípio da precaução administrativa e da possibilidade de demandas futuras
No âmbito da prática arquivística contemporânea, a gestão documental
A
elimina a necessidade de avaliação documental, pois todos os documentos devem ser preservados.
B
reforça a neutralidade dos documentos, desvinculando-os de seu contexto de produção.
C
propõe uma abordagem exclusivamente legalista, centrada em normas de retenção.
D
limita-se à aplicação de técnicas de digitalização e armazenamento.
E
exige uma compreensão interdisciplinar dos documentos, considerando sua gênese, função e contexto institucional.
Na gestão de documentos, o auxiliar administrativo Matias deve se atentar para o fato de que são inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor
A
corrente, intermediário e permanente.
B
corrente e intermediário.
C
corrente e permanente.
D
intermediário e permanente.
E
permanente, apenas.
O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para a formação de processos são considerados atividades e rotinas de:
A
gestão de documentos.
B
arquivamento.
C
protocolo.
D
diplomática.
E
alienação.
Durante a fase de produção de documentos, não são apresentados de mecanismos de controle voltados à prevenção da geração de documentos desnecessários, uma vez que o procedimento de descarte dos documentos prescindíveis é aplicado em etapa posterior.
C
Certo
E
Errado
O auxiliar de manutenção e operações de uma instituição municipal sabe que a gestão de documentos é uma atividade fundamental na Administração Pública, porque
A
controla os documentos que são enviados pelas instituições privadas, com objetivo central de maximizar o arquivamento físico dos documentos.
B
elimina os procedimentos para a preservação e o acesso aos documentos que são destinados à guarda permanente.
C
garante a preservação e o acesso aos documentos públicos e assegura a recuperação das informações de forma ágil e eficaz.
D
prevê a criação de procedimentos tecnológicos que facilitam, primordialmente, a classificação externa de documentos administrativos e técnicos.
E
permite corrigir e reescrever informações em documentos danificados, garantindo a preservação da mensagem original.
Um documento de controle de férias do ano seguinte que precisa ser consultado com frequência cada vez que um funcionário solicita a marcação de suas férias deve estar no arquivo
A
corrente.
B
intermediário.
C
permanente.
D
especializado.
E
de atividade fim.
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Em relação aos objetivos da gestão de documento, analise as sentenças a seguir:
I- Contribuem para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos.
II- Garantem que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária, sendo de uso exclusivo dos governos.
III- Asseguram, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.
IV- Asseguram o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
Analisadas as sentenças, está(ão) CORRETA(S) apenas:
A
II.
B
I e IV.
C
III.
D
II e IV.
Como é chamado o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente?
A
Forma Documental
B
Gestão de Documentos
C
Identificador Único
D
Migração
E
Preservação Digital
Gerar simulado