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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Assinale a opção que apresenta uma ação a ser adotada imediatamente após a realização de um diagnóstico arquivístico, visando iniciar a reestruturação dos arquivos em uma instituição pública.
A
criação de um arquivo histórico separado dos demais setores
B
elaboração de um plano de ação com base nas fragilidades identificadas
C
descarte imediato dos documentos sem valor histórico
D
implantação de um sistema digital de gestão documental
E
contratação de consultoria externa para reorganização dos arquivos
Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) possui determinados requisitos funcionais, previstos no e-ARQ Brasil. Em relação ao requisito de segurança do SIGAD, é correto afirmar que
A
possibilita a eliminação de informação sigilosa contida no documento original.
B
poderá possibilitar aplicar imediatamente as alterações ou revogações dos atributos de segurança de usuários e de documentos digitais.
C
permite que que usuários assumam papéis com direitos conflitantes.
D
é composto por ações que envolvem o controle de acesso, as trilhas de auditoria, a criptografia para sigilo e as classes de sigilo.
E
permite que as credenciais de autenticação sejam alteradas apenas pelos administradores.
Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Nesse caso, os documentos públicos para fins de arquivo são identificados como sendo documentos
A
variáveis, regulares e permanentes.
B
correntes, intermediários e permanentes.
C
casuais, variáveis e regulares.
D
administrativos, financeiros e operacionais.
Ao pesquisar um número de protocolo em um sistema, uma servidora encontra dois registros com o mesmo identificador, mas com locais de guarda diferentes. Antes de alterar ou excluir qualquer registro, o procedimento correto é:
A
Copiar os dois registros para uma planilha pessoal e deixar o sistema inalterado até que outra duplicidade ocorra.
B
Excluir imediatamente o registro mais antigo, pois duplicidades em sistema seriam resolvidas mantendo sempre a entrada mais recente.
C
Escolher a localização que estiver fisicamente mais próxima e substituir os dois registros por um terceiro, sem consultar a movimentação.
D
Manter os dois registros ativos e orientar os usuários a procurar o documento nos dois locais sempre que houver uma solicitação.
E
Conferir os dados do documento e o histórico de movimentação para identificar qual registro corresponde à situação real e corrigir o controle conforme o procedimento adotado.
Durante a análise da movimentação documental de uma unidade administrativa, verificou-se que determinados documentos eram frequentemente consultados para subsidiar atividades em andamento e decisões rotineiras do setor. Nesse contexto, assinale a alternativa correta.
A
Os documentos frequentemente utilizados e necessários à condução das atividades administrativas integram o arquivo corrente.
B
Os documentos frequentemente utilizados integram necessariamente o arquivo permanente.
C
Os documentos em uso constante pertencem ao arquivo intermediário.
D
Os documentos correntes são aqueles recolhidos para preservação histórica definitiva.
E
Os documentos correntes são exclusivamente aqueles produzidos no exercício financeiro vigente.
Arquivo intermediário em serviços de protocolo:
A
Guarda documentos que ainda têm valor administrativo antes do destino final.
B
Serve apenas para documentos eliminados.
C
É dispensável se os documentos estiverem em formato digital.
D
Não contribui para a rastreabilidade documental.
Uma unidade administrativa possui grande quantidade de documentos acumulados. Alguns são consultados com frequência, enquanto outros possuem valor histórico ou administrativo e precisam ser preservados. O responsável pelo setor decide organizar os documentos considerando sua natureza, frequência de utilização e necessidade de conservação. Essa decisão está relacionada ao princípio de que:
A
todos os documentos devem permanecer indefinidamente sobre as mesas dos servidores para facilitar o acesso.
B
documentos administrativos podem ser descartados livremente sempre que deixarem de ser consultados.
C
a gestão documental deve envolver organização, classificação, arquivamento, conservação e destinação adequada dos documentos, conforme os procedimentos aplicáveis.
D
documentos antigos devem necessariamente ser eliminados para evitar ocupação de espaço físico.
Na criação de documentos, o arquivista exerce o papel de consultor do órgão produtor da documentação.
C
Certo
E
Errado
Os órgãos e entidades da administração pública atuam nos mais diversos domínios do conhecimento e as funções e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de informações, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem documentos de arquivo. (Gestão de Documentos: Curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal, 2019) A respeito disso, assinale a alternativa CORRETA:
A
Documentos de arquivo referem-se exclusivamente a registros armazenados em formato digital para facilitar o acesso e a preservação.
B
Documentos de arquivo são todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
C
Documentos de arquivo são somente os ofícios recebidos pelo setor.
D
Documentos de arquivo devem ser guardados por 6 meses e após podem ser descartados.
Na gestão de documentos digitais, metadados e preservação orientam autenticidade e acesso a longo prazo. Marque a alternativa que consolida práticas alinhadas a modelos referenciais e requisitos de integridade.
A
Capturar conteúdo textual em PDF, indexar por termos livres, arquivar em diretório partilhado e registrar memória institucional em planilha.
B
Centralizar armazenamento em mídia única, rotacionar nomes de arquivos por data e publicar listagens por ordem alfabética.
C
Definir esquema de metadados descritivos, administrativos e estruturais, aplicar fixidez por checksums, registrar eventos de preservação e planejar migrações controladas.
D
Reunir documentos em pacotes zipados, manter duplicatas por conveniência e adotar permissão genérica de leitura para todos os usuários.
E
Priorizar anexos de e-mail como fonte principal de metadados, adotar nomenclatura espontânea e delegar guarda a estações de trabalho.
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização, na sua específica esfera de competência,
A
do Poder Judiciário Federal.
B
do Poder Legislativo Estadual.
C
do Poder Executivo Municipal.
D
da instituição pública que produziu o documento.
E
da instituição arquivística pública.
O artigo 3º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, do Ministério de Educação, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, estabelece que estas deverão indicar ao Ministério da Educação o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico.
De acordo com a portaria em questão, o responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico será designado
A
Depositário do Acervo Acadêmico (DAA) da Instituição.
B
Arquivista do Acervo Acadêmico (AAA) da Instituição.
C
Custodiador do Acervo Acadêmico (CAA) da Instituição.
D
Documentalista do Acervo Acadêmico (DAA) da Instituição.
A gestão de documentos refere-se às operações técnicas relativas à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Para garantir a integridade dos documentos, o sistema de gestão arquivística deve implementar controles de acesso e segurança. Isso inclui diferenciar permissões por tipo de documento e perfil de usuário, além de manter trilhas de auditoria e rotinas de backup.
C
Certo
E
Errado
O gerenciamento dos documentos de um RDC‑Arq deve estar de acordo com o modelo de referência OAIS, que estabelece a formação de pacotes de informação envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados (informação de representação).
C
Certo
E
Errado
Qual é a principal finalidade da Gestão Documental dentro de uma organização?
A
Acumular o maior número possível de documentos para garantir acesso futuro.
B
Aplicar políticas e regras para regulamentar a criação, manutenção e descarte de documentos.
C
Manter todos os documentos armazenados indefinidamente, independentemente da legislação.
D
Priorizar apenas o armazenamento digital, sem considerar a segurança da informação.
E
Eliminar documentos imediatamente após seu uso, sem seguir regras de arquivamento.
Segundo Bueno (2013), a gestão de documentos, como parte da legislação federal brasileira, instituída por meio da Lei nº 8.159/1991, passa a ser um recurso estratégico para as organizações, sendo capaz de gerenciar seus ambientes informacionais, favorecendo a identificação, organização, disponibilização e uso dos documentos de arquivo para a tomada de decisão. Com base no tema da gestão de documentos, analise as assertivas abaixo:
I. O National Archives and Records Service (NARS) teve um papel fundamental no desenvolvimento, evolução e consolidação do conceito de gestão de documentos nos EUA, enquanto órgão central do sistema de arquivos federais deste país.
II. Segundo Lopes (1998), a arquivística integrada, além de propor a transformação da Arquivologia como parte das ciências da informação, considera a descrição como base para os demais procedimentos de trabalho (classificação, avaliação e descrição).
III. O records management surge no contexto da arquivística tradicional, com enfoque no valor secundário e histórico dos arquivos, como parte do processo de gestão documental nas instituições.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
Sistema informatizado de gestão de documentos é
A
um conjunto de elementos interdependentes, distribuído por entradas (recursos), saídas (resultados), realimentação (controle) e meio ambiente.
B
um conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas e equipamentos que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas.
C
um sistema que apoia o acesso e a gestão de dados, informações e(ou) documentos em um ambiente computacional.
D
um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em idades corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
E
uma solução informatizada que visa ao controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, conforme os princípios da gestão arquivística de documentos.
Ano:
2025
Prova:
CESPE/CEBRASPE - CAU MG - Assistente de Fiscalização e Atendimento - 2025
O sistema informatizado de gestão de documentos prescinde da manutenção da autenticidade.
C
Certo
E
Errado
De acordo com a Resolução CNJ nº 324/2020 e com o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname),
A
o Comitê do Proname é integrado por representantes de todos 08 segmentos do Poder Judiciário e apresenta composição mínima constituída por 25 membros, dentre os quais, o Secretário-Geral do CNJ.
B
o conjunto de procedimentos, ações e práticas de preservação referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, processos, arquivos, objetos e imóveis do Poder Judiciário é compreendido como Gestão Documental.
C
essa Resolução foi criada devido à necessidade de aperfeiçoamento da Recomendação CNJ no 37/2071, que dispõe sobre o funcionamento do Proname e de seus instrumentos.
D
são princípios e diretrizes do Proname, à garanta de acesso a informações necessárias ao exercício de diretos, e a promoção da cidadania por meio do pleno gozo dos direitos civis e políticos da população brasileira.
E
o fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, é considerado Gestão da Memória.
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