Sistema informatizado de gestão de documentos é

um conjunto de elementos interdependentes, distribuído por entradas (recursos), saídas (resultados), realimentação (controle) e meio ambiente.

um conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas e equipamentos que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas.

um sistema que apoia o acesso e a gestão de dados, informações e(ou) documentos em um ambiente computacional.

um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em idades corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

uma solução informatizada que visa ao controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, conforme os princípios da gestão arquivística de documentos.