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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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A gestão de documentos é um processo que envolve registro, tramitação e arquivamento de informações. Sobre esses procedimentos, analise as assertivas abaixo:
I. O registro de um documento deve incluir informações como número de protocolo, data e remetente.
II. O arquivamento físico de todos os documentos é obrigatório mesmo em organizações que adotam sistemas digitais de armazenamento.
III. A tramitação consiste no envio de documentos para os setores responsáveis pelas suas respectivas análises.
Das assertivas acima, pode-se afirmar que:
A
Apenas I e II estão corretas.
B
Apenas I e III estão corretas.
C
Apenas II e III estão corretas.
D
Todas estão corretas.
Mesmo após a digitalização, os documentos devem respeitar os prazos de guarda estabelecidos pelas tabelas de temporalidade e destinação de documentos.
C
Certo
E
Errado
Analise as afirmativas abaixo no contexto da gestão documental em órgãos públicos.
1. A tramitação de documentos refere-se ao percurso que eles fazem dentro da instituição, garantindo que cada setor competente tenha acesso e controle sobre as informações.
2. O arquivamento tem como objetivo apenas armazenar documentos sem qualquer critério de organização ou classificação, sendo irrelevante para a eficiência administrativa.
3. O setor de protocolo é responsável por registrar a entrada e saída de documentos, bem como organizar sua distribuição e expedição de forma segura e rastreável.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
É correta apenas a afirmativa 1.
B
É correta apenas a afirmativa 2.
C
São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.
D
São corretas apenas as afirmativas 2 e 3.
E
São corretas as afirmativas 1, 2 e 3.
Política de gestão arquivística é uma cartilha por meio da qual são definidas as diretrizes e as responsabilidades que orientam a elaboração de programas, projetos, planos e procedimentos voltados para o arquivamento de documentos.
C
Certo
E
Errado
Em relação às rotinas administrativas, assinale a alternativa que apresenta corretamente uma prática relacionada à gestão de documentos em uma organização:
A
Registrar a entrada e a saída de documentos no protocolo, garantindo rastreabilidade.
B
Utilizar redes sociais para divulgar documentos oficiais internos.
C
Arquivar documentos sem ordem definida, para facilitar o acesso rápido.
D
Deixar documentos em trânsito sem registro, para agilizar sua tramitação.
E
Manter todos os documentos impressos, sem necessidade de organização digital.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Para a análise e a identificação do conteúdo do documento para atribuí-lo a uma categoria de assunto específica, a organização deve-se valer de seu plano de endereçamento de documentos.
C
Certo
E
Errado
Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a formação das massas documentais acumuladas. No entanto, essa realidade também está sendo observada nos sistemas de negócio que as instituições vêm adotando para a produção, a tramitação e o armazenamento de seus documentos. Para evitar esse cenário, é preciso que as instituições:
I- possuam um Programa de Gestão de Documentos instituído.
II- possuam, obrigatoriamente, um Repositório Arquivístico Digital Confiável.
III- possuam um arquivista à frente da administração técnica do sistema de negócio.
IV- possuam, obrigatoriamente, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
É CORRETO o que se afirma apenas em:
A
II, III e IV.
B
I, II e III.
C
II.
D
I e II.
E
I.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Consulplan
Os arquivos públicos se responsabilizavam apenas pela guarda e divulgação do patrimônio documental de valor histórico e cultural. Para executar a atribuição de formular política pública de gestão de documentos, determinada pela Constituição Federal e pela Lei Federal de Arquivos, precisam sair do isolamento ao qual se confinaram e interagir com os geradores da produção documental dos órgãos públicos.
(BERNARDES, Ieda Pimenta. Gestão Documental Aplicada; DELATORRE, Hilda. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008, 54. p. 8.)
A respeito da gestão de documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Assegura o pleno exercício da cidadania.
( ) Racionaliza a produção dos documentos.
( ) Preserva o patrimônio documental de guarda permanente.
( ) Normaliza os procedimentos para eliminação de documentos.
A sequência está correta em
A
F, F, V, F.
B
F, V, F, F.
C
V, F, F, V.
D
V, V, V, V.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Unique
No contexto da Arquivologia, a gestão documental eficaz requer a compreensão e aplicação de conceitos basilares que orientam o ciclo de vida dos documentos. Acerca dos conceitos fundamentais da Arquivologia, assinale a alternativa correta:
A
Avaliação documental consiste na fase final do ciclo de vida, determinando o valor secundário dos documentos para fins de preservação permanente em arquivos históricos, independentemente de seu valor primário para a administração.
B
Princípio da Proveniência (ou Fundos de Arquivo) estabelece que os documentos de um mesmo produtor devem ser mantidos juntos, sempre misturados a documentos de outros produtores para garantir a contextualização e evitar a perda da organicidade.
C
Ciclo de vida documental compreende as fases corrente, intermediária e permanente, sendo a fase intermediária caracterizada pelo uso frequente dos documentos para fins administrativos e legais, exigindo acesso irrestrito e recuperação imediata.
D
Fundo de arquivo refere-se ao conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva ou individual, no exercício de suas funções e atividades, constituindo um todo orgânico e indivisível que reflete a atuação do produtor.
Segundo a AASP, in "Acervo: Revista do Arquivo Nacional", gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas que garante o __________ de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.
A
efetivo controle
B
campo de gestão
C
controle eficaz
D
destino
E
planejamento
A Câmara Municipal de Araraquara possui uma grande quantidade de documentos armazenados nos setores de origem, mas muitos deles são consultados esporadicamente e ocupam um espaço valioso nos arquivos correntes. Além disso, esses documentos possuem prazos legais de guarda, o que impede sua eliminação imediata. Considerando as boas práticas de gestão documental e os princípios arquivísticos, uma solução precisa ser implementada para resolver esse problema. Qual é a prática mais adequada para gerenciar esses documentos, segundo os preceitos arquivísticos?
A
Digitalizar os documentos e descartar os originais sem análise adicional.
B
Eliminar imediatamente os documentos de baixa consulta para liberar espaço físico.
C
Reorganizar os documentos nos setores onde foram produzidos, permitindo consultas futuras caso necessário.
D
Transferir os documentos diretamente ao arquivo permanente, independentemente de sua relevância histórica.
E
Transferir os documentos para um arquivo intermediário, preservando-os até o vencimento de seus prazos legais ou avaliação final.
A Secretaria de Administração de um município identificou um acúmulo crescente de documentos físicos e digitais, o que tem dificultado o acesso rápido à informação e aumentado os custos de armazenamento. Para enfrentar o problema, foi criado um projeto de Gestão de Documentos, com o objetivo de racionalizar a produção, tramitação, uso, avaliação e destinação final dos documentos, assegurando a eficiência administrativa e a transparência pública.
Considerando os princípios e objetivos da gestão documental, analise as afirmativas a seguir todas estão corretas, EXCETO:
A
A gestão documental contribui para a eficiência administrativa e o cumprimento da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011).
B
A gestão de documentos deve ser aplicada apenas aos documentos físicos, já que os digitais não se enquadram no ciclo de vida documental.
C
A classificação e a avaliação documental são etapas essenciais para garantir acesso rápido à informação e reduzir o volume acumulado.
D
A gestão documental deve abranger tanto os documentos físicos quanto os digitais, assegurando que ambos sigam procedimentos padronizados de organização, avaliação e destinação.
E
A eliminação de documentos deve ser precedida de análise criteriosa, com base em prazos definidos em tabelas de temporalidade.
No contexto da digitalização e armazenamento de documentos, a adoção de boas práticas é essencial para garantir a segurança e a acessibilidade das informações. Qual das opções abaixo não representa uma boa prática de armazenamento de documentos digitais?
A
Conceder acesso irrestrito a todos os usuários da organização.
B
Implementar um sistema de controle de versões para acompanhar alterações nos documentos.
C
Utilizar criptografia para proteger informações sensíveis.
D
Realizar backups regulares para evitar a perda de dados.
Na gestão documental, é importante conhecer os elementos característicos de cada documento. O suporte é um desses elementos e se refere
A
à configuração do documento conforme a disposição e natureza das informações nele contidas.
B
ao material no qual as informações são registradas.
C
às características físicas com que se apresenta o documento.
D
ao estágio de preparação e de transmissão dos documentos.
E
à estrutura que assume o documento, de acordo com a atividade que o gerou.
O conjunto de procedimentos utilizados para o controle e a gestão documental é conhecido como protocolo.
Assinale a opção que apresenta uma atividade típica de protocolo.
A
Registro.
B
Apenação.
C
Regulagem.
D
Transformação.
E
Desenvolvimento.
Em um órgão público municipal, o setor de protocolo implementou novas rotinas para o gerenciamento de documentos. Entre as medidas adotadas estavam: digitalização de processos internos, criação de um sistema de classificação padronizado, arquivamento físico seguindo normas de preservação, controle de prazos de guarda e treinamento da equipe para manuseio adequado dos documentos. Com base nessa situação, analise as afirmativas abaixo sobre gestão de documentos todas estão corretas, EXCETO:
A
Treinamento da equipe é importante para evitar danos aos documentos e garantir que os procedimentos sejam seguidos corretamente.
B
A classificação padronizada facilita a localização e o controle dos documentos, além de organizar o fluxo de informações.
C
O controle de prazos de guarda é essencial para respeitar legislações e políticas internas sobre retenção documental.
D
O arquivamento físico não precisa seguir normas de preservação, pois os documentos digitais substituem totalmente os físicos.
E
A digitalização de documentos visa garantir acesso rápido e reduzir o risco de perda de informações importantes.
O Agente Administrativo atua no setor de protocolo de uma Prefeitura Municipal. Considerando as boas práticas gestão documental, analise as afirmativas a seguir:
I.O protocolo deve registrar a data e hora de recebimento, atribuir número de identificação e encaminhar o documento ao setor competente.
II.A digitalização de documentos dispensa a guarda dos originais em papel quando realizada conforme procedimentos técnicos adequados.
III.O arquivamento deve seguir método de classificação que permita a recuperação rápida e segura dos documentos quando necessário.
É correto o que se afirma em:
A
I e II, apenas.
B
III, apenas.
C
I, II e III.
D
II, apenas.
E
I e III, apenas.
A gestão arquivística eficiente no contexto escolar requer domínio da teoria das três idades do arquivo e aplicação rigorosa da tabela de temporalidade, conforme definido pelas normas do CONARQ. O uso dessa tabela não é apenas uma ferramenta de organização, mas um instrumento jurídico de preservação da memória institucional e de cumprimento das obrigações legais de guarda, cuja inobservância pode configurar infração administrativa grave.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organizar os documentos entre correntes, intermediários e permanentes. Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas neles. Acerca desse tema, as afirmativas a seguir estão corretas, EXCETO:
A
Um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, pode ser considerado autêntico.
B
Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo, livros, revistas, jornais, manuscritos, fotografias, gravuras, selos, medalhas, filmes, discos e fitas audiomagnéticas.
C
A segunda fase da gestão de documentos, a utilização, compreende o controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo e a promoção da eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
D
A eficácia de um programa de gestão de documentos depende da adoção de métodos de classificação e de avaliação, com a aplicação de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, além da implantação de sistemas de arquivos.
Segundo Rhoads (1989 apud SANTOS, 2021) ), são quatro fases que contemplam o ciclo de vida dos documentos, quais sejam: produção de documentos, utilização e conservação de documentos, disponibilização do documento e gestão de documentos de valor permanente. São ações da etapa de gestão de documentos de valor permanente
A
a criação e a melhoria dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados.
B
a avaliação e a eliminação de documentos e a transferência de documentos de valor permanente aos arquivos.
C
o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologia moderna a esses processos.
D
o planejamento de políticas de acesso aos arquivos e os procedimentos dos serviços de referência.
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