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Segundo Rhoads (1989 apud SANTOS, 2021) ), são quatro fases que contemplam o ciclo de vida dos documentos, quais sejam: produção de documentos, utilização e conservação de documentos, disponibilização do documento e gestão de documentos de valor permanente. São ações da etapa de gestão de documentos de valor permanente
a criação e a melhoria dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados.
a avaliação e a eliminação de documentos e a transferência de documentos de valor permanente aos arquivos.
o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologia moderna a esses processos.
o planejamento de políticas de acesso aos arquivos e os procedimentos dos serviços de referência.