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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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O sucesso da política de gestão de documentos independe do apoio da direção superior, para que se possa garantir a integridade dos documentos pelo prazo necessário.
C
Certo
E
Errado
Na administração pública, o correto gerenciamento documental envolve o controle dos documentos desde sua produção até o arquivamento, com base em normas arquivísticas e administrativas. A fase de protocolo e o arquivamento são essenciais para garantir a rastreabilidade, integridade e acessibilidade da informação. Com base em boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa incorreta:
A
O arquivamento em fase corrente ocorre quando o documento perde o uso frequente, sendo transferido para guarda intermediária até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
B
A classificação documental durante o arquivamento deve obedecer à Tabela de Temporalidade e à Classificação por Assunto, conforme definido pelo órgão responsável pela política arquivística.
C
O protocolo pode ser realizado de forma eletrônica, desde que sejam observados os critérios de segurança da informação e integridade dos dados.
D
A eliminação de documentos só pode ocorrer após autorização prévia da autoridade arquivística competente, com base em análise técnica e respaldo legal.
Paes (2017) destaca que o arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades.
I. O manuseio inadequado compromete a preservação.
II. Arquivo corrente contém documentos de uso eventual.
III. Arquivo intermediário guarda documentos em tramitação.
IV. Arquivo permanente conserva documentos históricos.
Assinale a sequência correta de afirmações verdadeiras (V) e falsas (F):
A
V – F – F – V.
B
V – F – V – F.
C
F – V – F – V.
D
V – V – F – F.
A gestão de documentos diz respeito à racionalização e controle da produção documental, a fim de garantir o uso e destinação adequada dos documentos. Com o avanço e a adoção de tecnologias da informação a gestão de documentos nas organizações passou a lidar com documentos digitais. Analise as afirmativas referentes à gestão de documentos digitais.
I- O formato digital oferece vantagens para a gestão de documentos, como a rapidez na recuperação de documentos de arquivo.
II- A capacidade de reprodução e a proliferação de cópias associadas ao formato digital facilitam a identificação de uma versão completa ou final de um documento arquivístico digital.
III- A facilidade de distribuição da informação pelas redes digitais favorece o exercício de direitos autorais.
IV- Documentos arquivísticos digitais são suscetíveis a vírus, falhas, acessos e alterações não autorizadas e à obsolescência tecnológica.
É CORRETO o que se afirma apenas em:
A
I, III e IV.
B
I e II.
C
II e III.
D
I e IV.
E
II, III e IV.
Ano:
2025
Banca:
Prefeitura de Bauru
No ambiente organizacional diversos documentos são utilizados para formalizar e registrar informações e comunicações. Considerando os diferentes tipos de documentos e suas finalidades dentro da gestão documental organizacional, avalie as afirmativas a seguir.
I. Memorandos são documentos utilizados para comunicação interna e podem ser emitidos entre diferentes setores da organização.
II. Prontuários e exames são exemplos de documentos que, por conterem informações sensíveis, podem demandar o cumprimento de normas específicas de arquivamento e acesso.
III. Informativos e comunicados possuem caráter oficial e servem exclusivamente para a divulgação externa de informações institucionais.
É CORRETO o que se afirma em:
A
I e II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e III.
O principal objetivo de um RDC‑Arq é garantir o armazenamento temporário de documentos digitais, focando exclusivamente no acesso imediato para fins administrativos.
C
Certo
E
Errado
O desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos depende de
A
especificações técnicas e funcionais, além de metadados.
B
sistema operacional único.
C
marca ou modelo específico de hardware.
D
dependência exclusiva de automação total.
E
localização física única.
Ano:
2025
Banca:
Unochapecó
A gestão de documentos em formato digital tem se tornado cada vez mais complexa, exigindo modelos e processos para garantir a sua integridade, autenticidade e acessibilidade ao longo do tempo. Marque a alternativa CORRETA que corresponde ao aspecto que é fundamental para a preservação a longo prazo de documentos digitais em um ambiente corporativo ou governamental.
A
A impressão de todos os documentos digitais para garantir uma cópia física.
B
O compartilhamento irrestrito dos documentos em redes sociais para garantir o acesso público.
C
O armazenamento dos documentos em um único computador, sem cópias de segurança.
D
A definição de políticas de gestão do ciclo de vida da informação, incluindo a migração de formatos e a atualização de mídias.
A não aplicação dos instrumentos de gestão de documentos no ambiente digital resulta em uma mistura de documentos das três idades no mesmo conjunto.
C
Certo
E
Errado
No caso de as mensagens de correio eletrônico serem documentos arquivísticos, elas devem ser inseridas na gestão de documentos do órgão.
Para atender a esse requisito, é dispensável que conste na mensagem:
A
assunto;
B
identificação do remetente;
C
assinatura digital com gov.br;
D
endereço eletrônico do remetente;
E
endereço eletrônico do destinatário.
Eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. (Gestão de Documentos: Curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal, 2019).
Assinale a alternativa CORRETA no que se refere à eliminação de arquivos.
A
No final de cada ano, deve-se realizar a eliminação de todos os arquivos do setor.
B
A eliminação dos documentos deve ser realizada a cada troca de gestor.
C
A eliminação dos documentos deve ser efetivada com a supervisão de um servidor do órgão ou entidade, devidamente autorizado.
D
Não é necessário nenhum cuidado especial na eliminação de arquivos, deve-se somente descartar os papéis no lixo reciclável.
A gestão de documentos de arquivo abrange a implementação de medidas adequadas para proteger a confiabilidade, a integridade e a usabilidade dos documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Analise a situação hipotética abaixo.
Uma unidade educacional municipal identificou falhas na recepção de correspondências oficiais, constatando atrasos na entrega de documentos entre setores. Nesse contexto, a ação CORRETA do auxiliar de serviços de educação, com base em suas atribuições, é:
A
Centralizar todos os documentos sensíveis em um armário com acesso irrestrito, acreditando que a livre circulação de papéis favorece as demandas emergenciais.
B
Solicitar que todos os setores enviem seus documentos a um único local, sem adotar padronização ou registros de controle, visando poupar etapas operacionais.
C
Criar uma rotina de distribuição aleatória, designando cada funcionário para recolher correspondências oficiais conforme sua disponibilidade pessoal.
D
Organizar um protocolo de recebimento, registrar entradas em planilhas específicas e manter comunicação com gestores, contribuindo para a agilidade e segurança no trâmite interno.
Conforme a Lei nº 8.159/1991 – Lei de Arquivos, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Considerando os quatro níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O nível mínimo estabelece que os órgãos e entidades devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e definir procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valores permanentes.
II. O nível intermediário complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
III. O nível máximo compreende os anteriores e inclui a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.
IV. O nível pleno compreende os anteriores e inclui a adoção de planos de emergência, estudo de estrutura de depósitos e conservação de documentos.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I e II.
B
I e III.
C
II e IV.
D
III e IV.
A gestão de documentos envolve diversas etapas, desde a criação até o descarte dos arquivos. Qual das alternativas a seguir descreve um dos principais objetivos dessa prática nas empresas?
A
Armazenar documentos sem organização.
B
Organizar e reduzir custos.
C
Aumentar a produção de documentos.
D
Reduzir a segurança das informações.
Um servidor pretende assessorar os setores de pesquisa e extensão em uma universidade quanto ao gerenciamento de arquivos e documentos. Sobre o tema, analise as assertivas a seguir:
I. Arquivos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, bem como por pessoas físicas.
II. Os arquivos privados não podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, ainda que sejam considerados como fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico nacional.
III. A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, ou visando eliminação ou guarda permanente.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas I e III.
E
I, Il e III.
A gestão de documentos na Administração Pública é orientada pelos princípios arquivísticos e pela necessidade de eficiência, transparência e preservação da memória institucional. Sobre o ciclo de vida dos documentos, marque a alternativa CORRETA.
A
Os documentos permanentes, ao perderem seu valor administrativo e jurídico, deixam de ter qualquer relevância para a Administração Pública, sendo destinados ao descarte, visto que já cumpriram sua função.
B
Os documentos correntes caracterizam-se pelo desuso administrativo, devendo ser imediatamente transferidos para os arquivos intermediários, onde permanecerão até sua eliminação ou recolhimento.
C
Os documentos intermediários têm utilização restrita e transitória, sendo preservados por prazos definidos em tabelas de temporalidade, podendo posteriormente ser eliminados ou transferidos para guarda permanente, dependendo de seu valor.
D
O ciclo de vida documental corresponde apenas ao conjunto de atividades de organização e conservação de documentos em meio físico, não se aplicando a documentos digitais.
E
A gestão de documentos aplica-se exclusivamente às fases corrente e intermediária, pois os documentos permanentes passam a ser responsabilidade exclusiva das instituições de preservação histórica, desvinculados da Administração.
No diagnóstico da situação arquivística dos órgãos componentes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), constatou-se que um dos requisitos avaliados com maior percentual de conformidade foi o de gerenciar a produção, os prazos de guarda, as transferências, as eliminações e os recolhimentos de documentos por meio de sistema informatizado.
C
Certo
E
Errado
É correto afirmar que, quando um SIGAD, ou um sistema de negócios que mantém documentos arquivísticos, é suspenso ou extinto:
A
Todos os documentos devem ser imediatamente transferidos e eliminados.
B
Deve ficar acessível para consulta e novos documentos não devem ser incluídos.
C
A consulta deve ser interrompida e o registro dos documentos analógicos deve ser eliminado.
D
Novos documentos podem ser inseridos, desde que tratem de temas do ano anterior à extinção.
No que se refere à gestão de documentos, sob a perspectiva da arquivologia, analise as assertivas abaixo:
I. Segundo Jardim (2015), a gestão de documentos e a arquivologia para Couture e Rousseau, que defendem a existência de uma arquivologia integrada, são disciplinas distintas e exercidas por profissionais com perfis diferentes.
II. A ISO 15899 é uma das maiores referências para o desenvolvimento da gestão de documentos nas organizações.
III. A gestão de documentos, conforme aponta Jardim (2015), repercutiu na construção ou redefinição de modelos distintos na administração dos processos arquivísticos, desde o momento da produção até a destinação final dos documentos.
Quais estão INCORRETAS?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
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