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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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No que se refere à gestão de documentos, sob a perspectiva da arquivologia, analise as assertivas abaixo:
I. Segundo Jardim (2015), a gestão de documentos e a arquivologia para Couture e Rousseau, que defendem a existência de uma arquivologia integrada, são disciplinas distintas e exercidas por profissionais com perfis diferentes.
II. A ISO 15899 é uma das maiores referências para o desenvolvimento da gestão de documentos nas organizações.
III. A gestão de documentos, conforme aponta Jardim (2015), repercutiu na construção ou redefinição de modelos distintos na administração dos processos arquivísticos, desde o momento da produção até a destinação final dos documentos.
Quais estão INCORRETAS?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
Um ente público apresentava as seguintes questões referentes a seus arquivos públicos: grande volume de documentos acumulados, dificultando o acesso rápido à informação; documentos históricos em papel que apresentam degradação, colocando em risco a preservação de seu conteúdo; falta de espaço físico para armazenamento adequado dos documentos correntes; e ausência de ferramentas automatizadas para a gestão documental. Considerando a gestão de documentos, analise as estratégias elaboradas pela equipe responsável para resolver as questões.
I. Implementar um programa de avaliação documental para eliminar documentos sem valor administrativo, legal ou histórico.
II. Realizar a microfilmagem de todos os documentos históricos como única solução adequada para preservar seu conteúdo e economizar espaço físico.
III. Adquirir um sistema informatizado para automatizar a gestão documental, incluindo indexação e busca por palavras-chave.
IV. Investir em técnicas de restauração para recuperar documentos históricos danificados e evitar sua perda.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I, II e III.
B
I, II e IV.
C
I, III e IV.
D
II, III e IV.
Luiz Carlos é auxiliar administrativo do GHC e, entre as suas atribuições, está o arquivamento de prontuários de pacientes do hospital. Para tanto, Luiz Carlos utiliza o método de arquivamento numérico dígito-terminal. Com base em Paes (2012), assinale a alternativa que identifica corretamente o último prontuário, entre os apresentados abaixo, na ordem de arquivamento.
A
538.802 Silviane Ferreira da Silva.
B
055.491 Claudia Maria de Oliveira.
C
086.333 Flávio Cardozo de Matos.
D
045.313 Amadeu Evangelista de Souza.
E
847.669 Alberto Barbosa Martins.
Quando um fundo de um órgão muda de nome, mas continua com as mesmas atribuições, ele:
A
é encerrado e começa outro;
B
continua com o nome antigo;
C
é recolhido ao arquivo permanente;
D
é recolhido ao arquivo intermediário;
E
continua o mesmo, apenas trocando de nome.
A implementação de programas de gestão de documentos na administração pública municipal é essencial para:
A
Garantir o acesso à informação, promover transparência e melhorar a qualidade dos serviços públicos.
B
Impedir o compartilhamento de informações entre órgãos públicos, reduzindo o fluxo de dados.
C
Eliminar a necessidade de digitalização e preservação documental, tornando o processo mais simples.
D
Substituir completamente os documentos físicos por registros orais, eliminando arquivos institucionais.
E
Restringir o acesso da população aos documentos municipais para garantir maior sigilo administrativo.
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Esse programa deve estar alinhado aos objetivos definidos no planejamento do programa, contemplando a capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e com os processos administrativos do órgão ou entidade. Quanto às exigências a serem cumpridas, o programa de gestão arquivística de documentos deve:
A
Manter os documentos em qualquer ambiente.
B
Reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
C
Implementar estratégias de preservação dos documentos, desde que a sua destinação seja guarda permanente.
D
Garantir as seguintes características do documento arquivístico: relação orgânica, unicidade, confiabilidade, autenticidade e inacessibilidade.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de ser concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos (CPAD), e será efetivada quando forem cumpridos os procedimentos da Resolução do CONARQ que dispõe sobre o assunto.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Prova:
CESPE/CEBRASPE - CAU MG - Assistente de Fiscalização e Atendimento - 2025
Um repositório digital armazena e gerencia documentos arquivísticos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos digitais refere-se ao processo de criação, armazenamento, organização, acesso e preservação de documentos em formato eletrônico. Assinale a alternativa correspondente a atividade da gestão de documentos digitais que envolve a atribuição de palavras-chave ou metadados aos documentos digitais para facilitar sua busca e recuperação favorecendo a identificação rápida do que é necessário, utilizando critérios como autor, assunto e data.
A
Reparo.
B
Controle de acesso.
C
Criptografia.
D
Indexação.
E
Migração de dados.
A aplicação de sistemas de gestão da qualidade em projetos e obras é essencial para garantir a conformidade técnica e a satisfação das partes interessadas. Acerca do assunto, marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:
(__)O controle de qualidade em obras deve incluir inspeções periódicas e testes de materiais para garantir conformidade com as especificações do projeto.
(__)A implementação de um sistema de gestão da qualidade elimina a necessidade de auditorias externas, desde que sejam realizadas inspeções internas frequentes.
(__)A certificação ISO 9001 em obras públicas atesta que o projeto atende a todos os critérios técnicos de execução sem necessidade de verificação específica no canteiro.
(__)O planejamento da qualidade deve considerar critérios objetivos para medição de desempenho, como indicadores de custo, prazo e conformidade técnica.
A sequência está correta em:
A
V − V − V − V.
B
F − F − V − V.
C
V − F − F − V.
D
V − F − F − F.
Acerca da organização e do gerenciamento de arquivos físicos e digitais é correto afirmar, exceto:
A
A gestão de documentos digitais é uma forma moderna de organizar a documentação empresarial.
B
Fungos, roedores e insetos, como traças e formigas, podem se tornar um enorme problema para os documentos, quando se trata de arquivo físico.
C
Contar com tecnologias de gestão de documentos digitais é uma das melhores e mais modernas práticas para os negócios que buscam otimizar o arquivamento.
D
A organização dos documentos em pastas virtuais é uma das maiores vantagens do arquivo digital.
E
Estabelecer métodos de controle de acesso dos documentos é uma medida prescindível para que seus arquivos se mantenham em ordem.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
É opcional a designação de um responsável para supervisionar e acompanhar o procedimento de eliminação dos documentos.
C
Certo
E
Errado
“De acordo com a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos e atividades de gestão de documentos. Ressalta‑se que a gestão de documentos se justifica em decorrência de seus objetivos primários [...].”
BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2025, p. 16.
Com base no texto apresentado, analise os objetivos a seguir.
I. Racionalizar a produção de documentos.
II. Otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros.
III. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos destinados à guarda permanente.
IV. Contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização, otimizando a tomada de decisões.
Segundo o Arquivo Nacional brasileiro, são objetivos primários da gestão de documentos:
A
I, II, III e IV.
B
I e III, apenas.
C
I e IV, apenas
D
II, III e IV, apenas.
A padronização de documentos facilita a compreensão e a comunicação entre diferentes setores de uma organização. Com base nesse tema, analise as afirmativas a seguir:
I. O uso de padrões consistentes de nomeação de arquivos melhora a rastreabilidade e reduz o risco de duplicações.
II. A padronização contribui para manter a integridade, autenticidade e legibilidade dos documentos ao longo do tempo.
III. É recomendável utilizar nomes de arquivos genéricos, como “documento1”, para ganhar tempo durante o salvamento e ocupar menos memória.
IV. A utilização de diferentes padrões de codificação dentro da mesma empresa melhora a criatividade e evita a monotonia.
Estão corretas as afirmativas:
A
II, III e IV.
B
I, II e III.
C
II e III.
D
I e II.
E
III e IV.
O índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD) avalia a qualidade e a padronização da gestão documental nos órgãos públicos. São componentes do iMGD:
I. Estratégia.
II. Produção.
III. Utilização.
IV. Destinação.
Quais estão corretos?
A
Apenas I e II.
B
Apenas III e IV.
C
Apenas I, II e III.
D
Apenas II, III e IV.
E
I, II, III e IV.
O conceito de governança arquivística, além de atual, é muito importante para a gestão de documentos porque
A
pressupõe uma configuração dos modos de exercício da autoridade legal, política e técnico-científica das instituições arquivísticas, que se mantém na gestão verticalizada da realidade do Estado, refletida em sua cadeia hierárquica de comando burocrático ao longo do qual a instituição exerce sua autoridade. Trata-se de tarefa comum às instituições arquivísticas, que refletem o quadro atual das normas, políticas, sistemas e redes de arquivos nos três níveis federativos e nos três Poderes.
B
planeja as operações, com base nas prioridades e nos objetivos estabelecidos; executa os planos, com vistas a gerar resultados de políticas e serviços, e controla o desempenho, lidando adequadamente com os riscos.
C
envolve as atividades de avaliar o ambiente, os cenários, as alternativas, os resultados atuais e os almejados, a fim de direcionar a preparação e a coordenação de políticas e de planos, alinhando as funções organizacionais às necessidades das partes interessadas: e de monitorar 08 resultados, O desempenho e o cumprimento de políticas e planos, confrontando-os com as metas estabelecidas.
D
compreende ações transversais ao contexto arquivístico com um fone dinamismo relacional com outras agências. políticas e programas no campo da informação estatal, bem como com setores diversos da sociedade, abrange o reconhecimento da instituição pelos atores sociais que demandam informações arquivísticas sob um vasto arco de possibilidades, como o direito à informação e à memória.
E
pode ser compreendida como o conjunto de meios e processos utilizados para que o Poder Público exerça seu auto-govemo a fim de melhor atingir seus objetivos e finalidades, garantindo os direitos fundamentais e pacificando a sociedade, bem como assegurando a sustentabilidade e a transparência necessária para permitir o acompanhamento, a fiscalização e o controle interno e social de suas atividades.
Na Arquivologia, a correta gestão da documentação envolve a aplicação de princípios e diretrizes que garantem a organização, preservação e acesso à informação. Sobre esse tema, assinale a alternativa incorreta.
A
A descrição arquivística deve seguir normas padronizadas, como a ISAD(G), para garantir a uniformidade na representação dos documentos.
B
A autenticação digital de documentos elimina a necessidade de qualquer controle arquivístico, pois garante a integridade da informação.
C
O princípio da proveniência determina que os documentos devem ser organizados respeitando a entidade ou órgão que os produziu.
D
A temporalidade documental estabelece os prazos de guarda e destinação dos documentos, podendo resultar na eliminação ou na preservação permanente.
A gestão de documentos no setor público deve priorizar o arquivamento físico, visto que os arquivos digitais, embora mais modernos, não possuem validade legal plena, sendo aceitos apenas como cópias secundárias para conferência informal dos processos administrativos.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os órgãos e as entidades só poderão eliminar documentos caso possuam comissões permanentes de avaliação de documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos é um pilar da transparência e eficiência administrativa. O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é um instrumento técnico essencial utilizado pela Câmara Municipal de Paraíba do Sul, como em outros órgãos públicos, para organizar a totalidade dos documentos produzidos e recebidos, independentemente do suporte. O principal método de organização empregado na construção e na aplicação de um Plano de Classificação de Documentos para o contexto de um órgão público do Poder Legislativo, como a Câmara, é aquele que reflete a estrutura de suas atividades, sendo fundamental para a recuperação e destinação final dos documentos. Diante disso, o princípio fundamental que orienta a organização no âmbito da gestão arquivística de uma Câmara Municipal é:
A
a ordem alfabética dos nomes dos autores ou responsáveis pela produção inicial dos documentos no setor.
B
o agrupamento dos documentos baseado exclusivamente na frequência de consulta ou no valor histórico presumido de cada item.
C
a reunião dos documentos conforme as funções e as atividades-meio e atividades-fim desempenhadas pela instituição.
D
a categorização dos documentos de acordo com a sua temporalidade legal e os prazos de guarda definidos pelo órgão.
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