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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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O conjunto de procedimentos e operações técnicas voltado para a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento realizado nas fases corrente e intermediária, tendo em vista a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente denomina-se
A
gestão de acervos.
B
gestão de documentos.
C
gestão do conhecimento.
D
gestão de projetos.
E
gestão de pessoas.
Ao implementar uma gestão de documentos eficiente, é fundamental estabelecer claramente os níveis de responsabilidade e autoridade sendo eles: estratégico, tático e operacional. Com base nisso, é CORRETO afirmar que o nível de documentação estratégico:
A
Reflete nos níveis hierárquicos mais baixos.
B
É caracterizado por manuais e procedimentos.
C
Retrata as preocupações de longo prazo.
D
Apresenta todos os detalhes e informações técnicas.
Uma das operações técnicas realizadas pela gestão de documentos é a
A
tramitação de documentos.
B
conservação de documentos.
C
difusão de documentos.
D
exposição de documentos.
E
desinfestação de documentos.
O vocabulário controlado e o tesauro são indicados como instrumentos de apoio a procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos.
C
Certo
E
Errado
No que diz respeito à gestão de arquivos, os documentos de guarda permanente são aqueles que possuem valor histórico, probatório ou informativo e:
A
devem ser preservados indefinidamente.
B
são destinados à fragmentadora após 30 dias.
C
podem ser descartados assim que utilizados uma vez.
D
servem apenas como rascunho e têm valor transitório.
E
devem ser apagados anualmente para liberar espaço.
Ainda sobre gestão de documentos, analise as afirmações abaixo de acordo com a obra “A diplomática contemporânea como fundamento metodológico da identificação em arquivos”, de Rodrigues (2008):
1. O ato de determinar a identidade do documento de arquivo e caracterizar os caracteres próprios e exclusivos que conferem essa identidade é a identificação arquivística.
2. A identificação constitui uma das primeiras tarefas que o arquivista deve realizar, pois gera conhecimentos que sustentam as bases do tratamento técnico que será realizado nos documentos de arquivo.
3. A aplicação dos princípios da proveniência e da ordem original é a base metodológica do processo de identificação de documentos de arquivo.
4. É durante o processo de identificação de documentos de arquivo que as características da proveniência e da organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o tratamento de massas documentais acumuladas.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
A
03.
B
06.
C
08.
D
09.
E
10.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, ao seu envio, à sua divulgação, à sua avaliação e à sua guarda em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para a guarda permanente.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de doação dos papéis higienizados para a entidade de reciclagem.
C
Certo
E
Errado
Preencha a lacuna e assinale a alternativa correta.
“O arquivo _________ é a unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.”
A
vinculado
B
central
C
flutuante
D
médio
E
paralelo
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A tabela de temporalidade e a lista de eliminação de documentos são considerados instrumentos de destinação.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Compete ao CONARQ estabelecer diretrizes para o funcionamento do SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos.
C
Certo
E
Errado
Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento é responsável por:
A
Permitir a importação de transações predefinidas de arquivos em lote.
B
Registrar, manualmente, cada um dos documentos importados contidos no lote.
C
Permitir e controlar a edição do registro dos documentos exportados.
D
Validar ou não a integridade dos metadados.
No contexto do arquivamento documental, a indexação de documentos
A
consiste na análise detalhada e otimizada do conteúdo do documento, transformando-o automaticamente em um resumo, com o fim de pesquisa científica.
B
é utilizada para a produção, guarda eventual, guarda permanente e eliminação de um documento.
C
serve para identificar e descrever o conteúdo do documento por meio de inteligência artificial.
D
auxilia a busca e recuperação de documentos em sistemas de gestão integrados, uma vez que organiza todos os arquivos identificados como intermediários, dando-lhes destinação final adequada.
E
facilita e agiliza a busca e recuperação de documentos em sistemas de gestão documental, na medida em que atribui palavras-chave ou tags a um documento.
O sistema de gestão de documentos de arquivo de determinada organização deve ser documentado e incluir declarações sobre o seu escopo e o diagnóstico da situação arquivística da organização.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa que apresenta como as tecnologias da informação e comunicação (TIC) moldam o futuro da gestão de documentos em organizações contemporâneas.
A
Elas têm um impacto limitado e não alteram significativamente os métodos tradicionais de gestão documental
B
Elas eliminam completamente a necessidade de intervenções humanas e procedimentos arquivísticos
C
Elas potencializam a criação, o armazenamento, a recuperação e a preservação de documentos, transformando práticas arquivísticas tradicionais
D
Elas se restringem à digitalização, sem trazer melhorias efetivas na gestão documental
A grande maioria dos órgãos e entidades que responderam ao formulário objeto do diagnóstico possui uma gestão de documentos de nível 3.
C
Certo
E
Errado
Leia a situação hipotética abaixo.
A Escola Estadual Israel Pinheiro está revisando sua Política de Gestão Documental para melhorar a eficiência e garantir a conformidade com as regulamentações educacionais. Considerando que, os documentos devem ser armazenados em diferentes tipos de locais, dependendo da fase do ciclo de vida e de sua importância, é INCORRETO afirmar que:
A
Os registros de matrícula devem ser armazenados em um arquivo físico seguro, do tipo corrente, quando em uso ou em um sistema de gestão de documentos digitais com acesso controlado.
B
Os relatórios de desempenho podem ser arquivados digitalmente em um sistema de gerenciamento de notas e avaliações, ou em um arquivo físico, do tipo corrente, quando estão em uso para acompanhar o progresso dos alunos.
C
Os planos de aula utilizados em ciclos escolares específicos, como o fim do período letivo ou ano escolar, devem ser arquivados para referência futura, mas não mais utilizados regularmente, no arquivo intermediário.
D
As correspondências e comunicações recentes que ainda podem ser relevantes para consultas e referências, mas que não são mais ativamente usadas, devem estar no arquivo corrente.
Para fazer essa gestão documental (Universidade de Brasília, 2015, p. 9) é necessário estabelecer uma série de procedimentos:
1. Conhecer a estrutura da instituição, subsidiar com instrumentos técnico-científicos e identificar os tomadores de decisão da administração.
2. Analisar os fluxos de trabalho e desenvolver estratégias de implementação ou adequação do sistema de gestão de documentos.
3. Identificar os processos, os documentos gerados e identificar problemas e propor soluções quanto à gestão de documentos públicos.
4. Elaborar uma política de gestão de documentos arquivísticos e implementação da gestão de documentos e dos serviços arquivísticos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.
B
São corretas apenas as afirmativas 3 e 4.
C
São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e 3.
D
São corretas apenas as afirmativas 2, 3 e 4.
E
São corretas as afirmativas 1, 2, 3 e 4.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Uma das vertentes sobre a qual emergiu e se desenvolveu a gestão de documentos e que a reconhece como uma operação arquivística, destinada à redução seletiva da massa documental, preservando a sua integridade substantiva, foi defendida por
A
Theodore Roosevelt Schellenberg.
B
Lawrence Burnet.
C
Michel Duchein.
D
Hilary Jenkinson.
E
Luciana Duranti.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Entre os princípios e as diretrizes da política de Gestão da Memória do Poder Judiciário, consta
A
o favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos.
B
a fiscalização de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário.
C
o controle da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional.
D
a digitalização de documentos ou informações necessárias à extração de certidões acerca do julgado.
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