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Questões de Concurso sobre Classificação de documentos
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A classificação documental é etapa essencial da gestão documental no serviço público, pois organiza os documentos conforme as funções e atividades institucionais, garantindo controle, recuperação da informação e correta destinação dos documentos.
Analise as assertivas a seguir e assinale V (verdadeiro) ou F (falso):
(__)A classificação documental tem como finalidade agrupar documentos exclusivamente pelo assunto, independentemente da função ou atividade administrativa que lhes deu origem.
(__)A classificação documental deve refletir a estrutura funcional e as atividades do órgão produtor, assegurando a organicidade do conjunto documental.
(__)A correta classificação dos documentos é requisito indispensável para a aplicação das tabelas de temporalidade e para a definição da destinação final.
(__)A classificação documental é aplicável apenas aos documentos em suporte físico, sendo dispensável para documentos digitais ou eletrônicos.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
F, V, F, V.
B
V, V, F, F.
C
F, V, V, F.
D
F, F, V, F.
A classificação de documentos deve atender aos princípios da necessidade e da proporcionalidade, não sendo apropriado conceder, de forma indiscriminada, o mais alto grau de sigilo a todas as informações geradas.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Uma instituição pública pretende aprimorar a recuperação de documentos em seu repositório digital. Para essa atividade, o arquivista decide aplicar técnicas de análise documentária. Qual procedimento está diretamente relacionado à análise documentária em arquivos?
A
Identificação dos elementos diplomáticos e das relações funcionais que estruturam o documento, permitindo compreender sua gênese e finalidade administrativa.
B
Definição dos prazos de guarda e dos critérios de destinação, considerando valores primários e secundários atribuídos ao documento no processo de avaliação.
C
Exame das condições físicas e dos fatores de deterioração, com vistas ao planejamento de ações de preservação digital e conservação preventiva.
D
Seleção do suporte e dos parâmetros técnicos de digitalização, levando em conta requisitos de preservação e padronização institucional.
E
Agrupamento dos documentos segundo temas recorrentes, utilizando categorias amplas para facilitar buscas textuais e consultas temáticas.
Durante auditoria interna realizada em um órgão do Legislativo municipal, constatou-se que alguns documentos estavam sendo arquivados diretamente nas unidades administrativas após despacho do gestor, sem registro completo da tramitação no sistema de protocolo e sem observância da classificação previamente estabelecida. Também se verificou ausência de conferência quanto à temporalidade documental antes do arquivamento definitivo. À luz das boas práticas relacionadas às rotinas de protocolo e arquivamento na administração pública, assinale a alternativa que apresenta a conduta administrativa CORRETA:
A
Permitir o arquivamento direto pelas unidades administrativas quando o documento já tiver sido analisado pelo gestor competente, independentemente de registro formal de tramitação.
B
Delegar ao servidor responsável pelo setor finalístico a definição autônoma do prazo de arquivamento, independentemente de normas institucionais previamente estabelecidas.
C
Autorizar o arquivamento provisório sem registro sistêmico quando o documento tratar de matéria interna e não envolver comunicação com outros órgãos públicos.
D
Priorizar a guarda física imediata dos documentos concluídos, ainda que não haja conferência formal sobre prazos de retenção ou classificação arquivística.
E
Exigir que todo documento recebido seja protocolado, tenha sua tramitação devidamente registrada e seja arquivado conforme classificação e prazo definidos na tabela de temporalidade.
Uma autarquia federal responsável pela regulação de determinado setor econômico passou por auditoria interna, que identificou dificuldades na recuperação de processos administrativos relacionados à aplicação de sanções e à celebração de convênios. Verificou-se que os documentos estavam organizados por tipo documental (ofícios, memorandos, relatórios) e por ordem cronológica, sem vinculação estruturada às funções e atividades institucionais. Diante desse cenário hipotético, a diretoria de gestão documental decidiu revisar o modelo adotado. De acordo com a legislação arquivística brasileira e, ainda, considerando os critérios técnicos de classificação, a medida correta a ser implementada pela autarquia consiste em:
A
Reorganizar o acervo segundo método temático, agrupando os documentos por assuntos gerais de interesse administrativo.
B
Estruturar a classificação com base em tipologias documentais, organizando os documentos segundo sua forma e suporte material.
C
Classificar os documentos com base na ordem cronológica de produção, facilitando o controle temporal das decisões administrativas.
D
Adotar plano de classificação funcional, estruturado a partir das funções, subfunções e atividades da autarquia, assegurando a organicidade e o vínculo dos documentos com as competências institucionais.
Em uma escola pública, a secretaria escolar passou por um processo de reorganização de seu acervo documental, após a identificação de dificuldades na localização de registros acadêmicos e indícios de deterioração de documentos físicos. A gestão orientou a adoção de práticas alinhadas aos princípios da organização documental, com vistas à eficiência administrativa e à preservação da informação.
Considerando esse contexto, assinale a alternativa correta:
A
A organização dos documentos deve estar vinculada a plano de classificação previamente definido, com critérios de ordenação e guarda compatíveis com sua natureza, finalidade e prazos de conservação.
B
A ordenação cronológica dos documentos, quando mantida de forma contínua, é suficiente para assegurar a gestão, o acesso e a preservação dos registros escolares.
C
A adoção de processos de digitalização tende a suprir demandas de conservação documental, permitindo flexibilizar controles associados ao acondicionamento e ao ambiente de armazenamento dos documentos físicos.
D
A classificação documental pode priorizar critérios de acesso imediato, sendo dispensável sua vinculação a instrumentos formais, desde que a localização dos documentos seja viável no uso cotidiano.
As recepcionistas mantêm por perto documentos de consulta frequente, pois eles são essenciais para as atividades diárias do órgão em que exercem suas atividades. Em Arquivologia, esses documentos são classificados como:
A
de primeira idade.
B
de segunda idade.
C
de terceira idade.
D
de quarta idade.
E
de quinta idade.
A classificação documental no protocolo, ao identificar o assunto e a natureza do documento, fundamenta a prioridade na tramitação, o que permitirá que documentos urgentes ou de natureza sensível sejam destacados para a distribuição imediata, otimizando o fluxo decisório.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.
C
Certo
E
Errado
A classificação refere-se ao estabelecimento de classes nas quais se identificam as funções e as atividades exercidas e as unidades documentárias a serem classificadas, permitindo a visibilidade de uma relação orgânica entre uma e outra, e determinando agrupamentos e a representação do esquema de classificação proposto sob a forma de hierarquia. Usando como exemplo as funções e atividades exercidas por uma universidade e, de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, como é a classificação das funções e das atividades?
A
144 Vida acadêmica dos alunos dos cursos de pós-graduação lato sensu, 144.111 Planejamento. Orientações, 144.2 Registros acadêmicos.
B
300 Extensão, 210 Normatização. Regulamentação, 122 Planejamento e organização curricular.
C
251.1 Apoio à redação de patentes, 251 Registro da Propriedade intelectual, 250 Transferência e Inovação tecnológica.
D
100 Ensino Superior, 120 Cursos de Graduação, 125 Vida acadêmica dos alunos dos cursos de graduação.
Quando realizada, a função classificação dá origem ao seguinte instrumento de gestão:
A
plano de classificação.
B
tabela de equivalência.
C
listagem de eliminação.
D
tabela de temporalidade.
E
instrumento de pesquisa.
Um arquivista, ao analisar um conjunto de documentos, observa que todos possuem o mesmo formato e estrutura de dados, mas diferem na função que exercem. Tecnicamente, a configuração que um documento assume de acordo com a atividade que o gerou é objeto de estudo específico. Assinale a alternativa correta.
A
O suporte documental é a configuração física ou material do documento, sendo definido exclusivamente pela forma como a informação é registrada no papel.
B
A espécie documental é a divisão de um tipo documental que reúne documentos de natureza idêntica, independentemente do suporte ou formato utilizado.
C
A tipologia documental é a configuração que a espécie documental assume em decorrência da atividade administrativa que lhe deu origem e da função exercida.
D
A fidedignidade é a qualidade de um documento cujo conteúdo é exatamente aquele que foi produzido, sem alterações ou corrupções em sua estrutura original.
A classificação de documentos em um arquivo público deve considerar:
A
O interesse pessoal do servidor.
B
A relevância, finalidade e período de guarda.
C
Apenas a quantidade de papéis.
D
Somente a ordem cronológica, sem outros critérios.
E
A aparência do documento.
A classificação de documentos de arquivo é feita a partir do(da)
A
assunto.
B
função.
C
tema.
D
espécie.
E
tipo documental.
No código de classificação de documentos, os assuntos recebem códigos numéricos que refletem
A
a ordem cronológica dos documentos.
B
a hierarquia funcional do órgão.
C
o número de páginas do processo.
D
o tipo de suporte documental utilizado.
E
a sequência de protocolo administrativo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O método de arquivamento por assunto demanda a definição prévia de critérios de classificação, de modo a evitar ambiguidades na organização e na recuperação dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No protocolo, a atividade de classificação consiste em separar os documentos sigilosos dos ostensivos, sem considerar o assunto ou o código de destino.
C
Certo
E
Errado
Na Secretaria de Segurança Pública, um documento produzido pelo órgão foi classificado, quanto ao grau de sigilo, como secreto, em razão de seu teor. O setor de arquivo precisa registrar por quanto tempo o acesso fica restrito e se esse prazo admite prorrogação. Diante do exposto, assinale CORRETAMENTE o prazo máximo de restrição e a regra de prorrogação aplicáveis:
A
5 anos, contados da produção, prorrogáveis uma vez por igual período.
B
10 anos, contados da produção, sem prorrogação.
C
10 anos, contados da produção, prorrogáveis uma vez por igual período.
D
15 anos, contados da produção, sem prorrogação.
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES conta com a Classe 200, Pesquisa e a Subclasse 250 Transferência e Inovação Tecnológica. Na descrição da subclasse, há a informação: "Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à gestão do conhecimento científico produzido na instituição como apoio à solicitação de pedidos de
A
assinatura dos termos de compromisso do docente orientador e do discente, bem como os documentos referentes ao cancelamento, substituição e reativação de projetos de graduação".
B
inscrição do certame pelo orientador, os planos de orientação, metodologia de acompanhamento e de avaliação, bem como de julgamento e comunicação do resultado".
C
registro em órgãos competentes para assegurar o amplo e irrestrito acesso às pesquisas e desenvolvimento tecnológico e inovação desenvolvidos na instituição patrocinadora o projeto".
D
patentes, à disseminação da cultura de propriedade intelectual, às atividades de transferência e de inovação tecnológica e às atividades de empreendedorismo".
Os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos para administrações públicas municipais são instrumentos essenciais. Acerca do tema, é INCORRETO afirmar que:
A
As tabelas de temporalidade estabelecem prazos de guarda e destinação dos documentos, considerando valor administrativo, legal e histórico.
B
A aplicação de planos e tabelas de temporalidade contribui para racionalizar a gestão documental e evitar acúmulo desnecessário.
C
As tabelas de temporalidade podem prever tanto a eliminação quanto a guarda permanente de documentos.
D
Os planos de classificação e tabelas de temporalidade são dispensáveis, pois a gestão documental pode ser feita sem critérios técnicos.
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