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Questões de Concurso sobre Classificação de documentos
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Ano:
2026
Uma instituição pública pretende aprimorar a recuperação de documentos em seu repositório digital. Para essa atividade, o arquivista decide aplicar técnicas de análise documentária. Qual procedimento está diretamente relacionado à análise documentária em arquivos?
A
Identificação dos elementos diplomáticos e das relações funcionais que estruturam o documento, permitindo compreender sua gênese e finalidade administrativa.
B
Definição dos prazos de guarda e dos critérios de destinação, considerando valores primários e secundários atribuídos ao documento no processo de avaliação.
C
Exame das condições físicas e dos fatores de deterioração, com vistas ao planejamento de ações de preservação digital e conservação preventiva.
D
Seleção do suporte e dos parâmetros técnicos de digitalização, levando em conta requisitos de preservação e padronização institucional.
E
Agrupamento dos documentos segundo temas recorrentes, utilizando categorias amplas para facilitar buscas textuais e consultas temáticas.
Durante auditoria interna realizada em um órgão do Legislativo municipal, constatou-se que alguns documentos estavam sendo arquivados diretamente nas unidades administrativas após despacho do gestor, sem registro completo da tramitação no sistema de protocolo e sem observância da classificação previamente estabelecida. Também se verificou ausência de conferência quanto à temporalidade documental antes do arquivamento definitivo. À luz das boas práticas relacionadas às rotinas de protocolo e arquivamento na administração pública, assinale a alternativa que apresenta a conduta administrativa CORRETA:
A
Permitir o arquivamento direto pelas unidades administrativas quando o documento já tiver sido analisado pelo gestor competente, independentemente de registro formal de tramitação.
B
Delegar ao servidor responsável pelo setor finalístico a definição autônoma do prazo de arquivamento, independentemente de normas institucionais previamente estabelecidas.
C
Autorizar o arquivamento provisório sem registro sistêmico quando o documento tratar de matéria interna e não envolver comunicação com outros órgãos públicos.
D
Priorizar a guarda física imediata dos documentos concluídos, ainda que não haja conferência formal sobre prazos de retenção ou classificação arquivística.
E
Exigir que todo documento recebido seja protocolado, tenha sua tramitação devidamente registrada e seja arquivado conforme classificação e prazo definidos na tabela de temporalidade.
Uma autarquia federal responsável pela regulação de determinado setor econômico passou por auditoria interna, que identificou dificuldades na recuperação de processos administrativos relacionados à aplicação de sanções e à celebração de convênios. Verificou-se que os documentos estavam organizados por tipo documental (ofícios, memorandos, relatórios) e por ordem cronológica, sem vinculação estruturada às funções e atividades institucionais. Diante desse cenário hipotético, a diretoria de gestão documental decidiu revisar o modelo adotado. De acordo com a legislação arquivística brasileira e, ainda, considerando os critérios técnicos de classificação, a medida correta a ser implementada pela autarquia consiste em:
A
Reorganizar o acervo segundo método temático, agrupando os documentos por assuntos gerais de interesse administrativo.
B
Estruturar a classificação com base em tipologias documentais, organizando os documentos segundo sua forma e suporte material.
C
Classificar os documentos com base na ordem cronológica de produção, facilitando o controle temporal das decisões administrativas.
D
Adotar plano de classificação funcional, estruturado a partir das funções, subfunções e atividades da autarquia, assegurando a organicidade e o vínculo dos documentos com as competências institucionais.
Em uma escola pública, a secretaria escolar passou por um processo de reorganização de seu acervo documental, após a identificação de dificuldades na localização de registros acadêmicos e indícios de deterioração de documentos físicos. A gestão orientou a adoção de práticas alinhadas aos princípios da organização documental, com vistas à eficiência administrativa e à preservação da informação.
Considerando esse contexto, assinale a alternativa correta:
A
A organização dos documentos deve estar vinculada a plano de classificação previamente definido, com critérios de ordenação e guarda compatíveis com sua natureza, finalidade e prazos de conservação.
B
A ordenação cronológica dos documentos, quando mantida de forma contínua, é suficiente para assegurar a gestão, o acesso e a preservação dos registros escolares.
C
A adoção de processos de digitalização tende a suprir demandas de conservação documental, permitindo flexibilizar controles associados ao acondicionamento e ao ambiente de armazenamento dos documentos físicos.
D
A classificação documental pode priorizar critérios de acesso imediato, sendo dispensável sua vinculação a instrumentos formais, desde que a localização dos documentos seja viável no uso cotidiano.
A classificação documental no protocolo, ao identificar o assunto e a natureza do documento, fundamenta a prioridade na tramitação, o que permitirá que documentos urgentes ou de natureza sensível sejam destacados para a distribuição imediata, otimizando o fluxo decisório.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.
C
Certo
E
Errado
A classificação de documentos deve atender aos princípios da necessidade e da proporcionalidade, não sendo apropriado conceder, de forma indiscriminada, o mais alto grau de sigilo a todas as informações geradas.
C
Certo
E
Errado
As recepcionistas mantêm por perto documentos de consulta frequente, pois eles são essenciais para as atividades diárias do órgão em que exercem suas atividades. Em Arquivologia, esses documentos são classificados como:
A
de primeira idade.
B
de segunda idade.
C
de terceira idade.
D
de quarta idade.
E
de quinta idade.
A classificação documental é etapa essencial da gestão documental no serviço público, pois organiza os documentos conforme as funções e atividades institucionais, garantindo controle, recuperação da informação e correta destinação dos documentos.
Analise as assertivas a seguir e assinale V (verdadeiro) ou F (falso):
(__)A classificação documental tem como finalidade agrupar documentos exclusivamente pelo assunto, independentemente da função ou atividade administrativa que lhes deu origem.
(__)A classificação documental deve refletir a estrutura funcional e as atividades do órgão produtor, assegurando a organicidade do conjunto documental.
(__)A correta classificação dos documentos é requisito indispensável para a aplicação das tabelas de temporalidade e para a definição da destinação final.
(__)A classificação documental é aplicável apenas aos documentos em suporte físico, sendo dispensável para documentos digitais ou eletrônicos.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
F, V, F, V.
B
V, V, F, F.
C
F, V, V, F.
D
F, F, V, F.
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES conta com a Classe 200, Pesquisa e a Subclasse 250 Transferência e Inovação Tecnológica. Na descrição da subclasse, há a informação: "Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à gestão do conhecimento científico produzido na instituição como apoio à solicitação de pedidos de
A
assinatura dos termos de compromisso do docente orientador e do discente, bem como os documentos referentes ao cancelamento, substituição e reativação de projetos de graduação".
B
inscrição do certame pelo orientador, os planos de orientação, metodologia de acompanhamento e de avaliação, bem como de julgamento e comunicação do resultado".
C
registro em órgãos competentes para assegurar o amplo e irrestrito acesso às pesquisas e desenvolvimento tecnológico e inovação desenvolvidos na instituição patrocinadora o projeto".
D
patentes, à disseminação da cultura de propriedade intelectual, às atividades de transferência e de inovação tecnológica e às atividades de empreendedorismo".
O assunto dos documentos é o que define as classes e subclasses de um plano de classificação de documentos.
C
Certo
E
Errado
A correta classificação de documentos é essencial para o manejo eficiente da informação e para atender às normativas de auditoria e compliance. Sendo assim, relacione as categorias de documentos listadas na coluna A com as descrições correspondentes na coluna B.
Coluna A
1. Documentos Correntes.
2. Documentos Intermediários.
3. Documentos Permanentes.
Coluna B
( ) São aqueles que, tendo cumprido sua vigência e relevância para os processos imediatos, não são mais frequentemente utilizados, mas que ainda não podem ser descartados devido a requisitos legais.
( ) Refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que devem ser preservados indefinidamente.
( ) Constituem os documentos em uso constante e que são necessários para a construção das atividades rotineiras e processos operacionais da instituição.
A sequência correta é:
A
3 - 2 - 1.
B
2 - 3 - 1.
C
1 - 2 - 3.
D
1 - 3 - 2.
Ano:
2026
A classificação arquivística deve ser baseada:
A
no assunto do documento.
B
na frequência de uso dos documentos.
C
nas funções da instituição.
D
no suporte documental.
E
no valor histórico presumido dos documentos.
O documento de autenticidade não reconhecida é chamado de
A
apógrafo
B
apócrifo
C
apenso
D
apófilo
No âmbito da Arquivologia, a classificação de documentos tem como principal finalidade
A
eliminar documentos considerados antigos.
B
organizar os documentos segundo critérios previamente definidos, facilitando sua localização e utilização.
C
reduzir o número de documentos produzidos pela instituição.
D
digitalizar todos os documentos do arquivo.
E
transferir documentos para instituições de guarda permanente.
Ao receber documentos de um órgão extinto, o arquivista do novo órgão deve integrá‑los a seu próprio arquivo funcional, classificando‑os de acordo com as atividades atuais da instituição, para facilitar a recuperação da informação.
C
Certo
E
Errado
Após reclamações de cidadãos sobre dificuldade de acesso às informações administrativas da Câmara Municipal, a mesa diretora determinou que a secretaria organizasse os arquivos físicos e digitais relativos a contratos, portarias e relatórios administrativos produzidos nos últimos três anos. O servidor responsável observou que diversos documentos estavam sem classificação adequada, armazenados em pastas genéricas e sem padronização de nomenclatura digital. Além disso, alguns expedientes oficiais haviam sido enviados por correio eletrônico institucional sem registro formal de encaminhamento.
Considerando as boas práticas de documentação pública, redação oficial e arquivamento administrativo, assinale a alternativa INCORRETA.
A
A organização padronizada dos arquivos administrativos favorece o controle documental, a transparência e a recuperação eficiente das informações institucionais.
B
A comunicação oficial interna pode adotar procedimentos simplificados de redação, independentemente dos padrões formais aplicáveis aos documentos administrativos.
C
O uso do correio eletrônico institucional deve observar formalidade compatível com a comunicação administrativa e registro adequado das informações encaminhadas.
D
A ausência de classificação documental pode comprometer o controle administrativo e dificultar a localização posterior de atos e expedientes oficiais.
A classificação é a etapa do protocolo que consiste na transformação de documentos avulsos em processo, agrupando‑os de forma ordenada com uma numeração específica, quando for necessário.
C
Certo
E
Errado
Os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos para administrações públicas municipais são instrumentos essenciais. Acerca do tema, é INCORRETO afirmar que:
A
As tabelas de temporalidade estabelecem prazos de guarda e destinação dos documentos, considerando valor administrativo, legal e histórico.
B
A aplicação de planos e tabelas de temporalidade contribui para racionalizar a gestão documental e evitar acúmulo desnecessário.
C
As tabelas de temporalidade podem prever tanto a eliminação quanto a guarda permanente de documentos.
D
Os planos de classificação e tabelas de temporalidade são dispensáveis, pois a gestão documental pode ser feita sem critérios técnicos.
Ano:
2026
Banca:
Instituto ISET - ISET
Prova:
ISET - Prefeitura de Amélia Rodrigues - BA - Agente Administrativo - 2026
Durante a organização do arquivo corrente de um órgão público, verificou-se que vários documentos referentes a processos distintos haviam sido arquivados em pastas incompatíveis com sua classificação, dificultando a localização das informações sempre que algum setor solicitava consulta. Considerando os princípios da gestão documental, assinale a alternativa incorreta.
A
A classificação documental facilita a recuperação das informações e contribui para a eficiência administrativa.
B
A organização dos documentos deve observar critérios previamente definidos e uniformemente aplicados.
C
O arquivamento inadequado pode comprometer a localização dos documentos, aumentar o tempo de resposta e prejudicar a continuidade das atividades administrativas.
D
Depois de arquivado, um documento não pode mais ser reclassificado, ainda que tenha sido identificado erro na sua organização.
E
A correta organização documental favorece a preservação da memória institucional e o controle das informações produzidas pela Administração.
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