Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

Segundo a necessidade de classificação em grau de sigilo, os documentos podem ser classificados em ultrassecreto, reservado e pessoal.

Considerando a classificação de documentos de arquivo, ela consiste na:

Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.

(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p.: il.; 23 cm. Projeto como fazer; v. 2. p. 11.)

Referente à classificação de documentos abordada por Gonçalves, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A classificação se torna condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo.

( ) A classificação arquivística se fundamenta na análise e agrupamento de documentos por assunto.

( ) O plano de classificação visa traduzir visualmente a relação hierárquica entre as classes documentais.

( ) A classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter permanente a partir de classes.

A sequência está correta em

Os documentos classificados como sigilosos devem ser de conhecimento restrito e requerem medidas especiais de salvaguarda, custódia e divulgação. Nesse sentido, os documentos que contenham assuntos com restrições específicas de acessos, que embora não exijam alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou organização, além de criar embaraços administrativos, como os assuntos referentes a pessoal, material e finanças, são os classificados como:

Utilizar o sistema eletrônico de informações para registrar automaticamente a data e hora de entrada de documentos digitais é uma atividade que cabe à etapa de classificação no setor de protocolo.

Uma vez aprovados o código de classificação, a tabela de temporalidade e a destinação de documentos de arquivo pela instituição arquivística na esfera de competência, a instituição pública detentora do acervo não precisará de nova autorização externa para eliminar os documentos que tenham tal destinação prevista na tabela.

Devem-se utilizar fundamentos distintos para a classificação de documentos digitais e para a classificação de documentos analógicos.

O plano de classificação, o quadro de arranjo e a tabela de temporalidade são instrumentos de classificação, elaborados no âmbito da função arquivística de classificação.

Sobre arquivamento de documentos, analise as assertivas abaixo:

I. O arquivamento eficiente facilita a localização rápida de documentos.

II. Documentos sigilosos devem ser armazenados em locais de acesso restrito.

III. A classificação de documentos pode ser feita de forma aleatória, sem necessidade de padronização.

IV. O uso de arquivos digitais pode complementar o arquivamento físico.

Está(ão) CORRETA(S):

Para que seja eficaz, a classificação arquivística deve suceder a ordenação documental.

Como a elaboração de um plano de classificação é um processo, a primeira etapa a ser realizada é

A classificação de documentos pode ser feita levando-se em consideração diversas características, como a tradição documental, que tem como exemplos os seguintes:

Os denominados documentos ostensivos não possuem restrição de acesso e podem ser divulgados publicamente.

Um documento é produzido para um fim específico; nesse caso, uma minuta de ata de reunião de diretoria.

Os elementos minuta, textual, ata e ata de reunião, são classificações baseadas, respectivamente, no(a):

Sobre a classificação arquivística conforme Schellenberg (2006), assinale a alternativa INCORRETA.

Relacione corretamente os conceitos numerados de 1 a 5 com as definições correspondentes, com base no Dicionário de Terminologia Arquivística (2005). Em seguida, marque a alternativa que contém a sequência numérica CORRETA:

1 Suporte

2 Tipo Documental

3 Formato

4 Gênero Documental

5 Espécie Documental

( ) Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.

( ) Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

( ) Material no qual são registradas as informações.

( ) Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.

( ) Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.

Marque a alternativa CORRETA:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Com relação à classificação documental, avalie se são exemplos de gênero documental:

I. Textual

II. Original

III. Relatório

Está correto o que se apresenta em

Um dos objetivos da função arquivística de classificação é estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos.

A gestão de documentos é um pilar da transparência e eficiência administrativa. O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é um instrumento técnico essencial utilizado pela Câmara Municipal de Paraíba do Sul, como em outros órgãos públicos, para organizar a totalidade dos documentos produzidos e recebidos, independentemente do suporte. O principal método de organização empregado na construção e na aplicação de um Plano de Classificação de Documentos para o contexto de um órgão público do Poder Legislativo, como a Câmara, é aquele que reflete a estrutura de suas atividades, sendo fundamental para a recuperação e destinação final dos documentos. Diante disso, o princípio fundamental que orienta a organização no âmbito da gestão arquivística de uma Câmara Municipal é:

A elaboração do plano de classificação requer estudos sobre a estrutura e o funcionamento da instituição.