Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

Uma instituição está realizando a reorganização de seus arquivos, que incluem documentos físicos e digitais acumulados ao longo de vários anos. A equipe de administração decidiu aplicar os conceitos fundamentais da arquivologia para garantir o acesso rápido e eficiente às informações. No entanto, enfrentam dificuldades em classificar corretamente os documentos, especialmente em relação aos critérios de temporalidade e destinação. De acordo com os princípios arquivísticos, qual dos procedimentos abaixo é mais adequado para garantir a eficiência no armazenamento e recuperação de informações?

Qual é o objetivo principal da classificação de documentos na administração pública, considerando sua importância para a organização, o acesso eficiente às informações e o cumprimento das obrigações legais e administrativas?

A classificação de documentos por assunto facilita:

“_________________ pode ser considerado a acomodação que se faz à classificação efetuada anteriormente, depois das baixas sofridas em decorrência da avaliação. Não há por que desconsiderar a classificação anterior se os conjuntos documentais [...] não foram atingidos pelos prazos da temporalidade, tendo sido julgados de valor permanente.”

(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.)

Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior

Os documentos gerados ou recebidos por pessoas ou instituições no desempenho de suas funções compõem o arquivo. A classificação desses documentos compreende:

I. Suporte.

II. Gênero.

III. Espécie.

Está CORRETO o que se afirma:

Documento de arquivo pode ser definido como suporte que contém uma informação arquivística, também podendo ser classificado quanto à natureza do assunto. Já os documentos ostensivos são aqueles que não possuem restrição de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

Em um cenário de arquivologia, a escolha do sistema e método de arquivamento adequado é crucial para garantir a organização eficiente e o fácil acesso aos documentos. Analise as afirmações a seguir:

I.O arquivamento alfabético é amplamente utilizado em arquivos de pessoas físicas e jurídicas, pois organiza os documentos com base no nome do autor ou do assunto, facilitando a pesquisa por ordem alfabética.

II.O arquivamento cronológico organiza os documentos de acordo com as datas de produção ou recebimento, sendo ideal para registros temporais, como correspondências e documentos periódicos.

III.O arquivamento por assunto ou classificação temática agrupa documentos com base em temas ou áreas de conhecimento, permitindo uma consulta eficaz quando o usuário tem um assunto específico em mente.

Dentre as afirmações apresentadas está correto o que se afirma em:

Considerando os diferentes tipos de classificação de documentos, avalie os itens a seguir.

I. Textuais.

II. Cartográficos.

III. Originais.

É (são) exemplo(s) de gêneros documentais:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o documento escrito ou impresso de ambos os lados chama-se:

Considerando a relação existente entre as funções arquivísticas, a análise da organização dos documentos de arquivo na administração pública brasileira refere-se, especificamente,

Tanto o poder público quanto empresas privadas produzem diariamente grande volume de documentos que necessitam ser devidamente armazenados em ambientes adequados, para melhor organização e acesso às informações. Tais documentos são produzidos e classificados como arquivos públicos e arquivos privados, e sua principal distinção está em sua origem e seus objetivos. O arquivo público, como o próprio nome sugere, é aquele onde constam as informações que competem ao poder público – Prefeituras, Governo dos Estados, Governo Federal, Ministério Público, Justiça Federal, entre outros. São considerados objetivos do arquivo público, EXCETO:

O plano de classificação deve ser alterado cada vez que alguma mudança legal resultar em alteração de prazo de guarda de documentos arquivísticos da instituição.

Um dos objetivos da classificação de documentos é fundamentar as funções de avaliação e descrição.

Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um sistema de controle de expediente?

Uma instituição elaborou seu plano de classificação com base em sua estrutura funcional. Observe um fragmento desse plano:

01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO (função)

01.01 Administração e modernização estratégica (subfunção)

01.02 Relação institucional (subfunção)

01.03 Registro em órgão competente (subfunção)

01.04 Controle Interno (subfunção)

01.05 Comunicação Social (subfunção)

BRASIL. Superior Tribunal de Justiça. Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos da administração judiciária do Superior Tribunal de Justiça. Disponível em: <https://bdjur.stj.jus.br/jspui/bitstream/2011/146978/Plano_classifica%c3%a7%

c3%a3o_tabela.pdf>. Acesso em: 15 abr. 2024.

Considerando o fragmento apresentado e sabendo que a estrutura do plano está subdividida em função, subfunção, atividade e conjunto documental, seriam, respectivamente, uma atividade e um conjunto documental da subfunção 01.04 Controle Interno:

No contexto de técnicas de arquivo e protocolo, qual a importância da classificação de documentos?

A função de verificação de assiduidade e/ou pontualidade dos funcionários de um determinado setor é feito por meio de um documento cuja tipologia é o

Analise o documento a seguir.

Considerando a partição diplomática ou a crítica diplomática, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) O trecho marcado com o número 1 compreende a data tópica.

( ) O trecho marcado com o número 2 compreende a exposição, pois são explicitadas as causas do ato.

( ) O trecho marcado com o número 3 compreende o dispositivo, que é a própria substância do ato, em que se determina o que se quer.

Assinale a sequência correta.

O método de classificação de documentos que representa uma lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor e que permite atualizações periódicas denomina-se:

A classificação produz a possibilidade de uma avaliação profunda e o alcance do objetivo estratégico de se manter as informações necessárias e descartar o que é supérfluo. Para a avaliação, é fundamental que os documentos estejam classificados, considerando que