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Questões de Concurso sobre Classificação de documentos
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O objetivo da atividade Classificação de Documentos, na gestão documental, é
A
identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida.
B
analisar as instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental.
C
assegurar o cumprimento das fases corrente e intermediária dos documentos.
D
acumular os documentos, de forma natural, independentemente do suporte da informação.
E
recuperar o contexto de produção dos documentos e identificar os tipos/séries documentais.
No contexto da classificação e gestão documental, a distinção entre tipo documental e espécie documental contribui para a organização e preservação de documentos. Assinale a alternativa que apresenta esta distinção.
A
O tipo documental define a estrutura física dos documentos, enquanto a espécie documental especifica a função dos documentos dentro da organização
B
O tipo documental se refere à categoria geral do documento com base na ação que o gerou, enquanto a espécie documental se refere ao formato específico e características dos documentos, ajudando na organização e preservação de acordo com suas características e propósito
C
O tipo documental se refere à forma do registro dos documentos, enquanto a espécie documental se concentra apenas na data de criação dos documentos
D
O tipo documental e a espécie documental são intercambiáveis e podem ser usados para descrever qualquer documento sem distinção
Marque a alternativa que apresenta o instrumento arquivístico que consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim, sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que possuam semelhança de conteúdo informacional, os quais serão representados por um código numérico.
A
Catálogo.
B
Tesauro.
C
Inventário.
D
Plano de classificação.
E
Vocabulário controlado.
A classificação de um documento de arquivo é feita a partir da função que esse documento tem.
C
Certo
E
Errado
Sobre a classificação dos arquivos, correlacione as colunas da tabela abaixo.
Coluna I | Coluna II | ||
1. | Entidade Mantenedora. | A. | Especial e especializado. |
2. | Estágios de Evolução. | B. | Setorial e Central. |
3. | Extensão ou Abrangência. | C. | Corrente, intermediário e permanente. |
4. | Natureza dos Documentos. | D. | Público ou privado. |
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
A
1D / 2B / 3C / 4A
B
1B / 2A / 3D / 4C
C
1C / 2D / 3A / 4B
D
1D / 2C / 3B / 4A
E
1A / 2B / 3C / 4D
A classificação de documentos arquivísticos, segundo Sousa (2022), é um tema antigo na literatura e na prática arquivística, não fazendo parte, pelo menos até o momento, de uma agenda atual de discussões na área. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A classificação, segundo Souza (2004), é uma operação matricial de todo o trabalho arquivístico, sendo um elemento importante para a transparência e o compartilhamento de informações.
( ) Tem como propósito fundamentar as soluções de organização e recuperação dos registros documentais.
( ) Até o presente momento, a classificação por espécies é o método mais efetivo para a organização e destinação dos documentos de arquivo, especialmente no âmbito das organizações.
( ) O Plano de Classificação constitui o instrumento de gestão de arquivos decorrente da classificação, e a todos eles devem ser atribuídos códigos, tal como observa o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
( ) A escolha de um método funcional, ao invés de um sistema baseado no organograma da organização, se dá em virtude da estabilidade das funções e atividades.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
V – V – F – V – F.
B
V – V – F – F – V.
C
F – V – F – V – V.
D
F – F – V – V – F.
E
V – F – V – F – V.
A classificação de documentos é uma das atividades da gestão de arquivos e deve ser realizada de acordo com operações de estudo e de codificação do documento.
Em relação a essas operações, assinale a alternativa que indica corretamente ações de suas rotinas.
A
Receber o documento • Ler para identificar o assunto principal • Localizar o assunto no Código de classificação da instituição • Digitalizar o documento e nomear o arquivo com o código
B
Receber o documento • Ler para identificar os assuntos principal e secundários • Localizar os assuntos no Código de classificação • Anotar o código na primeira página
C
Receber e protocolar o item • Ler para identificar as palavras-chave • Localizar as palavras-chave no Código de classificação • Anotar o código na primeira página (documentos/artigos), na lombada (livros) ou na contracapa (encadernações)
D
Receber e protocolar o documento • Ler para identificar os assuntos principal e secundários • Localizar os assuntos na ABNT correspondente • Identificar o documento
E
Receber e protocolar o documento • Ler para identificar os assuntos principal e secundários • Localizar os assuntos na ABNT correspondente • Identificar o documento seguindo a norma • Encaminhar para arquivo
É uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Deve-se, então, escolher a categoria na qual o documento será inserido, atribuindo-lhe o respectivo código, que permitirá recuperá-lo posteriormente.
Sobre as etapas da atividade de Protocolo, o texto acima se refere a:
A
Recebimento.
B
Classificação.
C
Registro e autuação.
D
Tramitação.
E
Expedição.
Analise as informações a seguir, e assinale a alternativa correta.
Função: 001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Subfunção: 001.01 xxxxxxxxxxx
Atividade: 001.01.01 yyyyyyyyyy
Documentos: 001.01.01.001 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria. 001.01.01.002 Processo de elaboração de ato normativo
(Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. – 2. ed., revista e ampliada. – São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2018).
A
O nome provável da Subfunção 001.01 é “Elaboração de atos normativos”.
B
O nome provável da Atividade: 001.01.01 é “Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades e empresas”.
C
O nome provável da Atividade: 001.01.01 é “Formulação de diretrizes e metas de ação”.
D
O nome provável da Subfunção 001.01 é “Ordenamento jurídico”.
E
O nome provável da Atividade: 001.01.01 é “Formalização de acordos bilaterais”.
"Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido."
O trecho acima se refere ao seguinte instrumento de gestão de arquivos:
A
dossiê arquivístico
B
tabela de temporalidade
C
massa documental acumulada
D
plano de classificação de documentos
Ano:
2023
Banca:
Instituto Ágata
Segundo Sousa (2014), são conceitos relacionados ao processo classificatório:
A
Levantamento documental, Arquivamento e Eliminação.
B
Classificação, Ordenação, Arquivamento, Codificação e Instrumento de Classificação.
C
Catálogo, Índice, Inventário, Guia e Instrumento de Classificação.
D
Classificação, Avaliação e Descrição.
E
Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Listagem de Eliminação.
No que concerne à classificação ou aos tipos de arquivo, é correto afirmar que
A
arquivo central consiste no arquivo com predominância de documentos em tramitação e decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa, também denominado arquivo técnico.
B
arquivo administrativo é o responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, assumindo a centralização do armazenamento, também denominado arquivo setorial.
C
arquivo especializado refere-se ao arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos.
D
arquivo privado é definido como um arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa, é a expressão usada em oposição à arquivo científico.
E
arquivo regional é a denominação do arquivo público mantido pela administração federal ou central de um país, identificado e responsável como o principal agente da política arquivística em seu âmbito.
A classificação arquivística é realizada a partir da análise e da identificação do conteúdo dos documentos, sem considerar a categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados ou acessados.
C
Certo
E
Errado
A importância da atividade de classificação dos documentos no processo de gestão documental se verifica pelo fato de
A
eliminar a necessidade de registro e protocolo.
B
dar maior privacidade aos documentos sigilosos.
C
acelerar o processo de recebimento de documentos.
D
reduzir a quantidade de documentos produzidos.
E
facilitar a localização dos documentos.
De acordo com a Lei nº 8.159/1991 (que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos) existem documentos públicos que não são de uso corrente nos órgãos produtores, mas por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Estes documentos são identificados pela citada lei como:
A
contumazes
B
intermediários
C
probatórios
D
inalienáveis
E
históricos
A classificação de documentos pode ser conceituada como a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Sobre os benefícios que a classificação adequada pode proporcionar à instituição, analisar os itens abaixo:
I. Fácil identificação e localização dos documentos arquivados.
II. Produção de subsídios para o trabalho de avaliação e de aplicação da Tabela de Temporalidade.
III. Padronização dos métodos de arquivamento.
Está(ão) CORRETO(S):
A
Somente o item I.
B
Somente o item II.
C
Somente os itens I e III.
D
Todos os itens.
A charge a seguir, chama a atenção para o processo de classificação dos documentos:
Os conceitos a seguir, podem ser utilizados para explicar a classificação de documentos, EXCETO:
A
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um o plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
B
Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
C
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e as condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
D
Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de sigilo, conforme legislação específica.
E
Ato pelo qual se organiza documentos conforme suas caracteristicas, tais como, assunto, data, departamento etc.
O ser humano organiza a informação desde que se começou a registrá-la. A arquivística faz parte desse processo no mundo das organizações.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) em relação ao assunto.
( ) A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação.
( ) Tabela de entrada é um instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
( ) Tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
( ) A teoria dos três documentos define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
( ) Guia de transferência é o instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
F • V • F • V • V
B
V • V • V • V • F
C
F • V • F • F • F
D
V • F • V • F • V
E
F • F • V • V • V
Considerando-se os arquivos municipais, analisar os itens abaixo:
I. A elaboração do instrumento de classificação exige trabalho criterioso de equipe multidisciplinar: arquivistas, administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos da instituição.
II. No plano de classificação de assuntos aplicados aos documentos produzidos, recebidos e acumulados na esfera da administração local, deve-se chamar a atenção dos responsáveis para a importância do conhecimento sistemático, a partir da legislação, das funções básicas (e de suas principais subdivisões) do governo Municipal.
A
Os itens I e II estão corretos.
B
Somente o item I está correto.
C
Somente o item II está correto.
D
Os itens I e II estão incorretos.
Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação. Trata-se da definição de
A
pesquisa documental.
B
utilização dos documentos.
C
classificação de documentos.
D
acesso à informação.
E
descrição arquivística.
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