Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

Ao realizar as atividades de separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composição que se articulam formando o fundo de arquivo, você estabelece a imagem do contexto em que são produzidos os documentos a partir da função ou técnica arquivística de

Sobre a classificação dos documentos, é correto afirmar:

Informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma sobre o plano de classificação de documentos.

( ) Garante o correto fluxo dos documentos, independente do suporte.

( ) Representa de maneira lógica a estrutura e o funcionamento de uma organização pública.

( ) Estabelece o prazo de guarda dos documentos nos arquivos correntes e intermediários.

( ) Define as classes abstratas que correspondem às funções e atividades de um órgão ou entidade.

( ) Determina a destinação final adequada aos registros produzidos e recebidos no exercício das funções dos órgãos.

( ) Norteia a organização física dos documentos, constituindo-se como referencial básico para sua recuperação.

De acordo com as afirmações, a sequência correta é

“Percorrendo os princípios e requisitos propostos pelos filósofos e pelos estudiosos da Teoria da Classificação, podemos afirmar que alguns são perfeitamente aplicáveis ao processo classificatório em Arquivística em toda sua dimensão e especificidades.”

Sobre os princípios e requisitos da classificação arquivística, é INCORRETO afirmar:

O método de arquivamento desenvolvido por Dewey apresenta configuração decimal e é utilizado em bibliotecas, na administração pública e nas empresas, como ferramenta no arquivamento e gestão de documentos por meio da utilização de códigos. Por esse método, na atividade meio da empresa, a classe 000 é utilizada para assuntos de “administração geral” e, na subclasse “orçamento e finanças,” utiliza-se o seguinte código:

O Plano de Classificação de Documentos de arquivo é um instrumento técnico de organização dos documentos, elaborado com base na análise das funções e das atividades da instituição que os gerou, agrupando documentos de acordo com as funções e atividades do órgão, em classes, subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem hierárquica do geral para o particular. Logo, os documentos produzidos ou recebidos por uma prefeitura, em decorrência do exercício de suas atividades-meio, deverão ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, no tocante às atividades-meio. Nesse sentido, atribui-se o código 000 para a classe “administração geral” e, para a subclasse “patrimônio”, atribui-se o seguinte código:

Considere os seguintes elementos.

I - Mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de classificação de documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção de um plano de classificação relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades de seu âmbito de atuação.

II - Programa de preservação documental, contemplando as etapas de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico em todos os suportes.

III - Diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de recuperação de informações com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para garantir o acesso à documentação de valor permanente.

IV - Determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos aprovado pelo CONARQ.

Quais são necessários aos programas de gestão de documentos?

No que concerne à classificação e à caracterização de correspondências nos setores de protocolo, elas são, quanto ao seu destino e à sua procedência, classificadas como externa e interna.

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimento da natureza dos documentos a serem classificados e a estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, as quais são:

O (A) _______________ é a análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.

A lacuna acima deve ser preenchida por:

Há algumas formas para classificar os documentos, realizada conforme suas características. Analise as questões abaixo e julgue a que forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo gênero.

Ao elaborar um plano de classificação de documentos arquivísticos, você deverá seguir dois critérios, e um deles se refere às divisões, aos setores e aos departamentos da instituição. Qual é esse critério?

Ao ser incumbido para realizar a classificação de documentos de seu setor, você deverá utilizar procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Para isso, quais operações você precisa realizar?

A classificação refere-se ao processo de análise da documentação de arquivos, a fim de estabelecer sua destinação, de acordo com seus valores (probatórios informativos ou históricos).

A leitura e a classificação de documentos conforme o código de classificação institucional são atividades precípuas do setor de expedição.

Considere as seguintes afirmativas sobre a classificação arquivística:

l - A classificação deve espelhar a rotina das organizações, ser uma virtualidade das estruturas, das funções e, principalmente, das atividades ali desenvolvidas. Para tanto, exige conhecimento da estrutura organizacional da administração produtora e das necessidades de utilização dos documentos produzidos por parte dos administradores.

II - Consiste no levantamento da produção documental com objetivo de criar representações, estas não são idênticas ao real, e sim abstrações. Trata-se de uma tentativa de representação ideológica das informações contidas nos documentos.

Ill - É uma atividade intelectual e autônoma, de modo que não repercute sobre as demais funções e atividades de tratamento arquivístico. Seu produto consiste em um instrumento de representação não hierárquico, o plano de classificação.

IV- Dá visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, clarificando a relação orgânica entre os documentos. Logo, o plano de classificação deve refletir as funções, as atividades e as ações/tarefas de instituição acumuladora nas fases corrente e intermediária.

V - Consiste na ordenação intelectual e física de acervos, propondo uma hierarquização de suas informações referentes capaz de refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora, além de facilitar o processo de busca e de recuperação dos documentos produzidos.

Assinale a alternativa correta:

De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), em relação à documentação, são sistemas de classificação, EXCETO:

O plano de classificação é elaborado respeitando-se e reproduzindo-se a estrutura organizacional da instituição.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo utilizado pelo Senado Federal foi estruturado com base no método de classificação

O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. A classificação é, antes de tudo, lógica e com base na análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito