Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

No processo de classificação, a codificação é o registro, nos documentos, de símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, o qual pode ser numérico, alfanumérico e variadex.

O CONARQ sugere, em relação à classificação dos documentos, a utilização de um modelo de código. O código referente a documentos de caráter genérico, relativo à Administração Geral, bem como àqueles que representam assuntos que não possuam classificação específica no Código de Classificação de documentos de arquivo é

Analise o quadro a seguir.

(Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, 2001)

Em relação ao Código de classificação de documentos é correto afirmar que

A classificação de documentos torna possível separar, organizar e sistematizar o acesso aos documentos, de forma rápida e segura. Com relação ao gênero, um dos elementos utilizados para classificá-los, pode-se afirmar que

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), entre os principais sistemas de classificação de documentos estão:

I. Assunto em ordem alfabética.

II. Cronológico.

III. Origem ou destino em ordem de codificação.

Quais estão corretas?

A classificação persegue um fim, um objetivo, uma finalidade. No caso dos arquivos, objetiva-se

As operações técnicas que se assemelham na organização dos arquivos correntes e dos arquivos permanentes são:

No que diz respeito às noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.

Os documentos confidenciais devem sempre ser classificados com a maior prioridade no protocolo, independentemente de seu conteúdo.

A ___________________ de documentos é o processo de categorizar e organizar documentos com base em critérios específicos para facilitar a recuperação, o acesso e a gestão eficiente das informações, um procedimento utilizado no protocolo de documentos. A maneira pode variar dependendo da organização, do contexto e dos requisitos específicos. Assinale a opção que completa corretamente o texto acima.

No tocante à classificação dos documentos, é CORRETO afirmar:

Os documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador são classificados como documentos:

Leia o texto e observe as figuras a seguir.

Júlio César é arquivista e trabalha no arquivo central da ALMG, responsável pela custódia dos documentos nas fases intermediária e permanentes. No dia 03/02/2023, a Gerente-Geral da Escola do Legislativo encaminhou para o arquivo central os seguintes documentos:

- O planejamento pedagógico e as atas das reuniões preparatórias, originais, do curso Fundamentos do Processo Legislativo, oferecido para o público interno, na modalidade à distância, entre 23/1/2021 e 30/1/2021, acompanhados da listagem descritiva e do termo de recolhimento, devidamente preenchidos e assinados.

- O diário de classe, os formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e a lista dos certificados de participação emitidos, originais, referente ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 04/08/2020 a 08/09/2020, acompanhados, apenas, da listagem descritiva, devidamente preenchida e assinada.

- Acompanhados do termo de transferência, devidamente preenchido e assinado, documentos, originais, de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, oferecido na modalidade presencial, para os servidores dos gabinetes, entre 12/12/2017 e 19/12/2017, com a seguinte despacho: “Arquive-se. Prestação de contas realizada em: 20/12/2018.”

- Acompanhados do termo de recolhimento e da listagem descritiva de documentos, preenchidos e assinados, a solicitação de transporte e hospedagem e os recibos de pagamento, originais, do professor do curso de curso de Políticas públicas e a distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 07/01/2007 e 09/01/2007, com as seguintes anotações no bifólio: “Prestação de contas em: 10/12/2007. Aprovação das contas do Governador referente ao exercício de 2007 aprovada pela ALMG através da Resolução 5440, de 24/10/2013. Decisão final do TCE-MG: “Parecer pela extinção do processo, em 04/12/2014”.

12.3.3.1 Subsérie: Identificação de necessidades formativas e planejamento das atividades de ensino

Inclui: memória de reunião preparatória entre gestor, gerentes operacionais, demandantes e professor, documentos da atividade, plano de curso, planejamento pedagógico, material de divulgação.

12.3.3.2 Subsérie: Inscrição e execução da atividade formativa interna

Inclui: lista de indicados, pedidos de inscrição, ofícios para a gerência-geral, diário de classe, lista de assinatura, formulário de avaliação da atividade (versão do aluno), formulário de avaliação do processo de planejamento e de implantação da atividade (versão do professor), relatório de atividade do processo, relatório de atividades dos alunos, relatório de atividades do professor, lista de certificados de participação, certificados de participação.

12.3.3.3 Subsérie: Instrução para pagamento relativo à atividade formativa interna

Inclui: plano de curso, documentos de contratação do professor, termo de cooperação intersetorial, cadastro de profissional externo, cadastro de pessoa jurídica, solicitação de transporte e/ou hospedagem, contratos, recibo de pagamento.

Considerando o texto e as figuras acima, a terminologia arquivística e a Deliberação nº 2663/2017 da ALMG, analise os quatro procedimentos a seguir:

I. Júlio César deve efetuar o recolhimento do planejamento pedagógico e das atas das reuniões preparatórias do curso Fundamentos do Processo Legislativo ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2028, quando, então, deverão ser transferidos ao arquivo permanente.

II. Quanto ao diário de classe, aos formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e à lista dos certificados de participação emitidos, referentes ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, Júlio César deve solicitar à Escola do Legislativo a elaboração do termo de transferência para, então, efetivar a transferência ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2027, quando, então, poderão ser eliminados.

III. Em relação aos documentos de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, Júlio César deve devolvê-los à Escola do Legislativo, pois o prazo de guarda na fase corrente será até dezembro de 2023.

IV. Quanto à solicitação de transporte e hospedagem e aos recibos de pagamento do professor do curso de Políticas públicas e à distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, Júlio César deve explicar à Gerente-Geral da Escola do Legislativo que os prazos de guarda desses documentos, nas fases corrente e intermediária, expiraram; que a destinação final dos mesmos é a eliminação; e que a Secretária-Geral da Mesa deverá encaminhar uma comunicação formal ao Arquivo Público Mineiro contendo a manifestação do interesse em eliminar a documentação.

Está(ão) CORRETO(S):

Como instrumento de gestão de documentos, o plano de classificação de documentos de arquivo:

I.Resulta da atividade de classificação que lista os documentos de arquivo de acordo com o assunto dos documentos.

II.Resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo.

III.Agrupa documentos de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.

É correto o que se afirma em:

Analise o quadro a seguir.

Assinale a alternativa correta.

Analise o quadro a seguir.

(Adaptado do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: atividades-meio (2005))

Assinale a alternativa que apresenta, respectivamente, no plano de classificação uma atividade e um documento.

“A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital.”

Entre os quatro itens que formam a classificação de documentos, a que se refere ao gênero/formato diz respeito ao (à

Plano de Classificação de Documentos é o instrumento arquivístico utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos pelo município, no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas. Entende-se por classificação de documentos:

Analise os excertos abaixo:

Excerto I: A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

Excerto II: Para que a classificação de documentos de arquivo seja eficiente, devem seguir, operações e rotinas como estudo e a codificação.

Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro, 2001.

A partir da análise dessas asserções, é possível afirmar que:

Considerando as seguintes atividades de um plano de classificação de documentos: licitação e administração de contratos; registro de preços; cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços; e contratação de serviços e obras assinale a alternativa que apresenta a função à qual estão subordinadas.