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Questões de Concurso sobre Classificação de documentos
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Da mesma forma que a Teoria das Três Idades é utilizada para a avaliação, as estratégias para a classificação são baseadas nos princípios
A
da territorialidade e da organicidade.
B
do respeito aos fundos e da ordem original.
C
da unicidade e da indivisibilidade.
D
da organicidade e da ordem original.
E
do respeito aos fundos e da unicidade.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A classificação dos documentos consiste na realização das operações de estudo do documento, com sua respectiva codificação.
C
Certo
E
Errado
Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar a preparação adequada para garantir a preservação e a acessibilidade futura dos arquivos. Qual prática recomendada para preparação de documentos a serem arquivados?
A
Os documentos devem ser armazenados diretamente nas pastas de arquivo, sem a necessidade de higienização, pois a limpeza pode danificar o material.
B
Todos os documentos devem ser digitalizados antes de serem arquivados fisicamente, eliminando a necessidade de manter qualquer forma de arquivo físico.
C
O material a ser arquivado deve ser dobrado e grampeado em grupos menores para economizar espaço, o que facilita o armazenamento em pastas compactas.
D
Documentos avulsos devem ser organizados em grupos, classificados por tipo, e inseridos em pastas adequadas, com etiquetas claras para facilitar a identificação e recuperação.
E
Documentos com diferentes prazos de retenção devem ser arquivados juntos, em uma única pasta, para simplificar o processo de arquivamento e eliminação.
Um documento apresenta diversos elementos, formas e conteúdos e sua representação nos diferentes suportes ou formatos que os documentos de arquivo podem ser caracterizados. Escolha a opção que exemplifica uma dessas características.
A
Gênero.
B
Formato.
C
Apresentação.
D
Periocidade.
E
Dinâmica de texto.
A espécie de documentos que são considerados atos de comprimentos obrigatórios, sendo de manifestação de autoridades e devendo ser acatados por subordinados, denominam-se:
A
comprobatórios
B
enunciativos
C
normativos
D
ajustes
Em relação à classificação de documentos, é correto afirmar que
A
compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividades por ele desenvolvidas – na perspectiva da estrutura e funcionamento do organismo produtor.
B
se o organismo produtor de um arquivo for uma entidade, muito provavelmente fontes de informação não estarão no próprio arquivo e sim na Câmara Municipal, correspondendo a documentos relacionados à criação e à instalação da entidade e aos principais momentos de reformulação ou redirecionamento administrativo.
C
no caso de instituições particulares, assim como ocorre com as instituições públicas, além da legislação, outros documentos de constituição são decisivos (como os estatutos sociais), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo também costuma se apoiar em atas de reuniões, relatórios de atividades, planos de metas e projetos institucionais.
D
se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa jurídica, as fontes de informação privilegiadas para a realização do estudo de sua trajetória serão os documentos que concentram informações gerais sobre suas atividades econômicas e sociais.
E
a localização e a consulta das fontes de informação, em geral, podem resultar na reunião mínima de dados que, se sistematizados, permitirão compreender o contexto específico da produção e da avaliação dos documentos do arquivo em tratamento.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Qual é o primeiro passo teórico-metodológico a ser dado na elaboração do plano de classificação de documentos arquivísticos?
A
Fixar os limites internos do conjunto dos documentos arquivísticos.
B
Distinguir as categorias de funções desempenhadas pelos arquivos.
C
Definir a base de divisão para a elaboração de um plano de classificação.
D
Delimitar conceitualmente o sujeito criador da documentação arquivística.
E
Escolher o princípio de divisão para a estruturação das classes documentais.
Há diversas formas de organizar o arquivo, tais como: pasta AZ, fichário, envelopes, unidades diversas de acondicionamento etc. Porém, independentemente, do tipo de organização definido, há a necessidade da identificação por meio de códigos correspondentes à classificação e ordenação dos documentos a serem arquivados. Dos métodos a seguir, qual emprega a ordenação de documentos por assunto?
A
Dígito-terminal
B
Geográfico
C
Cronológico
D
Ideográfico
E
Duplex
A classificação constitui-se em uma função arquivística para a organização dos documentos de um arquivo, que, por mais variados que sejam, apresentam elementos característicos comuns (GONÇALVES, 1998). Considerando os elementos comuns dos documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Suporte: corresponde ao material no qual estão registradas as informações, como papel ou filme.
( ) Forma: corresponde à configuração física do suporte no qual a informação foi registrada, considerando a sua natureza ou modo como foi confeccionado, como caderno, livro ou rolo de filme.
( ) Formato: se refere à etapa de elaboração e transmissão do documento, como rascunho ou original.
( ) Gênero: se refere à configuração de um registro documental conforme os signos usados para comunicar seu conteúdo, como textual, audiovisual ou iconográfico.
( ) Espécie: se refere mais especificamente à natureza das informações contidas no documento, como declaração, relatório ou ata.
( ) Tipo: se refere à atividade que gerou determinada espécie de documento, como ata de reunião ou ata de condomínio.
A sequência está correta em
A
F, V, F, V, F, V.
B
F, V, V, F, F, F.
C
V, F, F, V, V, V.
D
V, F, V, F, V, F.
Dentro das práticas de arquivologia, qual a importância da classificação adequada dos documentos no trabalho do(a) Secretário(a) Parlamentar e de Comissões?
A
Permite a eliminação regular de documentos para otimizar o espaço físico do arquivo.
B
Facilita a identificação e o descarte imediato de documentos confidenciais.
C
Prioriza documentos digitais em detrimento dos físicos para modernização do arquivo.
D
Assegura a rápida recuperação de informações e a preservação documental conforme a relevância.
Ao discorrer sobre a gestão de documentos e os procedimentos que a compõem Indolfo explica que “ao final do século XX, os conceitos de gestão documentos e de ciclo vital encontravam-se consolidados, apesar das aplicações e das práticas diferenciadas. Porém, é possível afirmar que os avanços científicos e o impacto das novas tecnologias de comunicação e informação voltaram a desafiar a Arquivologia a rever, ou melhor, a renovar, mais uma vez, os princípios e as práticas arquivísticas” (2013, p. 53). Qual o recurso técnico validado pela Arquivologia capaz de determinar os documentos que irão constituir o patrimônio arquivístico de uma instituição ou sociedade?
A
Avaliação.
B
Arranjo.
C
Eliminação.
D
Seleção.
E
Classificação.
A elaboração e aplicação de códigos ou planos de classificação são etapas essenciais no processo de gestão de documentos arquivísticos. Pautado neste contexto, elaboração e aplicação de códigos de classificação de documentos, assinale a alternativa correta:
A
A elaboração de códigos de classificação envolve a criação de sistemas alfanuméricos ou numéricos que indicam a localização dos documentos, mas não leva em consideração a função ou o contexto em que os documentos são gerados.
B
A criação e aplicação de códigos de classificação são tarefas exclusivas de arquivos públicos, não sendo permitida em ambientes corporativos privados ou comerciais.
C
Os códigos de classificação devem ser aplicados de forma fixa e imutável, sem possibilidade de revisão, uma vez que as funções da organização não mudam com o tempo.
D
Os códigos de classificação devem ser simples e flexíveis, permitindo a fácil alteração, caso a organização altere suas funções ou adote novos documentos ou sistemas.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Para Schellenberg (1974), as repartições públicas que produzem uma quantidade excessiva de documentos podem diminuir essa quantidade
A
simplificando as funções, os métodos de trabalho e as rotinas de documentação.
B
conservando os documentos, as operações e a forma de arquivamento.
C
implementando modelos, métodos e forma de registro da informação.
D
uniformizando a criação dos documentos, o uso e a classificação da informação.
Sobre Noções de Arquivologia, incluindo informação, documentação e classificação, assinale "V" para as afirmações verdadeiras e "F" para as afirmações falsas:
1. ( ) A Arquivologia é a ciência que estuda os métodos e técnicas de organização e gestão de informações em meios digitais, não tendo relação com documentos físicos.
2. ( ) A informação é o resultado do processo de coleta, organização e interpretação de dados, sendo a base de toda a atividade arquivística.
3. ( ) A documentação refere-se apenas a documentos em papel, não abrangendo registros em formato digital ou outros suportes.
4. ( ) A classificação é o processo de identificação e organização de documentos em categorias ou classes, de acordo com critérios pré-estabelecidos.
5. ( ) A avaliação de documentos é uma etapa importante na gestão de informações, que envolve a análise do valor histórico e administrativo dos documentos para decidir sobre sua manutenção ou eliminação.
São verdadeiras:
A
2, 3, 4.
B
2, 4, 5.
C
1, 2, 3.
D
1, 4, 5.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Qual é o objetivo da classificação de documentos de arquivos?
A
Tornar complexa a ligação ente os documentos.
B
Dar invisibilidade às análises do organismo produtor de documentos.
C
Dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo.
D
Traduzir um esquema de representação cronológica entre classes e subclasses.
E
Permitir a localização de um único documento.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Durante a elaboração do plano de classificação de documentos de arquivo, é recomendável buscar, para as classes a serem criadas, um nível de generalidade ideal, que proporcione simplicidade, flexibilidade e expansibilidade ao plano.
C
Certo
E
Errado
Com base no tema arquivos correntes, assinale a alternativa correta.
A
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida, para fins de controle e de tomada de decisão.
B
Os arquivos correntes não respondem pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes.
C
Os arquivos correntes raramente encontram na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de protocolo e arquivo ou arquivo e comunicação.
D
Espera‑se que as atividades de expedição e de arquivo corrente funcionem de modo independente, dada a incompatibilidade de tarefas em comum.
E
São quatro os setores em que são distribuídas as atividades dos arquivos correntes: protocolo; expedição; arquivamento; e destinação.
O secretário escolar da Secretaria Municipal de Educação de Angra dos Reis está empenhado em aprimorar o gerenciamento de documentos em uma escola pública local. Ao analisar a situação, ele identifica uma diversidade de documentos utilizados nas rotinas administrativas e educacionais da instituição.
Tipos de documentos encontrados:
1. Boletim: utilizado para divulgar assuntos de interesse da organização, como desempenho escolar e eventos.
2. Matrículas: documentos referentes à inscrição de alunos na escola, contendo informações pessoais e acadêmicas.
3. Comunicação interna: utilizada para tratar de assuntos administrativos, solicitações e determinações com base em normas organizacionais.
4. Contrato: documento utilizado para formalizar compromissos, como a aquisição de materiais e a execução de obras e serviços.
5. Ofício: utilizado para a correspondência externa de assuntos oficiais, sendo assinado por chefes e dirigentes da escola.
Considerando os tipos de documentos encontrados, como o secretário escolar deve proceder para otimizar o gerenciamento desses documentos?
A
Classificar os documentos com base na ordem alfabética dos assuntos abordados.
B
Organizar os documentos de acordo com o período letivo, priorizando informações do ano corrente.
C
Separar os documentos considerando sua natureza, como comunicativos, contratuais e acadêmicos.
D
Agrupar os documentos levando em conta sua relevância administrativa, ignorando conteúdos específicos.
E
Classificar os documentos priorizando aqueles relacionados aos alunos, desconsiderando outros setores da escola.
O instrumento de gestão que tem como principal objetivo a organização da documentação arquivística é
A
o Guia.
B
o Catálogo.
C
a Tabela de equivalência.
D
o Plano de classificação.
E
a Tabela de Temporalidade.
De acordo com o Decreto nº 7.724/2012, as informações classificadas como documentos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhadas:
A
ao Museu Nacional.
B
à Câmara dos Deputados.
C
ao Arquivo Nacional.
D
à Biblioteca Nacional.
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