Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

Na gestão documental de uma organização, é essencial categorizar os arquivos de maneira adequada para facilitar o acesso e a consulta. Dentre os tipos de arquivos utilizados, aquele que está sujeito a consultas periódicas é denominado

A classificação e a avaliação de documentos são duas funções arquivísticas fundamentais ao bom desempenho do conjunto de procedimentos que compreendem a gestão de documentos. O records management, traduzido no Brasil como gestão de documentos, surgiu no período entre a Primeira e a Segunda Guerra Mundial e apareceu como uma área que tinha estreito vínculo com a Administração. A gestão de documentos tem por objetivos:

Quais são as etapas do tratamento arquivístico da documentação que ocorrem quando há organização dos documentos de um arquivo, através da análise do seu conteúdo, separando-os por diferença ou por semelhança de temática?

O arquivamento de documentos corresponde a um modo de organização e armazenamento de documentos de forma sistemática, permitindo fácil identificação. Analise entre Verdadeiro (V) ou Falso (F) quais dos itens abaixo são técnicas de arquivamento de documentos utilizadas.

(__)Alfabética.

(__)Numérica simples.

(__)Método dígito-terminal.

(__)Método Dígito longitudinal.

A seguir assinale a alternativa com a ordem correta de cima para baixo:

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são instrumentos básicos da gestão científica de documentos de arquivos.

(Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Conselho Nacional de Justiça. Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) – Brasília: CNJ, 2021. P/45.)

A respeito da classificação de documentos, assinale a afirmativa INCORRETA.

Quanto a noções de documentação, especificamente, quanto à classificação de documentos, leia as afirmações a seguir, quanto às ações que a caracterizam:

I. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

II. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.

III. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica.

O correto está apenas em:

O agrupamento de documentos, de acordo com as funções e atividades do órgão, em classes, subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem hierárquica do geral para o particular é chamado de

A classificação do documento deve ser feita de acordo com a importância para o produtor e o documento deve permanecer arquivado enquanto houver interesse nele.

Para organizar documentos arquivísticos de um arquivo corrente, é necessário, inicialmente, elaborar o seguinte instrumento:

Um conjunto documental de uma empresa é acumulado por meio da sua atividade prática, administrativa, jurídica, entre outras.

O arquivista representa o contexto de produção e a organicidade entre o arquivo e o seu produtor, por meio da seguinte função:

Na definição das classes a serem criadas dos documentos de arquivo, é necessário que haja um nível de generalidade ideal que proporcione, no mínimo, as qualidades de simplicidade, flexibilidade e expansibilidade.

Procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística são essenciais para o profissional arquivista, que deve fazer uso de instrumentos, tais como o Plano de Classificação, a Tabela de temporalidade e destinação e o Manual de gestão arquivística de documentos. Associe esses instrumentos com a sua finalidade.

I - Plano de Classificação

II - Tabela de temporalidade e destinação

III - Manual de gestão arquivística de documentos

P - Definição das categorias de usuários e das permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos.

Q - Objetiva estabelecer procedimentos regulares no tocante a produção, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a legislação vigente.

R - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

S - Instrumento arquivístico que determina prazos de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento e a eliminação de documentos.

As associações corretas são:

Sobre a classificação de documentos, é correto afirmar que:

Sobre o processo de organização de arquivos, a etapa que levar em conta a divisão por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles e a definição de quem terá acesso a quais documento, é chamada de:

A classificação de documentos de arquivo deve ser precedida pela leitura do documento para que, imediatamente em seguida, possa ser definido o prazo de guarda.

No Brasil, infelizmente, é frequente ordenar sem classificar os documentos de arquivo. No entanto, essa forma de organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o seu organismo produtor. A natureza desses vínculos fica verdadeiramente clara por meio do

O processo pelo qual se torna possível organizar vários elementos de forma agrupada em detrimento de suas semelhanças, facilitando seu posterior acesso, identificação e localização é chamado de:

Assinale a alternativa que apresenta corretamente rotinas envolvidas no arquivamento de documentos na fase corrente de um ciclo vital de documentos fundamentado na teoria das três idades.

Analise as informações a seguir:

I. É certo afirmar que um Plano de classificação é um Sistema de classes pré-definidas, concebido para a organização de um arquivo corrente.

II. É certo afirmar que Plano de preservação de arquivos analógicos é um documento estratégico que descreve os procedimentos para a estruturação técnica e organizacional voltados à preservação contínua de documentos de arquivo eletrônicos por ações realizadas sobre os objetos digitais que os compõem.

Marque a alternativa CORRETA:

As tipologias documentais desempenham um papel fundamental na administração e no funcionamento eficiente da escola, garantindo que todas as áreas de operação estejam bem organizadas e que as informações sejam geridas de forma adequada. Dentre as alternativas abaixo, assinale a única alternativa que apresenta os documentos que são tipicamente classificados sob a tipologia documental de Documentos Administrativos da escola.