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Questões de Concurso sobre Classificação de documentos
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Larissa é a servidora de determinada Secretaria Municipal de Administração responsável por analisar o conteúdo da documentação que chega ao órgão, identificá-la e atribuir-lhe um código conforme tabela estabelecida em portaria. De acordo com a atividade descrita exercida por Larissa, assinale a alternativa que indica corretamente em qual etapa do protocolo a servidora atua:
A
Recebimento.
B
Classificação.
C
Distribuição.
D
Controle.
E
Expedição.
Durante a realização dos processos de gestão de documentos em uma instituição são gerados diversos instrumentos que auxiliam a definição do tipo documental, da sua classificação, da temporalidade e da destinação final, entre outras facilidades.
É considerado um instrumento de gestão de documentos:
A
Plano de horas.
B
Plano de fundo.
C
Plano de estudos.
D
Plano de classificação.
E
Plano de cargos e salários.
Leia o texto a seguir.
“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”
Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n. 6, 2012, p. 22.
A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar:
A
A prática de promover a avaliação na fase corrente é considerada totalmente inadequada.
B
A vinculação entre a classificação e a avaliação é primordial para garantir o controle do ciclo de vida e dos fluxos documentais e o acesso às informações.
C
O desenvolvimento da classificação e da avaliação nos arquivos intermediários tem se mostrado vantajoso do ponto de vista técnico e gerencial.
D
O levantamento dos prazos de guarda deverá acontecer antes da identificação dos documentos pelo processo de classificação.
A classificação arquivística é a organização dos documentos de um arquivo de forma desassociada de qualquer plano ou código de classificação.
C
Certo
E
Errado
A ordenação e o arquivamento são feitos após a classificação dos documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Leia o texto a seguir.
Letícia e Davi são os novos estagiários de arquivologia da ALMG. Na última sexta-feira, eles tiveram um treinamento com o arquivista da instituição sobre a organização física e intelectual dos documentos arquivísticos. O arquivista lhes apresentou um instrumento técnico, fruto de uma ação intelectual desenvolvida a partir de princípios arquivísticos estabelecidos. O instrutor explicou que:
“Como a geração de documentos arquivísticos está diretamente ligada à execução das atividades da ALMG, o ponto de partida para a elaboração do instrumento foi a cadeia de valor da instituição, que é uma representação gráfica do conjunto de macroprocessos desempenhados pela instituição. Esses macroprocessos estão decompostos em até cinco níveis hierárquicos: macroprocessos, processo, subprocessos, atividades e tarefas. No instrumento técnico, cada macroprocesso corresponde a uma seção. Os processos foram mapeados e analisados com o objetivo de identificar, dentre as atividades que os integram, aquelas em que há produção, reprodução, recebimento ou armazenamento de documentos. Os processos acumuladores de documentos correspondem às subseções do instrumento. Os subprocessos que produzem ou recebem documentos, quando existentes, correspondem às séries do instrumento. A depender da complexidade do processo, as atividades produtoras ou recebedoras também podem corresponder a séries e ou a subséries do instrumento. Em algumas situações, muito específicas, em que o processo é bastante complexo e em que as tipologias documentais formam dossiês cuja identidade depende da tramitação processual, os dossiês também formam subséries. O instrumento, na prática, compreende um esquema no qual os conjuntos e subconjuntos de documentos são dispostos de uma maneira hierárquica e lógica. Cada nível hierárquico do instrumento (seções, subseções, séries e subséries), receberam uma notação numérica com o objetivo de facilitar a sua compreensão e operacionalização.”
Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, analise afirmativas a seguir:
I. O instrumento técnico é o plano de classificação.
II. A ação intelectual desenvolvida é a avaliação.
III. A notação numérica é a ordenação.
Estão INCORRETAS as afirmativas:
A
I e II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
I, II e III.
D
II e III, apenas.
De acordo com Batista (2017), para que o sistema de arquivamento seja eficiente é necessário que o profissional administrativo conheça todos os tipos de documentos. Sendo assim, os documentos de uma organização podem ser classificados em:
A
Temporários, permanentes e extraoficiais.
B
Provisórios, oficiais, permanentes e artificiais.
C
Virtuais, físicos, permanentes e oficiais.
D
Oficiais, empresariais, descartáveis e artificiais.
Analise o plano de classificação parcial de um escritório de advocacia, apresentado a seguir.
Diretoria administrativa 1.1 Gerência administrativa e recursos humanos 1.1.1 Departamento de gestão de pessoas 1.1.1.1 Seleção de candidatos 1.1.1.2 Controle de frequência de colaboradores 1.1.1.2.1 Atestado de frequência 1.1.1.2.2 Boletim de frequência 1.1.1.2.3 Comunicado de ocorrências 1.1.1.2.4 Folha de ponto 1.1.1.2.5 Formulário de justificativa de falta 1.1.1.2.6 Lista de banco de horas 1.1.1.3 Controle de férias e licenças 1.1.1.4 Organização de cursos e treinamentos |
Em relação ao plano de classificação parcial, assinale a alternativa correta.
A
Folha de ponto e Lista de banco de horas são documentos gerados por atividades-meio.
B
Diretoria Administrativa e Gerência administrativa e recursos humanos são atividades fins.
C
Seleção de candidatos e Controle de frequência de colaboradores são séries documentais.
D
Boletim de frequência e Comunicado de ocorrências são atividades do Departamento de gestão de pessoas.
E
Organização de cursos e treinamento indica o código referente à unidade produtora dos documentos.
Responsável na instituição pela aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade de documentos, proposição de critérios para seleção de amostragem e sugestão para incorporação de novos documentos.
Trata-se
A
do DIBRARQ – Diretório Brasil de Arquivos.
B
da PAPIR – Plataforma de Arquivos Pessoais e de Instituições Religiosas.
C
do SIAN – Sistema de Informações do Arquivo Nacional.
D
do CODEARQ – Código da Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos.
E
da CADA - Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
A codificação consiste na determinação de código correspondente ao tema de que trata o documento. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de codificação caracterizada por não utilizar letras nem sinais e por ter definição racional por sequência lógica.
A
Codificação hierárquica.
B
Codificação numérica.
C
Codificação vertical.
D
Codificação tradicional.
E
Codificação representativa.
Um indivíduo é arquivista da Prefeitura Municipal de uma cidade do interior paulista e está revisando o plano de classificação de documentos da atividade-meio, proposto para o município. Ao estudar o referido instrumento de gestão, especificamente a Função: 004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS, identificou um erro quanto à subordinação dos documentos “Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos” e “Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços”, da Subfunção: 004.01 Controle de compras, serviços e obras.
Assinale a alternativa que apresenta, respectivamente, a classificação correta para os documentos identificados quanto à atividade que os produziu.
A
Atividade: 004.01.04 Aquisição de bens materiais e patrimoniais; Atividade: 004.01.01 Licitação e administração de contratos.
B
Atividade: 004.01.03 Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços; Atividade: 004.01.01 Licitação e administração de contratos.
C
Atividade: 004.01.02 Registro de preços; Atividade: 004.01.05 Contratação de serviços e obras.
D
Atividade: 004.01.05 Contratação de serviços e obras; Atividade: 004.01.04 Aquisição de bens materiais e patrimoniais.
E
Atividade: 004.01.01 Licitação e administração de contratos; Atividade: 004.01.03 Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços.
"Trata-se de uma tarefa de maior importância, uma vez que, a função primordial é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados."
Fonte Paes, Marilena Leite - Arquivo: teoria e prática - 3.ed. - Rio de Janeiro - Ed. FGV - 2004.
Pautado nessa asserção, qual tarefa foi descrita neste contexto?
A
Expedição.
B
Estudo.
C
Arquivamento.
D
Inspeção.
E
Codificação.
Ano:
2023
A classificação é considerada como uma das operações técnicas que objetiva dar acesso, estabelecer o contexto da produção documental e fundamentar a avaliação e a descrição no âmbito da gestão de documentos. Seu conceito não é estranho à Arquivística, sua definição segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2010), é a “sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. Desta forma, é correto afirmar que:
A
a classificação não considera os princípios da proveniência e da ordem original com as primeiras características de divisão em uma estrutura classificatória.
B
só a classificação permite a desvinculação dos documentos de arquivo do conjunto das funções, atividades e tarefas da entidade geradora.
C
os planos de classificação são construídos sem considerar a origem administrativa dos documentos da entidade geradora.
D
a classificação não considera os princípios da proveniência e da ordem original como critério para organização interna de um fundo arquivístico.
E
só a classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo mantendo os vínculos orgânicos específicos que possui com a entidade geradora.
A classificação de documentos ajuda a organizar informações de maneira lógica e estruturada, tornando mais fácil encontrar e acessar documentos quando necessário. São consideradas formas de classificação de documentos, EXCETO:
A
Espécie.
B
Gênero.
C
Número de páginas.
D
Formato.
Arquivar documentos de forma eficiente é fundamental para manter a organização e facilitar a recuperação quando necessário. Considere as afirmativas relacionadas a documentação e arquivo apresentadas a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__)O método muito utilizado nos arquivos é o alfabético, é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome.
(__)Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
(__)O método de arquivamento é determinado pela natureza do documento a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo Teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro − Editora: FGV, 2004.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
A
F − F − V.
B
F − V − F.
C
V − F − F.
D
V − V − V.
A atividade de classificação é posterior à de avaliação dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Considerando o tema arquivologia, associe as duas colunas, relacionando o conceito inerente às espécies de documentos com suas respectivas características.
A sequência CORRETA dessa associação é:
A
III, I, IV, II.
B
II, I, IV, III.
C
IV, II, III, I.
D
II, IV, I, III.
E
I, III, II, IV.
O trecho do Esquema de Classificação apresentado anteriormente utiliza o seguinte método de classificação:
A
alfabético;
B
duplex;
C
decimal;
D
unitermo;
E
dígito-terminal.
Ao código empregado para individualizar documentos e localizá-los no arquivo dá-se o nome de
A
notação.
B
identidade.
C
etiqueta.
D
visor.
E
número de tombo.
O conceito de classificação no âmbito da arquivologia, segundo Silva (1999), começa a aparecer na literatura a partir do século XVII, com o surgimento dos primeiros manuais. Com base nesse tema, analise as assertivas abaixo:
1. Segundo Souza (2004), a filosofia e a Teoria da Classificação, têm princípios que são perfeitamente aplicáveis ao processo classificatório em arquivística em toda a dimensão e especificidades.
2. A relação entre os vários níveis (relação entre os conceitos), de acordo com Souza (2004), se resume ao modelo artistotélico de gênero/espécie documental, facilitando o processo de busca e localização dos documentos.
3. A classificação em Arquivística, segundo Souza (2004), tem como resultado um produto: o instrumento de classificação (ou plano de classificação), sendo nele que deverão estar representadas as equivalências e as hierarquias.
4. O princípio da territorialidade é a base de todo o trabalho de classificação em arquivos, conforme Souza (2004).
5. As divisões, em uma estrutura classificatória, podem ser vazias e sobrepor-se no seu conjunto, segundo Souza (2004).
O resultado da somatória dos números correspondentes às assertivas corretas é:
A
03.
B
04.
C
05.
D
06.
E
09.
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