Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

“Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos…”

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(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2). p. 13.)

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De acordo com Gonçalves avalie as afirmações a seguir acerca da classificação, ordenação e arranjo de documentos.

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I - A classificação é uma atividade lógica.

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II - A ordenação garante maior facilidade na consulta dos documentos.

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III - A classificação torna visíveis as funções e atividades do órgão produtor do arquivo.

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IV - O plano de classificação prevê a estrutura lógica dos documentos de valor secundário.

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V - O quadro de arranjo garante aos documentos primários maior eficiência na localização.

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Está correto apenas o que se afirma em

Uma das áreas apresentadas para estudo é a classificação de documentos, dentre estes temos as rotinas correspondentes as operações de classificação que norteiam a forma que os documentos devem ser:

O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 e a classe 900. Estas classes se referem, respectivamente, a:

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato. Avalie as opções a seguir e marque a que não condiz com essas classificações.

A classificação funcional está pacificada na literatura arquivística. Desde Schellenberg, nos anos 1950, há um entendimento de que a classificação de documentos de arquivos deve ser realizada de forma a agrupar os documentos pelas funções que lhes deram origem. Assinale a opção que contempla outra possibilidade de classificação (organização dos documentos), além da classificação funcional.

Sobre a classificação de documentos arquivísticos, analise as afirmativas a seguir.

I. A classificação é uma representação da realidade e tem como finalidade, no caso dos arquivos, a organização dos documentos.

II. A classificação necessita de um princípio de divisão estabelecido pela finalidade, pelas características e pelas relações entre os documentos.

III. O fundamento da divisão deve se manter inalterado para todas as divisões, ou seja, deve-se utilizar um único princípio de classificação.

Está correto o que se afirma em

...

O trecho de um instrumento de gestão exposto acima constitui um exemplo de:

A classificação de documentos de arquivo é resultado da identificação do documento com a atividade e função que lhes deu origem.

Observe o trecho abaixo, extraído do Plano de Classificação Documental (PCD) de uma empresa.

A recepcionista deve protocolar um documento referente ao exame médico de um profissional que ingressará na empresa.

A numeração desse documento deve iniciar com

Considerando-se os arquivos, analisar os itens abaixo:

I. Quanto ao prazo de validade do suporte ou da técnica de impressão, é preferível que se empreguem determinadas tecnologias quando não se tem os recursos necessários não só para a manutenção dos equipamentos, mas, sobretudo, para sua continuada substituição, tendo em vista a rapidez com que se tornam obsoletos.

II. Como a entrada do documento na instituição deve ser realizada pela unidade orgânica de protocolo, é preciso dar realce a esse patamar inicial, destacando-se que as operações de protocolo não podem ser informatizadas.

III. A classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Está(ão) CORRETO(S):

“O _____________________ resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.”

A classificação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.

Disponível em:https://ged.taugor.com.br/classificacao-de-documentos/

Nesse sentido, assinale V, para as afirmativas verdadeiras, ou F, para as falsas:

(__)Gênero é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: ata, contrato, Decreto, ofício, certidão e entre outras.

(__)Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: contrato de prestação de serviço e certidão de nascimento.

(__)Forma é determinada de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

(__)A natureza do assunto que está sendo abordado no documento é observada, nos casos concretos, se está prejudicando a administração ou não quando divulgado.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas, de cima para baixo:

O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que leva a uma melhoria dos serviços arquivísticos. Em se tratando dos serviços arquivísticos, o código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Assinale a alternativa que o descreve:

Observe os elementos de um plano de classificação:

001 organização administrativa

001.01 ordenamento jurídico

001.01.01 elaboração de atos normativos

001.01.01.001 decretos e estatutos

A ordem descrita corresponde, respectivamente a:

Assim como os documentos não digitais, os documentos digitais deverão ser codificados conforme o código de classificação de documentos, ainda que sua eliminação não siga os mesmos termos.

A classificação de documentos reflete as atividades executadas às quais ele se refere, bem como a estrutura organizacional e os assuntos por ele tratados. Assim, é correto afirmar que os métodos de classificação são divididos meramente em organizacional e por assunto.

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código:

Classificar é organizar os documentos em um arquivo. É feito a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto, facilitando a localização e arquivamento dele. Para essa análise, é utilizado o Código de Classificação de Documentos (CCD), que permite classificar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no exercício de suas atividades e funções. O método Duplex pode ser utilizado como eixo principal para a criação dos respectivos CCD. Esse método consiste em:

No que se refere aos conceitos e características dos arquivos e documentos, assinale a alternativa correta.

Analise os itens a seguir:

I- O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo são instrumentos que refletem as funções e atividades de um órgão e/ou entidade, utilizados para classificar, avaliar e definir a destinação final de todos os documentos, produzidos e/ou recebidos por uma instituição.

PORQUE

II- A Tabela de Temporalidade é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob diferentes temas, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas, sendo prescindível sua aprovação pelo dirigente do órgão ou autoridade competente.

Marque a alternativa correta: