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Classificar é organizar os documentos em um arquivo. É...
Classificar é organizar os documentos em um arquivo. É feito a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto, facilitando a localização e arquivamento dele. Para essa análise, é utilizado o Código de Classificação de Documentos (CCD), que permite classificar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no exercício de suas atividades e funções. O método Duplex pode ser utilizado como eixo principal para a criação dos respectivos CCD. Esse método consiste em:
A
Classificar os documentos de acordo com sua temporalidade, do mais atual para o mais antigo, ordenados de forma decrescente.
B
Organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
C
Determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.
D
Classificar os documentos a partir do seu local de origem, devendo ser definido se será por cidade, estado ou país.
E
Classificar os documentos em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções do órgão.