Questões de Concurso sobre Função e Finalidades dos Arquivos

Considerando-se a perspectiva arquivística contemporânea, é correto afirmar que o sistema de arquivos é

No contexto da documentação escolar, a função dos arquivos corrente e permanente ultrapassa a mera organização administrativa, pois ambos possuem finalidades específicas relacionadas à vida escolar dos estudantes. Considerando essa perspectiva, assinale a alternativa correta.

Em caso de cessação das atividades de determinada instituição pública, sua documentação tem destinação única: a instituição arquivística pública.

São considerados documentos arquivísticos os registros de ações e atividades desempenhadas por uma pessoa física ou jurídica, público ou privada, para atender a determinada finalidade. Quanto às características dos arquivos, é correto afirmar:

Durante a rotina administrativa de um conselho regional, um assistente administrativo precisa organizar documentos físicos relacionados a registros profissionais, processos administrativos e correspondências oficiais. Para facilitar a localização futura dos documentos, ele decide estruturar o arquivo utilizando métodos e normas adequados de arquivamento. Considerando os princípios de documentação, arquivo e métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.

A função original do arquivo é servir de instrumento de prova e informação das atividades de seu produtor.

No âmbito da gestão documental, o arquivo exerce papel fundamental na organização, preservação, custódia e disponibilização dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições, assegurando sua integridade, autenticidade e acesso quando necessário. Tomando como parâmetro as funções próprias do arquivo, assinale a alternativa que não corresponde a uma de suas finalidades:

De acordo com a terminologia arquivística brasileira, arquivo é o conjunto de documentos:

A função primordial dos arquivos é apenas a guarda permanente de documentos, não abrangendo atividades relacionadas ao acesso, à recuperação da informação ou ao apoio às atividades administrativas.

Sobre a definição e finalidade do arquivo, assinale V para VERDADEIRO e F para FALSO:

( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.

( ) Para ser funcional um arquivo não precisa ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

( ) As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.

( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

( ) A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

Após a análise, assinale a alternativa CORRETA, respectivamente:

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Considerando os tipos de arquivos, assinale a alternativa CORRETA:

A função primordial de um arquivo em uma organização administrativa é servir de apoio à administração e, com o tempo, tornar-se fonte de história. Segundo os princípios da Arquivologia, a função básica do arquivo é:

O grande acúmulo de documentos sem tratamento arquivístico, excedeu a capacidade de gerenciamento das instituições, e, diante dessa problemática, foi preciso buscar novas estratégias para racionalizar a produção e, sobretudo, para efetuar a correta eliminação de parte dos acervos documentais destituídos de valor informativo, surgindo assim, a gestão de documentos. Qual é a função arquivística considerada como uma ferramenta estratégica desenvolvida para estabelecer o tempo de guarda e de destino final para os conjuntos documentais, com o propósito de auxiliar na liberação de espaço físico, preservação do patrimônio documental e rápido acesso às informações?

Da sua criação, cadastramento, acompanhamento ao arquivamento, os documentos empresariais seguem como um dos mais importantes recursos organizacionais. Eles são prova de registro e fonte para consultas.

Nesse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Pode‑se realizar a alusão que o arquivo possui três idades, arquivo corrente, intermediário e permanente: jovem, maduro e ancião, respectivamente.

II. A descrição de uma função dos arquivos deve possuir os seguintes atributos – ser objetiva no sentido de especificar, coerente na composição junto ao assunto, e oportuna, fazendo‑se útil para informar quem a lê.

III. Mínima intervenção, inserção de materiais de qualidade assegurada e possibilidade de remoção e retratabilidade posterior são princípios que devem ser obedecidos para a ação do descarte de documentos.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Referindo-se às funções do arquivo, avalie as sentenças:

I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.

II - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.

III - Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.

IV - Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.

V - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.

VI - Executar as funções específicas, conforme a organização e administração da instituição.

Após a análise, pode-se afirmar:

Referindo-se à definição e função dos arquivos, analise as sentenças:

I - Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

II - Para ser funcional um arquivo deve ser pouco planejado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

III - As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir

IV - Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

V - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

VI - A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

VII - O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.

Após a análise, pode se afirmar:

A função básica do arquivo é guardar papéis.

A perspectiva da Arquivística Integrada, proposta pelos canadenses, define que o objeto da arquivologia é

“Os arquivos — na sua missão de preservar e conservar o patrimônio cultural documental — são fontes de informação e conhecimento que proporcionam a gestão adequada do patrimônio documental e iconográfico relativo à memória de uma nação”.

(Toutain, 2012, p. 18)

Para que os arquivos cumpram tal missão, é necessário

No que diz respeito à função e à finalidade do arquivo, analisar a sentença.

A função básica do arquivo é servir à Administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história (1ª parte). A principal finalidade do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda (2ª parte).

A sentença está: