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A função primordial de um arquivo em uma organização administrativa é servir de apoio à administração e, com o tempo, tornar-se fonte de história. Segundo os princípios da Arquivologia, a função básica do arquivo é:
Eliminar documentos que ocupem muito espaço físico.
Tornar disponíveis as informações contidas no acervo sob sua guarda.
Organizar livros e revistas para consulta de lazer dos servidores.
Guardar apenas documentos que possuam valor financeiro imediato.
Impedir o acesso público aos documentos para garantir sua integridade física.