Questões de Concurso sobre Função e Finalidades dos Arquivos

Da sua criação, cadastramento, acompanhamento ao arquivamento, os documentos empresariais seguem como um dos mais importantes recursos organizacionais. Eles são prova de registro e fonte para consultas.

Nesse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Pode‑se realizar a alusão que o arquivo possui três idades, arquivo corrente, intermediário e permanente: jovem, maduro e ancião, respectivamente.

II. A descrição de uma função dos arquivos deve possuir os seguintes atributos – ser objetiva no sentido de especificar, coerente na composição junto ao assunto, e oportuna, fazendo‑se útil para informar quem a lê.

III. Mínima intervenção, inserção de materiais de qualidade assegurada e possibilidade de remoção e retratabilidade posterior são princípios que devem ser obedecidos para a ação do descarte de documentos.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

A perspectiva da Arquivística Integrada, proposta pelos canadenses, define que o objeto da arquivologia é

“Os arquivos — na sua missão de preservar e conservar o patrimônio cultural documental — são fontes de informação e conhecimento que proporcionam a gestão adequada do patrimônio documental e iconográfico relativo à memória de uma nação”.

(Toutain, 2012, p. 18)

Para que os arquivos cumpram tal missão, é necessário

No que diz respeito à função e à finalidade do arquivo, analisar a sentença.

A função básica do arquivo é servir à Administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história (1ª parte). A principal finalidade do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda (2ª parte).

A sentença está:

"Em uma instituição pública ou privada, os arquivos são aqueles documentos que, por sua relevância histórica, legal ou administrativa, devem ser preservados por tempo indeterminado, pois sua conservação é essencial para comprovar a veracidade de fatos e para atender aos requisitos legais ou regulamentares. Esses arquivos são fundamentais para a gestão da memória institucional e podem incluir registros históricos, documentos que comprovam a posse de bens públicos, contratos, entre outros. A destinação destes arquivos deve seguir critérios estabelecidos pela legislação vigente e normas arquivísticas, com a finalidade de garantir que a informação seja acessível e preservada ao longo do tempo."

Assinale a alternativa que descreve corretamente o tema abordado no texto.

Os objetivos funcionais são responsáveis pela produção e conservação dos documentos de arquivo.

Sobre a definição e função do arquivo, analise as sentenças, considerando V (verdadeiro) e F (falso):

( ) Arquivo pode ser entendido como a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.

( ) Para ser funcional um arquivo deve pouco planejado, instalado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

( ) Os documentos possuem caráter orgânico peculiar à organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos (bibliográficos, peças de museu etc.).

( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

( ) A função básica do arquivo é tornar indisponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.

( ) O papel do arquivo é salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar, respectivamente:

A função básica de um arquivo é auxiliar a organização a conduzir o processo de busca e recuperação da informação no acervo de sua responsabilidade.

Os arquivos são os setores responsáveis por reunir, organizar e preservar os documentos produzidos pela entidade ao longo de suas atividades. Sobre os objetivos primários e secundários dos arquivos, analisar a sentença.

Os objetivos primários do arquivo relacionam-se ao atendimento dos fins funcionais, administrativos e jurídicos da instituição ao qual estão vinculados (1ª parte). Os objetivos secundários do arquivo relacionam-se à pesquisa histórica e à cultural (2ª parte).

A sentença está:

O arquivo é um setor responsável pela gestão documental da empresa, garantindo a preservação e a acessibilidade dos documentos. Sobre as principais funções do arquivo, analisar os itens.

I. Conserva documentos para fins funcionais.

II. Classifica os documentos de forma padronizada.

III. Acumula documentos organicamente.

Está CORRETO o que se afirma:

Em um órgão público, observou-se que os servidores acumulavam uma grande quantidade de documentos impressos e digitais, sem critérios claros de classificação, avaliação ou eliminação. Como consequência, havia dificuldade em localizar informações e risco de perda de dados importantes. Para resolver o problema, o auxiliar de administração decidiu implantar um programa de gestão de documentos.

De acordo nessa situação, assinale a alternativa correta, que define o objetivo principal da gestão de documentos na Administração Pública.

A história dos arquivos demonstra que, desde as suas origens na Antiguidade, os arquivos têm funções jurídicas e históricas.

Leia o texto a seguir.

Considerando que uma das principais funções dos arquivos é a proteção de seu acervo, a escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos deverá obedecer a rigorosas especificações de segurança contra acidentes, agressão ambiental ou biológica, e assegurar boa conservação.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014. p. 51. (grifo nosso)

Em relação às estantes destinadas ao armazenamento de arquivos, analise as especificações e orientações a seguir.

I. As estantes de arquivo devem ser fabricadas com chapas de aço carbono fosfatizado.

II. As estantes de arquivo devem ser fabricadas com pintura encáustica raspada, texturizada ou polida.

III. O layout de distribuição das estantes de arquivo no depósito deve estar de acordo com o projeto de iluminação.

IV. As estantes de arquivo devem ser instaladas em fileiras geminadas.

Está incorreta a afirmativa

A Arquivologia é uma das ciências da informação, que estuda as funções dos arquivos, princípios e técnicas que precisam ser dominados pelo Arquivista para a gestão dos arquivos. Nesse sentido, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta:

I-Arquivo é um conjunto de documentos;

II-Não apenas as empresas têm arquivo. As pessoas físicas também acumulam documento ao longo de sua vida e formam seus arquivos;

III-Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora;

IV-Os documentos são registrados nos mais diversos suportes (ou materiais), e não apenas em papel.

No contexto do Modelo de Referência OAIS (Open Archival Information System), assinale a alternativa que apresenta a função principal do Pacote de Arquivamento (AIP - Archival Information Package).

Os arquivos são fundamentais para a administração de documentos, pois garantem a preservação e o acesso à informação ao longo do tempo. Assinale a alternativa que apresenta qual é a principal função dos arquivos na gestão documental.

Quanto ao conceito de "arquivo”, assinale a alternativa correta.

Os arquivos desempenham diversas funções essenciais para a gestão eficiente de documentos dentro de uma organização. Essas funções são fundamentais para garantir que a informação seja bem administrada, acessível e preservada. Assinale a alternativa que apresenta corretamente uma das principais funções dos arquivos.

Sobre os tipos de arquivos, assinale a alternativa que preenche a lacuna abaixo corretamente:

O arquivo _____________________ é um conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Normalmente são os documentos que já possuem mais de 25 anos e não são utilizados, mas que precisam ser mantidos por serem muito importantes.

O arquivamento de documentos é essencial para a manutenção e recuperação de informações nas organizações, sejam públicas ou privadas. São funções do arquivo, exceto: