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O arquivamento de documentos é essencial para a manutenção e recuperação de informações nas organizações, sejam públicas ou privadas. São funções do arquivo, exceto:
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na organização não é função do arquivo.
Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.
Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da organização.
Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.