Questões de Concurso sobre Função e Finalidades dos Arquivos

Os arquivos são fontes de informação. Portanto, há classificações distintas para cada tipo de administração visando às facilidades de consulta, bem como a preservação informacional. Assinalar a alternativa que preenche as lacunas abaixo CORRETAMENTE:

A função de um arquivo é ____________ a documentação e principalmente ___________ aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a ________ da empresa, suas funções e a ________ de seus documentos.

De acordo com Jardim (2002), “a produção e a gestão de um website passam, neste contexto, a ser uma das estratégias potencialmente mais eficazes de difusão dos arquivos.” Assim sendo, um website institucional NÃO é:

Sobre o conceito e funções de um “arquivo”, analise os itens e assinale a alternativa INCORRETA:

As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são em geral, a compra, a doação ou a permuta. O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema das três idades do documento: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Sobre as três idades dos documentos é incorreto afirmar:

A finalidade dos arquivos é, basicamente, funcional e administrativa. Já a finalidade da biblioteca é, principalmente, cultural, técnica, didática ou científica.

Segundo Bellotto (2014), os arquivos e as bibliotecas têm finalidades e papéis semelhantes no que tange ao processo social, cultural e administrativo de um país. No entanto, há características singulares aos arquivos. Assinale a alternativa em que a característica descrita é específica aos arquivos.

A atividade-meio é a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão, sendo diferente para cada uma das suas unidades ou divisões.

Nas organizações, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Assinale a assertiva que indica o método de arquivamento que consiste em arquivar os documentos efetivando sua digitalização o que favorece a organização de diversas maneiras diferentes e de acordo com o método que mais se encaixa nas preferências e nas necessidades da entidade.

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições, ou, ainda, por pessoas. São divididos em duas categorias:

Assinale a opção que indica os dois critérios que devem ser obedecidos para o estabelecimento dos fundos no arquivo permanente.

Consideram-se como arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Com base nessa informação, assinale a alternativa que apresenta a finalidade de um arquivo.

A respeito da teoria arquivística, a finalidade funcional dos documentos é evidenciada em:

Compreendidas as funções dos arquivos públicos e reconhecida a necessidade de se organizarem os documentos e informações como suporte para as decisões da administração municipal e para atender às demandas dos cidadãos, é indispensável a criação do arquivo público municipal, de um sistema municipal de arquivos e a implantação de um programa de gestão documental do município. Sobre o tema, analise os itens abaixo:

I- O arquivo público municipal, como vimos, é a instituição responsável pela gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal. Não poderá o arquivo público custodiar documentos de nenhuma outra fonte senão os próprios da Prefeitura.

II- Para definição da estrutura organizacional do arquivo público municipal deve se considerar o porte do município, ou seja, se é constituído por um número reduzido de unidades administrativas/órgãos e conhecer o volume do acervo, o estado de conservação e organização dos conjuntos documentais e os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos disponíveis, elementos decisivos na escolha da estrutura do arquivo a ser criado. Além disso, deverá ser criado um Sistema Municipal de Arquivos.

III- O arquivo público municipal constitui-se em um instrumento de vital importância para o planejamento, gestão e controle do Estado. É uma instituição de natureza multifacetada, a qual, além de desempenhar um papel de agente de transformação no seu âmbito de competência, exerce, ainda, a função social de oferecer acesso à informação pública, recolher, tratar e preservar o patrimônio documental e cultural do município.

IV- É fundamental que se compreenda o duplo papel que os arquivos desempenham, quais sejam, servir, primeiramente à administração e garantir a preservação dos acervos para futuros usos culturais.

V- Neste sentido, é determinante que o arquivo público tenha o adequado posicionamento hierárquico na estrutura governamental, ou seja, deve estar posicionado no centro do processo decisório, integrando o nível mais estratégico da administração pública municipal, o mais próximo possível do chefe do Executivo, como, por exemplo, vinculado ao Gabinete do prefeito, à Casa Civil ou à secretaria responsável pelo planejamento e pelas ações estratégicas de governo.

Analisados os itens, é CORRETO afirmar que:

Uma das razões para a guarda e a preservação de documentos oficiais é ampliar a eficiência governamental.

Auxiliar o usuário a recordar ou descobrir o que aconteceu no passado é uma função dos arquivos que tem sido abandonada no ambiente digital.

A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações. Sobre a Arquivologia, assinale a alternativa INCORRETA.

Os documentos têm importância que vão além do tempo presente em que foram expedidos. Sobre documentos e sua importância, assinale a alternativa INCORRETA:

O nome dado à unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento, é

“O documento de arquivo é _____________ quando é o que diz ser, ele é _____________ quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta e é _____________ no conjunto documental de que faz parte.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.

Entre os documentos que circulam em uma instituição de ensino superior privada, encontramos os que são arquivísticos, ou seja, que mantêm relação orgânica com os outros documentos produzidos, e os que não são arquivísticos.

Entre os exemplos abaixo, representa(m) um documento arquivístico: