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Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
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Um órgão público realiza diagnóstico sobre seus arquivos correntes e identifica diferentes demandas de recuperação da informação:
1.Localização rápida de prontuários de servidores pelo nome.
2.Controle rigoroso de processos administrativos numerados sequencialmente.
3.Consulta frequente a documentos cuja referência principal é a data de emissão.
4.Organização de dossiês vinculados a unidades regionais e municípios.
5.Agrupamento de documentos por temas institucionais, como pessoal, compras, patrimônio e contratos.
Considerando as técnicas de arquivamento, assinale a alternativa que apresenta a associação correta entre cada demanda e o método mais adequado, na ordem apresentada.
A
Numérico − Alfabético − Geográfico − Cronológico − Por assunto.
B
Alfabético − Cronológico − Numérico − Geográfico − Por assunto.
C
Alfabético − Numérico − Cronológico − Geográfico − Por assunto.
D
Numérico − Alfabético − Cronológico − Por assunto − Geográfico.
Quanto aos métodos de arquivamento, são considerados métodos padronizados o
A
alfabético, o geográfico e o numérico.
B
alfabético, o mnemônico e o soundex.
C
mnemônico, o automático e o soundex.
D
numérico, o automático e o mnemônico.
E
numérico, o automático e o soundex.
Considerando os conhecimentos acerca de arquivamento de documentos em geral, assinale a alternativa que apresenta uma definição correta de método de arquivamento.
A
É uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade.
B
É uma forma de simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos.
C
É a alocação dos recursos da forma mais adequada para executar tarefas pré-definidas na elaboração de documentos.
D
É um jeito de guardar documentos empilhados em um arquivo, de forma que não precise de tempo para organização, visto que devem ser eliminados após doze meses de posse dos mesmos.
Assinale a alternativa CORRETA em relação aos métodos de arquivamento e a classificação de documentos.
A
O método alfabético exige classificação por datas, organizando os documentos do mais recente para o mais antigo.
B
O método numérico apresenta como vantagem a consulta direta por assunto, dispensando índices auxiliares.
C
A classificação por assunto impede o uso simultâneo de subclasses, devendo permanecer sempre em um único nível.
D
O método cronológico é utilizado apenas para arquivar documentos sigilosos.
E
O método geográfico utiliza localidades como critério de ordenação e é comum em arquivos que lidam com filiais, regionais ou unidades diversas.
Considere os seguintes assuntos:
I. Recrutamento e seleção de pessoal
II. Promoção da saúde
III. Movimentação de material
IV. Proteção e Segurança Patrimonial
V. Aquisição e incorporação de material
A ordem de organização desses assuntos, segundo o método dicionário, é:
A
IV – III – II – V – I.
B
IV – V – III – II – I.
C
V – III – I – IV – II.
D
V – III – II – IV – I.
E
V – III – IV – II – I.
O arquivamento de documentos na Administração Pública é uma atividade essencial, visto que as informações que tramitam no âmbito público são extremamente importantes para assegurar os direitos dos cidadãos, bem como o nascimento das suas obrigações. O departamento de tributação da Prefeitura Municipal, pretende arquivar de forma digital os dados dos Contribuintes separando, primeiramente, pelo tipo do imposto (ISS, IPTU, ITBI) e, após, pelo número de inscrição cadastral do Contribuinte. Considere que os Contribuintes possuem um número de inscrição para cada imposto. Com base nas informações apresentadas, as formas mais adequadas para o arquivamento dos dados digitais mencionados será através da utilização/combinação dos métodos de arquivamento:
A
Alfabética e geográfica.
B
Numérica e alfanumérica.
C
Temática e numérica.
D
Geográfica e alfanumérica.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Quanto aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.
A
O arquivo especializado é aquele que reúne documentos em suportes ou formas físicas diferenciadas, como fotografias, microformas, fitas e discos, exigindo um tratamento específico quanto ao armazenamento e à conservação.
B
O arquivo intermediário é classificado quanto à extensão de atuação, pois corresponde ao arquivo mantido junto aos setores produtores para a guarda de documentos frequentemente consultados.
C
O método numérico simples é considerado direto, uma vez que a atribuição de número sequencial ao documento permite a sua localização sem o auxílio de índice ou instrumento remissivo.
D
O método ideográfico organiza os documentos por assunto, podendo apresentar ordenação alfabética ou numérica, e exige interpretação do conteúdo documental e conhecimento das funções e atividades da instituição.
E
O método geográfico é classificado como padronizado, pois utiliza códigos previamente definidos para representar as localidades, as procedências e as unidades territoriais.
O arquivo geral de uma universidade municipal com unidades em quatro municípios organiza seus documentos conforme a lógica predominante de recuperação de cada tipologia. Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando o conjunto documental a seu respectivo método de arquivamento:
Primeira coluna: conjunto documental
1.Convênios ativos, organizados por município de execução.
2.Contratos encerrados, organizados por número sequencial de registro.
3.Prontuários funcionais de servidores ativos, recuperados pelo nome.
4.Processos disciplinares encerrados, organizados por ano de conclusão.
Segunda coluna: método de arquivamento
(__)Numérico
(__)Cronológico
(__)Geográfico
(__)Alfabético
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:
A
3 − 1 − 4 − 2.
B
2 − 4 − 1 − 3.
C
1 − 3 − 2 − 4.
D
2 − 3 − 4 − 1.
E
4 − 2 − 3 − 1.
Conforme o Plano de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Goiânia, o conjunto de documentos Julgamento das Contas foi classificado e representado pelo código 11.01.02. Mesmo após agrupar todos os documentos dessa atividade, ainda se faz necessária a ordenação interna desse conjunto para que a recuperação dos documentos seja eficiente. Assim, o conjunto foi ordenado adotando a ordem crescente por ano de julgamento das contas. Nesse caso, foi utilizado o método de arquivamento
A
alfabético.
B
cronológico.
C
decimal.
D
duplex.
O método de arquivamento que organiza documentos por assuntos, utilizando uma estrutura hierárquica de classes e subclasses, partindo de temas gerais para os mais específicos, é classificado como:
A
Método Alfabético.
B
Método Geográfico.
C
Método Ideográfico ou Temático.
D
Método Variadex.
E
Método Onomástico.
Uma repartição pública adota um sistema em que os documentos são organizados de acordo com os assuntos aos quais se relacionam, facilitando a recuperação das informações por tema. Nesse caso, foi utilizado o método de arquivamento:
A
Geográfico.
B
Numérico.
C
Cronológico.
D
Alfabético.
E
Ideográfico.
No setor de protocolo de uma repartição pública, os documentos recebidos devem ser registrados em ordem cronológica de entrada.
O método de arquivamento mais adequado para controlar o trâmite desses documentos, mantendo a sequência temporal de recebimento, é o método:
A
numérico simples, com numeração sequencial por ordem de chegada.
B
alfabético, organizando por remetente.
C
geográfico, separando por local de origem.
D
temático, classificando por assunto.
E
cronológico, ordenando por data do documento.
No arquivamento de documentos, diferentes métodos de ordenação são utilizados para organizar fisicamente ou logicamente os documentos dentro de uma classe já definida.
Analise as sentenças a seguir e assinale V, para verdadeiro, e F, para falso:
(__)O método alfabético organiza os documentos de acordo com a ordem de recebimento ou emissão.
(__)O método cronológico organiza os documentos seguindo datas de emissão ou recebimento, garantindo sequência temporal.
(__)O método numérico organiza os documentos de acordo com a classificação por assunto, tema ou função.
(__)O método geográfico organiza os documentos com base na ordem alfabética do nome do setor responsável pelo documento.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
A
V, F, V, F.
B
F, F, V, F.
C
V, F, F, F.
D
F, V, F, F.
E
F, F, F, V.
Na organização de expedientes administrativos relacionados a contratos públicos, decidiu-se ordenar os documentos segundo a sequência temporal de sua produção e recebimento. Nessa situação, assinale a alternativa correta.
A
A classificação documental realizada com base na ordem das datas caracteriza o método numérico.
B
A classificação documental realizada com base na ordem das datas caracteriza o método geográfico.
C
A classificação documental realizada com base na ordem das datas caracteriza o método ideográfico.
D
A classificação documental realizada com base na ordem das datas caracteriza o método alfabético.
E
A classificação documental realizada com base na ordem das datas caracteriza o método cronológico.
O setor de arquivo de um município iniciou processo de avaliação documental para identificar os documentos que deveriam ser encaminhados para o arquivo permanente, os que poderiam ser eliminados após o cumprimento dos prazos de guarda e os que deveriam permanecer em fase de uso frequente. Durante os trabalhos, surgiram dúvidas sobre a aplicação dos métodos de arquivamento, especialmente quanto às características dos métodos numérico, alfabético, geográfico e por assunto, bem como sobre as situações em que cada um é mais adequado. Considerando as técnicas de arquivologia e os métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
A
O método geográfico organiza os documentos conforme a localização territorial de referência, sendo apropriado quando o aspecto espacial constitui o principal critério de consulta, dispensando sua associação a outros elementos para recuperação das informações.
B
A definição do método de arquivamento deve priorizar a disponibilidade de espaço físico para armazenamento, pois os critérios de classificação exercem influência secundária sobre a recuperação da informação e o controle do acervo.
C
O método numérico, especialmente o numérico simples, organiza os documentos mediante numeração sequencial, sendo indicado quando o controle da entrada dos documentos é relevante e exigindo índice remissivo para permitir a localização por nome ou outro elemento de identificação.
D
O método por assunto classifica os documentos conforme a matéria tratada e, por essa razão, normalmente prescinde de plano de classificação ou de critérios previamente definidos para assegurar a uniformidade do arquivamento.
E
O método alfabético organiza os documentos pela ordem dos nomes e, por ser considerado o menos eficiente em acervos de qualquer porte, elimina a necessidade de instrumentos auxiliares, mesmo em conjuntos documentais mais amplos.
Um servidor administrativo é encarregado de organizar arquivos de notas fiscais de compras e relatórios diários de atividades. Para isso, ele deve adotar um método de arquivamento básico que priorize a organização com base na data de ocorrência ou emissão.
Assinale a alternativa que indica corretamente o critério de ordenação adequado para esse caso.
A
Ordem alfabética, pois facilita a localização pelo nome do interessado.
B
Ordem numérica, pois utiliza o número de protocolo como referência de busca.
C
Ordem cronológica, pois organiza os documentos sucessivamente em razão do tempo ou data.
D
Ordem temática, pois agrupa documentos pelo assunto ao qual se referem.
E
Ordem geográfica, pois organiza os documentos pela origem territorial.
O arquivamento de documentos envolve operações prévias e a adoção de métodos e tipos de arquivamento adequados às necessidades da entidade. Considerando esse contexto, analise as assertivas a seguir.
I. O arquivamento é precedido por operações como inspeção, estudo, classificação, codificação e ordenação, sendo esta última responsável por organizar os documentos conforme a codificação, reduzindo erros e agilizando o arquivamento.
II. Quanto aos tipos de arquivamento, o sistema horizontal dispõe os documentos uns atrás dos outros, facilitando a consulta imediata, enquanto o sistema vertical empilha os documentos, sendo mais utilizado para plantas e mapas.
Das assertivas, pode-se afirmar que:
A
Apenas I está correta.
B
Apenas II está correta.
C
Ambas as assertivas estão corretas.
D
Ambas as assertivas estão incorretas.
No âmbito da secretaria escolar, os sistemas e métodos de arquivamento são fundamentais para a organização, preservação e localização de documentos. Considerando esse tema, assinale a alternativa CORRETA.
A
O método cronológico organiza os documentos de acordo com datas, sendo útil para controle de prazos, especialmente em documentos intermediários, que ainda possuem valor administrativo temporário.
B
Documentos permanentes são aqueles que podem ser eliminados após o cumprimento de sua função administrativa, enquanto os intermediários devem ser preservados definitivamente.
C
Documentos descartáveis são aqueles que possuem valor histórico e legal, devendo ser preservados indefinidamente, diferentemente dos permanentes, que podem ser eliminados.
D
O método alfabético organiza os documentos com base em códigos numéricos, sendo mais indicado para arquivos permanentes, que podem ser descartados após longo período de uso.
A organização de arquivos correntes exige critérios técnicos que favoreçam o acesso rápido aos documentos e sua manutenção adequada durante o uso cotidiano. De acordo com essa exigência, é CORRETO afirmar que:
A
A classificação alfabética é ideal para documentos organizados por datas de emissão.
B
O uso de códigos numéricos sequenciais é recomendado para arquivamento temático de correspondências.
C
O arquivamento por assunto é adequado quando se deseja reunir documentos com temas comuns.
D
A eliminação de documentos deve ser feita com base na aparência física do material armazenado.
Em um arquivo, seja ele público ou privado, a adoção do método ideográfico ordena os documentos por
A
localidade.
B
cronologia.
C
nome.
D
tema.
E
número.
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