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Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
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Um órgão público realiza diagnóstico sobre seus arquivos correntes e identifica diferentes demandas de recuperação da informação:
1.Localização rápida de prontuários de servidores pelo nome.
2.Controle rigoroso de processos administrativos numerados sequencialmente.
3.Consulta frequente a documentos cuja referência principal é a data de emissão.
4.Organização de dossiês vinculados a unidades regionais e municípios.
5.Agrupamento de documentos por temas institucionais, como pessoal, compras, patrimônio e contratos.
Considerando as técnicas de arquivamento, assinale a alternativa que apresenta a associação correta entre cada demanda e o método mais adequado, na ordem apresentada.
A
Numérico − Alfabético − Geográfico − Cronológico − Por assunto.
B
Alfabético − Cronológico − Numérico − Geográfico − Por assunto.
C
Alfabético − Numérico − Cronológico − Geográfico − Por assunto.
D
Numérico − Alfabético − Cronológico − Por assunto − Geográfico.
Considerando os conhecimentos acerca de arquivamento de documentos em geral, assinale a alternativa que apresenta uma definição correta de método de arquivamento.
A
É uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade.
B
É uma forma de simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos.
C
É a alocação dos recursos da forma mais adequada para executar tarefas pré-definidas na elaboração de documentos.
D
É um jeito de guardar documentos empilhados em um arquivo, de forma que não precise de tempo para organização, visto que devem ser eliminados após doze meses de posse dos mesmos.
Quanto aos métodos de arquivamento, são considerados métodos padronizados o
A
alfabético, o geográfico e o numérico.
B
alfabético, o mnemônico e o soundex.
C
mnemônico, o automático e o soundex.
D
numérico, o automático e o mnemônico.
E
numérico, o automático e o soundex.
Assinale a alternativa CORRETA em relação aos métodos de arquivamento e a classificação de documentos.
A
O método alfabético exige classificação por datas, organizando os documentos do mais recente para o mais antigo.
B
O método numérico apresenta como vantagem a consulta direta por assunto, dispensando índices auxiliares.
C
A classificação por assunto impede o uso simultâneo de subclasses, devendo permanecer sempre em um único nível.
D
O método cronológico é utilizado apenas para arquivar documentos sigilosos.
E
O método geográfico utiliza localidades como critério de ordenação e é comum em arquivos que lidam com filiais, regionais ou unidades diversas.
Considere os seguintes assuntos:
I. Recrutamento e seleção de pessoal
II. Promoção da saúde
III. Movimentação de material
IV. Proteção e Segurança Patrimonial
V. Aquisição e incorporação de material
A ordem de organização desses assuntos, segundo o método dicionário, é:
A
IV – III – II – V – I.
B
IV – V – III – II – I.
C
V – III – I – IV – II.
D
V – III – II – IV – I.
E
V – III – IV – II – I.
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Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Quanto aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.
A
O arquivo especializado é aquele que reúne documentos em suportes ou formas físicas diferenciadas, como fotografias, microformas, fitas e discos, exigindo um tratamento específico quanto ao armazenamento e à conservação.
B
O arquivo intermediário é classificado quanto à extensão de atuação, pois corresponde ao arquivo mantido junto aos setores produtores para a guarda de documentos frequentemente consultados.
C
O método numérico simples é considerado direto, uma vez que a atribuição de número sequencial ao documento permite a sua localização sem o auxílio de índice ou instrumento remissivo.
D
O método ideográfico organiza os documentos por assunto, podendo apresentar ordenação alfabética ou numérica, e exige interpretação do conteúdo documental e conhecimento das funções e atividades da instituição.
E
O método geográfico é classificado como padronizado, pois utiliza códigos previamente definidos para representar as localidades, as procedências e as unidades territoriais.
No arquivamento de documentos, diferentes métodos de ordenação são utilizados para organizar fisicamente ou logicamente os documentos dentro de uma classe já definida.
Analise as sentenças a seguir e assinale V, para verdadeiro, e F, para falso:
(__)O método alfabético organiza os documentos de acordo com a ordem de recebimento ou emissão.
(__)O método cronológico organiza os documentos seguindo datas de emissão ou recebimento, garantindo sequência temporal.
(__)O método numérico organiza os documentos de acordo com a classificação por assunto, tema ou função.
(__)O método geográfico organiza os documentos com base na ordem alfabética do nome do setor responsável pelo documento.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
A
V, F, V, F.
B
F, F, V, F.
C
V, F, F, F.
D
F, V, F, F.
E
F, F, F, V.
Conforme o Plano de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Goiânia, o conjunto de documentos Julgamento das Contas foi classificado e representado pelo código 11.01.02. Mesmo após agrupar todos os documentos dessa atividade, ainda se faz necessária a ordenação interna desse conjunto para que a recuperação dos documentos seja eficiente. Assim, o conjunto foi ordenado adotando a ordem crescente por ano de julgamento das contas. Nesse caso, foi utilizado o método de arquivamento
A
alfabético.
B
cronológico.
C
decimal.
D
duplex.
No setor de protocolo de uma repartição pública, os documentos recebidos devem ser registrados em ordem cronológica de entrada.
O método de arquivamento mais adequado para controlar o trâmite desses documentos, mantendo a sequência temporal de recebimento, é o método:
A
numérico simples, com numeração sequencial por ordem de chegada.
B
alfabético, organizando por remetente.
C
geográfico, separando por local de origem.
D
temático, classificando por assunto.
E
cronológico, ordenando por data do documento.
O arquivo geral de uma universidade municipal com unidades em quatro municípios organiza seus documentos conforme a lógica predominante de recuperação de cada tipologia. Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando o conjunto documental a seu respectivo método de arquivamento:
Primeira coluna: conjunto documental
1.Convênios ativos, organizados por município de execução.
2.Contratos encerrados, organizados por número sequencial de registro.
3.Prontuários funcionais de servidores ativos, recuperados pelo nome.
4.Processos disciplinares encerrados, organizados por ano de conclusão.
Segunda coluna: método de arquivamento
(__)Numérico
(__)Cronológico
(__)Geográfico
(__)Alfabético
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:
A
3 − 1 − 4 − 2.
B
2 − 4 − 1 − 3.
C
1 − 3 − 2 − 4.
D
2 − 3 − 4 − 1.
E
4 − 2 − 3 − 1.
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O método de arquivamento que organiza documentos por assuntos, utilizando uma estrutura hierárquica de classes e subclasses, partindo de temas gerais para os mais específicos, é classificado como:
A
Método Alfabético.
B
Método Geográfico.
C
Método Ideográfico ou Temático.
D
Método Variadex.
E
Método Onomástico.
O arquivamento de documentos envolve operações prévias e a adoção de métodos e tipos de arquivamento adequados às necessidades da entidade. Considerando esse contexto, analise as assertivas a seguir.
I. O arquivamento é precedido por operações como inspeção, estudo, classificação, codificação e ordenação, sendo esta última responsável por organizar os documentos conforme a codificação, reduzindo erros e agilizando o arquivamento.
II. Quanto aos tipos de arquivamento, o sistema horizontal dispõe os documentos uns atrás dos outros, facilitando a consulta imediata, enquanto o sistema vertical empilha os documentos, sendo mais utilizado para plantas e mapas.
Das assertivas, pode-se afirmar que:
A
Apenas I está correta.
B
Apenas II está correta.
C
Ambas as assertivas estão corretas.
D
Ambas as assertivas estão incorretas.
A organização de arquivos correntes exige critérios técnicos que favoreçam o acesso rápido aos documentos e sua manutenção adequada durante o uso cotidiano. De acordo com essa exigência, é CORRETO afirmar que:
A
A classificação alfabética é ideal para documentos organizados por datas de emissão.
B
O uso de códigos numéricos sequenciais é recomendado para arquivamento temático de correspondências.
C
O arquivamento por assunto é adequado quando se deseja reunir documentos com temas comuns.
D
A eliminação de documentos deve ser feita com base na aparência física do material armazenado.
No âmbito da secretaria escolar, os sistemas e métodos de arquivamento são fundamentais para a organização, preservação e localização de documentos. Considerando esse tema, assinale a alternativa CORRETA.
A
O método cronológico organiza os documentos de acordo com datas, sendo útil para controle de prazos, especialmente em documentos intermediários, que ainda possuem valor administrativo temporário.
B
Documentos permanentes são aqueles que podem ser eliminados após o cumprimento de sua função administrativa, enquanto os intermediários devem ser preservados definitivamente.
C
Documentos descartáveis são aqueles que possuem valor histórico e legal, devendo ser preservados indefinidamente, diferentemente dos permanentes, que podem ser eliminados.
D
O método alfabético organiza os documentos com base em códigos numéricos, sendo mais indicado para arquivos permanentes, que podem ser descartados após longo período de uso.
Em um arquivo, seja ele público ou privado, a adoção do método ideográfico ordena os documentos por
A
localidade.
B
cronologia.
C
nome.
D
tema.
E
número.
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Sobre os métodos de arquivamento utilizados na organização de documentos, é CORRETO afirmar que:
A
no método geográfico, os documentos são organizados exclusivamente por datas, independentemente do local relacionado ao assunto.
B
o método numérico exige que os documentos sejam organizados por assunto, iniciando sempre por categorias temáticas amplas.
C
o método por assunto utiliza números ou códigos geográficos, priorizando a localização territorial dos documentos.
D
no método alfabético, os documentos são organizados conforme sua frequência de consulta, e não pelo nome do interessado.
E
o método alfabético organiza documentos pelo nome do documento, pessoa ou entidade; o método numérico usa códigos numéricos; e o método geográfico classifica documentos por localidades.
Os métodos de arquivamento permitem organizar documentos conforme critérios previamente definidos, facilitando sua guarda e recuperação. Considerando as características dos métodos mais utilizados, assinale a única alternativa CORRETA.
A
No método alfabético, os documentos são organizados por números sequenciais atribuídos ao acaso, independentemente do nome do correspondente
B
O método geográfico classifica documentos exclusivamente por assunto, sem relação com localidades, regiões ou áreas de procedência.
C
No método numérico simples, cada documento recebe um número único, e a consulta é feita diretamente pela ordem cronológica de produção.
D
O método dígito-terminal utiliza a leitura dos números da direita para a esquerda, dividindo-os em grupos, o que reduz erros e distribui melhor o volume de pastas.
E
O método ideográfico é baseado na ordenação por nomes de pessoas ou instituições, seguindo rigorosamente a ordem alfabética.
O arquivamento e a classificação de documentos são procedimentos fundamentais para a organização e a recuperação eficiente da informação nas instituições públicas e privadas. Os métodos de arquivamento diferem entre si quanto ao critério adotado para ordenação e localização dos documentos.
Considerando os principais métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.
A
O método alfabético é indicado prioritariamente para grandes volumes de documentos, pois elimina a necessidade de índices auxiliares e garante localização imediata em qualquer situação.
B
O método numérico dispensa o uso de índice remissivo alfabético, uma vez que os números atribuídos aos documentos permitem sua localização direta e autônoma.
C
O método alfabético e o método numérico podem ser utilizados de forma combinada, mas o método cronológico é incompatível com qualquer outro critério de classificação.
D
O método numérico é o mais indicado para arquivos de pequeno porte, pois dispensa controles adicionais e permite localização imediata sem necessidade de qualquer instrumento auxiliar.
E
O método cronológico organiza os documentos por ordem de data, sendo especialmente útil quando o elemento temporal é o principal critério de busca e recuperação da informação.
A prefeitura de determinado município iniciou a reorganização de seu arquivo setorial após identificar dificuldades na localização de processos administrativos, inconsistências na ordenação física das pastas e ausência de critérios uniformes de arquivamento. Durante o diagnóstico, verificou-se que alguns setores utilizavam ordenação alfabética por assunto, outros adotavam ordenação numérica pelo número do processo e não havia padronização quanto ao método de arquivamento nem aplicação formal de plano de classificação, bem como a recuperação da informação dependia do conhecimento informal dos servidores mais antigos. A comissão de gestão documental foi incumbida de propor medidas técnicas alinhadas aos fundamentos arquivísticos e às boas práticas da Administração Pública. Considerando os métodos e os procedimentos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.
I. A definição de método de arquivamento (alfabético, numérico, geográfico, cronológico ou por assunto) deve estar alinhada ao plano de classificação institucional e à lógica de recuperação da informação.
II. A coexistência de múltiplos métodos de arquivamento, sem padronização institucional, tende a ampliar a flexibilidade administrativa e otimizar a recuperação de documentos.
III. A padronização dos procedimentos de arquivamento contribui para a racionalização do fluxo documental, redução do tempo de busca e fortalecimento do controle interno.
IV. A adoção de instrumentos de controle, como índices, guias e registros de localização, é procedimento complementar essencial para garantir rastreabilidade e acesso eficiente aos documentos arquivados.
É correto o que se afirma em
A
I, II, III e IV.
B
I e II, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e IV, apenas.
E
I, III e IV, apenas.
Telma é responsável por organizar os arquivos de uma instituição pública, que incluem documentos confidenciais, históricos e rotineiros. Durante o processo, ela precisa decidir entre os métodos de arquivamento alfabético, geográfico, numérico ou por assunto. Considerando a necessidade de cumprir os princípios arquivísticos de organicidade e acessibilidade, qual critério Telma deve adotar para organizar os documentos de maneira eficiente e segura?
A
Adotar o arquivamento por assunto, classificando os documentos de acordo com a natureza de seu conteúdo, o que facilita a recuperação.
B
. Utilizar o arquivamento geográfico, com base na localização das filiais da instituição, mesmo que os documentos não estejam relacionados a endereços.
C
Escolher o método alfabético, pois é universal e não exige nenhum conhecimento técnico prévio.
D
Aplicar o método numérico, atribuindo números aleatórios a cada documento, para que sua organização seja rápida e simples.
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