Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

De acordo com a classificação decimal de Dewey (CDD), todo o conhecimento é organizado em dez classes, sendo que a classe “900” é considerada uma classe genérica.

Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Acerca da gestão de documento, assinale a alternativa apresenta um método de arquivamento.

Um pesquisador busca identificar a tipologia documental de um pergaminho medieval que apresenta características específicas, como a presença de um selo pendente e uma fórmula protocolar complexa. Para classificar corretamente o documento e compreender sua função no contexto histórico em que foi produzido, é o método de análise diplomática seria mais eficaz:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos que serão arquivados e pela estrutura da entidade. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões.

(PAES, 2009, OLIVEIRA, 2011.)

É considerado um método padronizado de arquivamento:

Na organização de arquivos, assinale a alternativa que corresponde ao conceito correto.

Qual é o procedimento correto para o arquivamento de documentos em um órgão público?

Técnicas de arquivamento são um conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. A escolha do método de Arquivamento corresponderá à necessidade de armazenamento e o espaço físico, refletindo o seu manuseio no futuro. A seguir, associe o método ao seu conceito:

1. Alfabético

2. Numérico

3. Cronológico

4. Ideográfico

( ) Organiza de acordo com os nomes dos indivíduos, cidade, representados por uma letra ou grupo de letras, sendo a primeira letra fixa e as outras variáveis.

( ) Organiza os documentos por assuntos.

( ) O principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. Por este motivo é dado um número para cada documento.

( ) Documentos organizados por data.

Os conceitos estão CORRETAMENTE relacionados a sua definição no na sequência do item:

Durante o expediente, João, Técnico Legislativo, é solicitado a arquivar documentos oficiais da Câmara. Ele se depara com um conjunto de documentos relacionados a processos licitatórios, os quais devem ser arquivados de forma adequada para garantir sua recuperação futura. Qual seria o método de arquivamento mais adequado para esses documentos?

No que se refere a organização de arquivos, sabe-se que devem ser organizados com segurança e simplicidade para que seu acesso seja fácil e rápido. Deve-se prestar atenção nas condições de preservação para que o documento não se deteriore e nem se extravie e tomando cuidado com os documentos sigilosos para que seja acessado apenas pelas pessoas autorizadas. Diante disso, os métodos de arquivamento se classificam em:

Assinale a alternativa que traz somente métodos de arquivamento.

Para otimizar a eficiente gestão de documentos no Instituto V., a equipe reconhece a importância de localizar registros com base na sequência temporal. Diante dessa necessidade, qual técnica de arquivamento é utilizada para facilitar a rápida identificação e recuperação de documentos?

O arquivo escolar deve ter uma organização racional e simples, a fim de facilitar a sua utilização por outras pessoas em qualquer época que for necessário lidar com ele e manuseá-lo. Existem métodos básicos e padronizados de arquivamento. São considerados métodos básicos de arquivamento:

Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: básicos e padronizados. Os métodos alfabético e geográfico são exemplos pertencentes à classe dos padronizados.

Leia as proposições a seguir.

I. O método alfabético é um dos mais usuais métodos de arquivamento de documentos e, quando utilizado, o nome é o elemento ordenador principal.

II. O método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou a sua procedência.

III. O método alfabético compõe o sistema indireto de arquivamento, visto que índices ou códigos são necessários para a localização dos documentos.

IV. O método ideográfico ordena os documentos por assuntos.

Quanto aos métodos de organização e de arquivamento de documentos, considera-se que

A seleção da técnica de arquivamento é influenciada pelas particularidades da organização, pelo volume de documentos, pela natureza das informações e pelos critérios de recuperação ágil e eficaz. Diferentes métodos de arquivamento são implementados de acordo com as exigências específicas de cada organização. O método de arquivamento apropriado para organizar os documentos com base em temas ou assuntos específicos, facilitando a busca e a recuperação de informações relacionadas, é conhecido como:

O método de arquivamento em que leva em consideração os assuntos abordados nos documentos, é chamado:

Considerando os métodos de arquivamento, assinale a alternativa com a informação CORRETA.

As pastas suspensas são recomendadas para a documentação que tem uma consulta muito frequente e que ainda não possui volume suficiente para ser acondicionada em caixa-arquivo. Contudo, deverão ser armazenadas em móvel próprio (arquivo, caixa, armário, gaveteiro etc. para pasta suspensa). Sobre este método de arquivamento não se deve:

Os métodos de arquivamento permitem a organização de arquivos de diferentes maneiras e são definidos de acordo com as necessidades e prioridades de cada organização. Sobre o tema, é correto afirmar que o método de arquivamento

A organização adequada de documentos é essencial para a eficiência administrativa. Nessa direção, a técnica de arquivamento por assunto é amplamente utilizada na administração pública. Qual das alternativas a seguir melhor descreve esta técnica?