Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

Analise as características a seguir.

I. Nas empresas, são essenciais para facilitar as rotinas de gestão, principalmente diante do alto volume de documentos existentes.

II. Na ausência de um bom método ou sistema, os colaboradores terão dificuldade para encontrar os documentos necessários.

III. Existem diversos tipos que podem ser utilizados, sendo que quatro são considerados básicos.

O conceito refere-se a

É um método muito utilizado no setor administrativo para arquivar os documentos, não corresponde a um método de fácil aplicação, pois será necessário a interpretação dos documentos sob análise e ter vasto conhecimento das atividades organizacionais.

Qual método abaixo corresponde ao texto? Marque a opção CORRETA.

Nas organizações, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Assinale a assertiva que indica o método de arquivamento que consiste em arquivar os documentos efetivando sua digitalização o que favorece a organização de diversas maneiras diferentes e de acordo com o método que mais se encaixa nas preferências e nas necessidades da entidade.

Os métodos de arquivamento são: alfabético, numérico e alfanumérico. Nesse caso, considere o método alfabético, pois é o mais utilizado nas instituições, principalmente na secretaria escolar. Sendo assim, relacione a Coluna 1 à Coluna 2 com os nomes a seguir e as pastas.

Coluna 1

1. Alice Moura Neves.

2. Flávia Andrade.

3. Bruna Lora.

4. Pedro Sérgio Ramos.

5. Carlos Almeida Silva.

Coluna 2

( ) Pasta 1.

( ) Pasta 2.

( ) Pasta 3.

( ) Pasta 4.

( ) Pasta 5.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Assinale a alternativa correta. No que se refere aos métodos de arquivamento, temos aquele que além de colocar os documentos em ordem alfabética, ainda utiliza as cores para indicar as letras iniciais, visando facilitar o arquivamento, uma vez que a cor ajuda a localizar a posição do documento dentro do arquivo. Este método denomina-se:

O método de arquivamento cuja documentação é dividida em classes, partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia, é conhecido como:

O método de arquivamento em que se faz necessário consultar um índice ou código para localizar o documento desejado denomina-se sistema

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimentos não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado às suas finalidades. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Isso posto, dos métodos citados a seguir, assinale o método que é desconsiderado para o método de arquivamento nas organizações:

Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas regras para a sua utilização. Abaixo assinale a opção que NÃO corresponde aos métodos de arquivamento.

Em relação às normas do método geográfico, analise as afirmativas a seguir:

I. Quando os documentos são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois.

II. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética.

III. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no final da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.

Assinale

São exemplos de métodos de arquivamento por assunto:

Em uma companhia extinta, portanto, tratando-se de um fundo fechado, quando há um conjunto de dossiês de funcionários que precisa ser organizado, deve ser feito:

Leia o trecho e responda.

“Esse método ordena os documentos por assuntos. A classificação é feita pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas composições.”

O trecho acima faz referência a qual método de organização de documentos?

Sobre arquivamento, analise as proposições abaixo.

I. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.

II. Os métodos de arquivamento são divididos em básicos e padronizados.

III. Há dois sistemas de arquivamento: direto e indireto.

IV. O método automático faz parte da classe dos básicos.

É correto o que se afirma em

Assinale a alternativa que corresponde aos métodos de arquivamento descritos a seguir.

I. Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo.

II. É uma variante do método alfabético, introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos.

III. Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Sobre o arquivo e as técnicas de arquivamento, considerando os regramentos específicos, qual é a melhor técnica de arquivamento para documentos que precisam ser consultados com frequência?

Realizar a gestão eficiente de documentos físicos é um dos grandes desafios das empresas e instituições, sejam elas pequenas ou não, tendo em vista que muitas vezes o fluxo de informações é grande e faz-se necessário utilizar métodos (técnicas) de arquivamento de documentos para lidar com o enorme volume gerado. O método de organização e arquivamento de documentos físicos que utiliza cores para categorizar e identificar pastas, arquivos e outros documentos denomina-se:

A respeito do arquivo e as técnicas de arquivamento, são métodos de arquivamentos, exceto:

Leia o trecho abaixo.

“Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.”

O excerto acima diz respeito ao seguinte método de arquivamento:

Assinale a alternativa CORRETA a respeito do método eletrônico de arquivamento.