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Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
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Vários são os métodos utilizados para o arquivamento de documentos. No que se refere aos métodos numéricos, pode-se afirmar como INCORRETO:
A
O método numérico simples atribui a um número a cada correspondente ou cliente, ou pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.
B
Os documentos, ou conjunto de documentos, recebem um número e também a data de entrada no método numérico cronológico.
C
O método numérico cronológico é muito utilizado nas repartições públicas.
D
O método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e numérico.
E
O método alfanumérico a ordem principal de entrada é a data.
O método de classificação utilizado nos arquivos, diferentemente daquele usado nas bibliotecas, é específico para cada instituição.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa correta sobre qual o nome do método de arquivamento que é representado por palavras dispostas alfabeticamente.
A
Específico
B
Geográfico
C
Mnemônico
D
Variadex
Existem arquivos de formas muito variadas: verticais, horizontais, rotativos manuais, arquivos eletrônicos. Sobre arquivamento, leia as afirmativas abaixo.
I. Os arquivos devem ser organizados estrategicamente, podendo ser encontrados com rapidez e facilidade a cada necessidade de consulta.
II. A organização dos arquivos deve seguir uma padronização metodológica.
III. Os arquivos são locais onde informações estão guardadas, de forma ordenada, com a finalidade principal de descarte destes documentos.
IV. Existem vários métodos de arquivamento como: alfabético nominal, alfabético geográfico, alfabético específico ou por assunto, numérico simples, ordem cronológica, por exemplo.
Assinale a alternativa correta.
A
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas
B
Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas
C
Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas
D
Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas
Ano:
2023
Assinale a opção que apresenta exemplos dos métodos de arquivamento que utilizam, como meio de busca, o sistema direto.
A
Geográfico e dicionário.
B
Numérico cronológico e duplex.
C
Unitermo e decimal.
D
Enciclopédico e numérico simples.
E
Alfabético e duplex.
Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, sobre os métodos de arquivamento:
Primeira Coluna
1.Método alfanumérico.
2.Método numérico cronológico.
3.Método geográfico.
Segunda Coluna
(__)Além da ordem numérica é preciso verificar a data.
(__)Combinação de letras e números.
(__)A busca é feita diretamente ao documento, sendo classificado este método como do sistema aberto.
Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo, teoria e prática, 3ª ed., Rio de Janeiro, Editora FGV, 2004.
Marque a alternativa que corretamente faz a associação das colunas:
A
3, 2, 1.
B
2, 3, 1.
C
3, 1, 2.
D
2, 1, 3.
E
1, 2, 3.
Com base nas noções de arquivamento, assinale a alternativa correta.
A
A visão maximalista consiste em um levantamento de informações para o projeto arquivístico, considerando as instituições em uma visão específica, e estuda os processos acerca da realização de atividades.
B
É recomendado que a fase de implementação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos para neutralizar possíveis resistências às mudanças que se pretendem implementar quando da organização do arquivo.
C
Segundo o princípio da cumulatividade, as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais.
D
O método cartográfico é um método direto que possui como elemento principal a ser considerado o local ou a procedência do documento.
E
O método nominal é um método direto cujo elemento principal a ser considerado é o nome. Nesse método, as fichas ou as pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetização, por meio de guias divisórias.
Relacione a coluna referente ao método de arquivamento com sua correta descrição e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
1. Alfabético.
2. Geográfico.
3. Numérico simples.
4. Numérico cronológico.
5. Dígito terminal.
( ) Método preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência do local.
( ) Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
( ) Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo.
( ) É um método direto, em que profissional faz a pesquisa diretamente pelo nome, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.
( ) É um método em que, além da ordem numérica, deve ser observada a data.
A
2 – 3 – 5 – 1 – 4.
B
1 – 3 – 4 – 2 – 5.
C
2 – 4 – 3 – 1 – 5.
D
2 – 5 – 3 – 1 – 4.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Assinale a alternativa que descreva o método de arquivamento Mnemônico.
A
Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico
B
Busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo
C
Tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de país para país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes
D
Representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, são conhecidos como métodos: alfabético, geográfico, numérico ou ideográfico estes métodos pertencem aos sistemas direto ou indireto, para realizar sua busca. Avalie as opções abaixo e julgue o sistema que seguem.
I.Método alfabético - sistema direto.
II.Método numérico - sistema indireto.
III.Método alfabético - sistema indireto.
IV.Método numérico - sistema direto.
Assinale a opção CORRETA.
A
III e IV, estão corretas.
B
I e II, estão corretas.
C
Somente IV, está correta.
D
Somente III, está correta.
E
Somente I, está correta.
Métodos de arquivamento são os métodos que podem ser utilizados para colocar documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas regras para a sua utilização.
Assinale a alternativa que indica corretamente o método empregado para fazer a organização dos documentos por data, sendo utilizado para dispor corretamente documentos em que a data é o elemento essencial para buscar a informação.
A
temporal
B
geográfico
C
calendário textual
D
numérico cronológico
E
numérico dígito-terminal
Sobre arquivos, assinale a alternativa CORRETA:
A
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas jurídicas, públicas ou privadas. Não são considerados arquivos os conjuntos de documentos acumulados por pessoas físicas.
B
De acordo com a forma, os arquivos podem ser classificados em ativo e inativo.
C
Em se tratando do tipo, existem várias classificações, porém a mais comum é centralizada e descentralizada.
D
Com relação aos métodos de arquivamento, pode-se afirmar que eles variam de acordo com os critérios e necessidades das entidades, sendo os mais comuns: alfabético, numérico, cronológico, por assunto, geográfico, etc.
Ao planejar a organização de um arquivo, os elementos constante de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em, marque a opção INCORRETA.
Fonte: Paes, Marielena Leite, Arquivo: teoria e prática/ 3ª ed. / Rio de Janeiro / Ed. FGV, 2004.
A
Ordem hierárquica.
B
Ordem de assunto.
C
Ordem alfabética.
D
Ordem numérica (simples ou cronológica).
E
Ordem geográfica.
Tendo em conta o tema organização e práticas de arquivo, analise as afirmativas a seguir.
I. São destinações que fazem parte das rotinas de arquivos a microfilmagem e a destruição.
II. É prática ao se arquivar documentos, depositá-los em cada pasta, em ordem cronológica, com os mais recentes no topo da pilha.
III. O método de arquivamento numérico simples constitui-se na atribuição de um número e uma letra a cada correspondente ou cliente, por exemplo.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)
A
I e II, apenas.
B
III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e III.
Observe as alternativas a seguir e faça a correlação das colunas I e II, de acordo com o contexto de cada método utilizado para arquivar documentos:
I.Coluna: método
1.Método geográfico.
2.Métodos numérico.
3.Método ideográfico.
4.Médodo alfabético.
II.Coluna: contexto
(__)Este método pode ser classificado como simples, cronológico ou dígito-terminal.
(__)É preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
(__)Não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de muito conhecimento das atividades institucionais.
(__)Um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem do alfabeto, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva.
Fonte: Disponível em: < https://www.pradochaves.com.br/metodos-de-arquivamento/>
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:
A
4, 2, 1, 3.
B
3, 4, 2, 1.
C
1, 3, 4, 2.
D
2, 1, 3, 4.
E
1, 2, 3, 4.
Segundo Paes (2012), de acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar fichários ou arquivos em ordem:
I. Alfabética.
II. Geográfica.
III. Numérica.
IV. De tamanho.
Quais estão corretas?
A
Apenas I e IV.
B
Apenas II e III.
C
Apenas I, II e III.
D
Apenas II, III e IV.
E
I, II, III e IV.
Arquivamento é o conjunto de operações técnicas destinadas ao acondicionamento e armazenamento de documentos. O método de arquivamento deve ser determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da instituição. Sobre métodos de arquivamento, analise as assertivas abaixo:
I. No método alfabético, em se tratando de nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
II. No método alfabético, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
III. No método numérico dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente e os números são dispostos em grupos de dois dígitos cada um, sendo lidos da direita para a esquerda, formando pares.
IV. O método ideográfico numérico decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Os documentos são classificados em 20 (vinte) classes principais e essas se dividem novamente em 20 (vinte) subclasses e assim sucessivamente.
Quais estão corretas?
A
Apenas I e IV.
B
Apenas I, II e III.
C
Apenas I, II e IV.
D
Apenas II, III e IV.
E
I, II, III e IV.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Municipal de Desenvolvimento de Recursos Humanos - IMPARH
Prova:
IMPARH - Prefeitura de Fortaleza - Secretário Escolar - 2023
Existem diversos métodos de arquivamento de documentos, dentre os quais são considerados básicos e mais comuns:
A
alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
B
alfabético, por assunto, por nível de importância, por requerente.
C
numérico, por requerente, misto, por afinidade.
D
geográfico, misto, por requerente, por assunto.
De acordo com Batista (2017), os arquivos devem ser organizados estrategicamente, de forma que os documentos sejam guardados para não ocuparem muito espaço físico e possam ser encontrados rapidamente quando houver necessidade de consulta. A respeito dos métodos de arquivamento, é correto afirmar o seguinte:
A
No método Alfabético Geográfico, as pastas são abertas considerando-se os assuntos específicos, também ordenados alfabeticamente.
B
Não se deve misturar dois métodos diferentes em um mesmo tipo de arquivo. Por exemplo, se as pastas estão sendo organizadas por nomes, não pode haver pastas com códigos no mesmo arquivo.
C
Deve-se sempre adotar uma rotina aleatória para cuidar do arquivo. Além disso, não há necessidade de programar um melhor horário do dia para realizar tal rotina.
D
No método Variadex misturam-se os métodos alfabéticos em ordem e arquiva-se por números.
Entre os métodos de arquivamento de documentos, são exemplos de métodos por assunto:
A
dicionário e geográfico;
B
alfabético e dígito-terminal;
C
decimal e numérico simples;
D
numérico cronológico e unitermo;
E
enciclopédico e duplex.
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