Questões de Concurso sobre Escolha do método a ser adotado

Em relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), seus requisitos e metadados, assinale a opção correta.

Na escolha de um método de arquivamento em papel, o critério considerado fundamental para garantir a eficiência na recuperação da informação é a:

Considerando a gestão de arquivos e os métodos de arquivamento existentes, quando se busca a ordenação dos documentos por assunto, deve-se utilizar o método de arquivamento

“A adoção de uma determinada forma de ordenação está longe de ser uma obviedade. Além de ter de considerar os interesses dos usuários e a própria perspectiva de avaliação e eliminação de documentos, o arquivista deve verificar se a ordenação adotada não cria dificuldades para os funcionários que ficarão diretamente incumbidos dela. Por tudo isso, deve-se optar, tanto quanto possível, por formas simples de ordenação”.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Como Fazer, 2).

Sobre os métodos de ordenação, é correto afirmar que

O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da instituição. O método de arquivamento que utiliza como elemento principal o assunto é:

No contexto dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados para organizar conjuntos documentais segundo critérios de recuperação, identificação e racionalidade funcional, a proposta correta é a do método

O processo de avaliação de documentos deve gerar um instrumento que sistematize seus resultados.

Nesse caso, o instrumento que deve ser elaborado é o(a)

Trecho do plano de classificação do Senado Federal

SENADO FEDERAL

02 ADMINISTRATIVA

02.56 GESTÃO DE PESSOAS

02.56.01 PLANEJAMENTO, FORMULAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DA POLÍTICA DE PESSOAS

02.56.02 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE PESSOAS

02.56.02.01 Planejamento e Acompanhamento de Concurso Público

02.56.02.02 Gestão de Processo Seletivo Interno

Esse trecho do Plano de Classificação utilizado pelo Senado Federal, foi elaborado utilizando-se o seguinte método:

Uma repartição pública adota um sistema em que os documentos são organizados de acordo com os assuntos aos quais se relacionam, facilitando a recuperação das informações por tema. Nesse caso, foi utilizado o método de arquivamento:

Os métodos de arquivamento dizem respeito ao critério de classificação. Se o objetivo é aumentar o sigilo e a capacidade de expansão, bem como reduzir erros com nomes duplicados, o método apropriado é o

Os métodos alfabético e numérico de arquivamento dispensam consulta rápida em volumes elevados.

O método de arquivamento de documentos que centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto é o:

Em uma instituição pública, a eficiência na gestão documental depende da correta escolha do método de arquivamento para diferentes tipos de documentos. Relacione os métodos da 1ª coluna com suas descrições na 2ª coluna.

1ª coluna

1. Arquivamento alfabético.

2. Arquivamento numérico.

3. Arquivamento cronológico.

4. Arquivamento geográfico.

5. Arquivamento por assunto.

2ª coluna

(__) Disposição que agrupa os documentos considerando temas ou finalidades similares, facilitando decisões administrativas sobre atividades correlatas.

(__) Organização que prioriza identificação sequencial ou codificação, de forma a permitir rastreabilidade e controle preciso mesmo em grandes volumes.

(__) Método que utiliza uma referência associada a pessoas, empresas ou órgãos, permitindo localizar rapidamente registros individuais com base em um identificador nominal.

(__) Critério que leva em conta a ocorrência temporal dos fatos ou datas de emissão, sendo essencial para acompanhar a evolução cronológica das ações e decisões.

(__) Sistema que considera localização física, territorial ou administrativa, permitindo identificar documentos segundo unidades, setores ou regiões de atuação.

Assinale a alternativa que apresenta a correspondência CORRETA , de cima para baixo:

Assinale a opção que apresenta uma função utilizada para compor uma tipologia documental.

Arquivologia: Escolha a alternativa que cita três métodos de arquivamento.

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir. Considerando a aplicação prática em ambientes organizacionais complexos, assinale V, para verdadeiro ou F, para falso:

(__)A adoção do método alfabético em grandes instituições exige regras rígidas de padronização nominal e uso constante de guias, pois erros na ordenação podem comprometer seriamente a recuperação da informação.

(__)Em empresas com filiais em diversas regiões, o método geográfico pode se tornar ineficiente, já que exige o cruzamento de nomes e códigos, tornando mais lenta a localização do documento.

(__)Métodos ideográficos, baseados em símbolos, cores ou formas, podem oferecer agilidade na identificação visual de documentos, mas exigem treinamento específico dos usuários e uma padronização rigorosa para manter a eficácia do sistema.

(__)Independentemente do método adotado, a eficácia do arquivamento depende mais da classificação lógica dos documentos do que da forma como eles são fisicamente organizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequencia correta:

O termo recolhimento se associa à ação de

Imagine que uma pessoa trabalha em uma repartição pública responsável pela organização e preservação de documentos importantes. Durante uma auditoria, foi solicitado que todos os documentos fossem organizados utilizando diferentes métodos de arquivamento. Sua tarefa é escolher o método mais adequado para cada situação apresentada a seguir. Relacione as situações com os métodos de arquivamento correspondentes:

Coluna 1 − Situações

1.Agrupar os registros de reuniões por ordem de data, para facilitar o acompanhamento cronológico dos eventos.

2.Organizar os prontuários de funcionários por seus nomes, visando um acesso rápido às informações pessoais.

3.Arquivar relatórios por número de identificação único, garantindo rastreabilidade individual.

4.Classificar documentos relacionados às filiais da empresa, distribuídas por estados e cidades diferentes.

5.Separar propostas comerciais conforme os temas abordados, como marketing, vendas e logística.

Coluna 2 − Métodos de Arquivamento

(__)Alfabético.

(__)Cronológico.

(__)Numérico.

(__)Geográfico.

(__)Por Assunto.

Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:

No que tange à arquivologia aplicada à rotina escolar, a adoção exclusiva do critério cronológico para organização documental é considerada mais eficiente do que o uso de métodos alfabéticos ou por assunto, uma vez que a temporalidade é o único princípio válido na identificação de documentos de arquivo permanente.

Mesmo marcados como obrigatórios, alguns requisitos podem não ser adotados a critério da organização, de acordo com o contexto da situação.