Questões de Concurso sobre Escolha do método a ser adotado

Os métodos de arquivamento adotados no esquema de distribuição de documentos em classes devem ser elaborados a partir do estudo

Dentro dos sistemas e métodos de arquivamento, a importância de escolher o método adequado para a organização dos documentos de um arquivo é para:

A Prefeitura Municipal pretende reorganizar seus arquivos físicos. Inicialmente será criado um arquivo físico com a pasta funcional de cada servidor público, identificado pela sua matrícula, visto que alguns servidores possuem nomes semelhantes e poderia ocasionar erro de arquivamento. A melhor técnica para arquivar as pastas com documentos dos servidores, tendo como base a sua matrícula funcional, é o método:

A escolha do método de arquivamento para um documento deve considerar:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, básicos e padronizados.

Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro, Editora FGV, 2004.

Avalie as alternativas a seguir e marque a opção que corresponde ao método de arquivamento padronizado:

Quando o elemento principal para a recuperação da informação de um arquivo for o assunto, pode-se dizer que o método utilizado é:

Método de arquivamento que não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. A definição se refere a qual método de arquivamento?

Para melhor exercer o controle sobre o arquivamento de documentos em geral, podem-se adotar os critérios listados nas alternativas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a

No contexto dos protocolos e procedimentos da secretaria escolar como promoção da eficácia escolar, assinale a alternativa correta:

No momento do tratamento documental arquivístico, a função da Classificação Arquivística é a responsável por possibilitar ao arquivista representar o contexto de produção. Esse se materializa em instrumentos, como o plano de classificação ou o quadro de arranjo, com a apresentação das classes documentais e das séries documentais. No que diz respeito aos métodos de classificação, qual deles deve ser evitado?

São etapas de trabalho para a organização de arquivo, EXCETO:

Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − Editora FGV − Rio de Janeiro, 2004.

Ao planejar a organização de um arquivo, os elementos constante de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em, marque a opção INCORRETA.

Fonte: Paes, Marielena Leite, Arquivo: teoria e prática/ 3ª ed. / Rio de Janeiro / Ed. FGV, 2004.

Corresponde à atribuição de um número a cada correspondente, obedecendo à ordem de entrada ou registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. Nesse método, quando se anula um registro, este é aproveitado para outro arquivamento. A definição se refere à qual método de arquivamento?

Os métodos de arquivamento mais indicados para filmes, discos, fitas de áudio e fitas videomagnéticas são o numérico simples e o unitermo.

Embora seja um dos métodos mais simples de arquivamento quando o elemento nome é o mais relevante e o mais frequentemente procurado, o método alfabético se torna desvantajoso ao ser aplicado a um volume documental muito grande.

No setor de arquivo, a recuperação das informações necessárias com celeridade e precisão é de extrema importância e, para alcançar tal objetivo, é essencial a escolha do método de arquivamento, que é determinada pela natureza dos documentos, e não pela estrutura organizacional.

A organização de documentos é um serviço fundamental, visto que as informações contidas neles podem ser utilizadas e úteis a qualquer momento. Desta maneira, é fundamental utilizar critérios precisos de arquivamento para facilitar a localização desses documentos, sendo importante mantê-los organizados de maneira facilitada.

Marque a alternativa CORRETA, que conste uma técnica de arquivamento eficiente, prática e fácil para localização dos documentos.

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.

I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.

II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação.

III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.

IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

Na escolha de um método de arquivamento institucional, dificilmente será empregado um método único, ocorrendo, na verdade, a definição de um método principal e de métodos auxiliares.

Acerca das técnicas de arquivamento, analise as afirmativas a seguir:

I. O arquivamento por assunto resulta da aplicação concomitante dos métodos alfabético e numérico.

II. O método numérico é sempre cronológico.

III. Atualmente, o método geográfico vem sendo substituído pelo método alfabético.

É correto o que se afirma