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Questões de Concurso sobre Escolha do método a ser adotado
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A adoção de métodos de arquivamento é fundamental para garantir que a Secretaria Escolar funcione com eficiência, especialmente quando o volume de documentos cresce ao longo dos anos. Entre os diferentes sistemas possíveis, um dos métodos destacados no processo de organização é o método alfabético, considerado capaz de sustentar tanto estruturas simples quanto sistemas mais amplos e complexos. Na organização do arquivo escolar, o método alfabético é frequentemente mencionado como o mais indicado. Qual justificativa torna esse método especialmente vantajoso para a secretaria escolar?
A
Permite que o arquivamento seja organizado automaticamente por softwares internos, dispensando qualquer revisão manual dos documentos.
B
Permite estruturar o arquivo de modo que ele se adapte gradualmente a sistemas mais complexos, tornando mais ágil a localização dos documentos ao longo do tempo.
C
Elimina a necessidade de arquivos inativos, já que todos os documentos podem permanecer organizados no mesmo agrupamento alfabético.
D
Classifica os documentos por ordem de importância, permitindo que os mais relevantes sejam priorizados no processo de arquivamento anual.
E
Simplifica a seleção de documentos com prazo de descarte, tornando desnecessária a análise de critérios prévios definidos pela escola.
Considere o seguinte extrato de um exemplo de classificação:
3 – Diretoria Administrativa e Financeira
3.3 – Gerência Administrativa e de Recursos Humanos
3.3.1 – Departamento de Pessoal
O referido exemplo foi elaborado com base no método:
A
assunto;
B
funcional;
C
ideográfico;
D
estrutural;
E
alfabético.
Para que a aquisição seja feita de acordo com as finalidades e os objetivos da instituição adquirente, é necessário estabelecer uma política de aquisição com critérios definidos para incorporação de acervos.
C
Certo
E
Errado
No contexto da administração pública, o uso adequado das técnicas de arquivamento e do controle documental é essencial para a organização, conservação e recuperação eficiente da informação. Com base nesse tema, assinale a alternativa correta:
A
O método alfabético é utilizado apenas para arquivamento de documentos sigilosos e não se aplica a arquivos gerais.
B
O método geográfico organiza documentos por data, sendo ideal para controle cronológico de correspondências.
C
O método numérico exige o uso de índices auxiliares para localização dos documentos.
D
O arquivamento por assunto ou temático é utilizado apenas em bibliotecas e não possui aplicação na administração pública.
No arquivo corrente de uma unidade escolar, os documentos relacionados à matrícula dos alunos são organizados por ordem alfabética do nome do estudante, permitindo acesso rápido pela equipe. Entretanto, a servidora responsável observa dificuldades de localização quando há alunos com nomes idênticos.
Nesse contexto, qual medida se alinha corretamente às boas práticas de arquivamento?
A
Manter o método alfabético, mas incorporar elementos complementares de identificação, como número do registro ou dados do responsável.
B
Arquivar todos os documentos estudantis juntos, sem separação por séries ou turmas.
C
Transferir todos os documentos para o arquivo permanente, evitando consultas frequentes.
D
Abandonar totalmente o método alfabético e adotar aleatoriedade na guarda dos documentos.
E
Adotar o método ideográfico cada aluno, integrando o sistema de arquivamento físico e digital.
Ano:
2025
Prova:
UNIVALI - Prefeitura de Antônio Carlos - Agente Administrativo - 2025
O setor de Recursos Humanos de uma prefeitura decidiu reorganizar seu arquivo, buscando facilitar a localização dos documentos funcionais dos servidores. Após análise, verificou-se que os documentos estavam armazenados sem critério uniforme: alguns agrupados por nome, outros por data de admissão e outros pelo número do cadastro funcional. A equipe foi orientada a adotar um método de arquivamento único e padronizado, compatível com o tipo e a frequência de uso dos documentos.
Diante dessa situação, assinale a alternativa correta sobre os sistemas e métodos de arquivamento:
A
O sistema geográfico é mais eficiente para arquivar documentos de pessoal, pois permite organizar registros conforme a localização dos setores internos.
B
O sistema alfabético é indicado quando os documentos se referem a pessoas ou instituições identificadas por nome, sendo o método mais adequado para fichas de servidores.
C
O sistema ideográfico é o mais indicado para documentos que variam por data, como folhas de pagamento.
D
O sistema numérico é o menos seguro, por não exigir índices ou códigos para localização.
Conforme Marilena Paes (2017), a organização pode ser alfabética ou cronológica, dependendo da finalidade do arquivo.
I. A ordem cronológica organiza por data.
II. A ordem alfabética organiza por tipo documental.
III. O método adotado deve atender à rotina administrativa.
IV. A desorganização dificulta a recuperação da informação.
Assinale a sequência correta de afirmações verdadeiras (V) e falsas (F):
A
F – F – V – F.
B
V – F – V – V.
C
F – V – F – V.
D
V – V – F – F.
O gerenciamento de arquivos é uma atividade essencial que visa à preservação, organização e recuperação eficiente das informações. Aplicar os conceitos adequados de arquivologia é imprescindível para garantir a funcionalidade dos arquivos. Acerca do assunto, marque (V) para as afirmativas verdadeiras e (F) para as falsas.
(__) O método cronológico é o mais indicado para arquivos permanentes, pois organiza os documentos por relevância histórica, priorizando os mais antigos.
(__) A aplicação do método alfabético em arquivos correntes facilita a recuperação de informações com base em títulos ou nomes relacionados aos documentos.
(__) O método geográfico é ideal para classificar documentos administrativos relacionados a diferentes localidades, como relatórios regionais.
(__) A escolha do método de arquivamento deve levar em conta o tipo de uso do arquivo, como o acesso frequente no caso de arquivos correntes ou a preservação no caso de arquivos permanentes.
A sequência está correta em:
A
V − V − V − V.
B
F − V − V − V.
C
F − F − V − V.
D
V − F − F − F.
Para organizar os prontuários dos funcionários de uma fundação em um arquivo físico, visando à eficiência e à facilidade de localização, o método de arquivamento correto a ser utilizado é o
A
por cor da pasta.
B
por ordem de chegada.
C
geográfico, pelo bairro onde o funcionário mora.
D
numérico, sem nenhum critério adicional.
E
alfabético, pelo nome do funcionário.
Assinale a alternativa que indica o método recomendado para o descarte de documentos sem valor administrativo ou histórico.
A
Queima em fogueira controlada.
B
Trituração mecânica segura.
C
Descarte em lixeiras públicas para reciclagem.
D
Enterramento no solo.
E
Doação a bibliotecas públicas.
Assinale a alternativa que indica qual dos seguintes princípios de classificação de documentos é mais adequado para garantir a organização e o acesso eficiente aos registros:
A
classificação por ordem alfabética, utilizando o sobrenome do autor como critério principal;
B
classificação por ordem cronológica, com base na data de criação ou recebimento do documento;
C
classificação por assunto, agrupando os documentos relacionados a um mesmo tema ou tópico;
D
classificação por tipo de documento, separando os documentos de acordo com sua natureza, por exemplo, relatórios, memorandos, cartas;
E
classificação por número de registro, atribuindo um código único a cada documento para facilitar sua identificação.
Ao escolher um sistema de arquivamento para uma empresa, qual dos seguintes aspectos DEVE ser considerado prioritariamente? Assinale a alternativa correta.
A
Integração com outros sistemas da empresa: O sistema deve ser integrado com outros sistemas da empresa, como o sistema de gestão documental ou o sistema de workflow, para otimizar o fluxo de informações e processos.
B
Necessidades dos usuários: O sistema deve atender às necessidades dos usuários, facilitando o acesso e a recuperação dos documentos de forma rápida, eficiente e segura.
C
Custo de implementação e manutenção: O custo inicial e os custos contínuos de manutenção do sistema devem ser avaliados e comparados com os benefícios esperados em termos de eficiência e produtividade.
D
Tipo de documentos a serem arquivados: O sistema deve ser compatível com o tipo de documentos que serão armazenados, considerando características como formato físico ou digital, volume e nível de confidencialidade.
Existem diferentes métodos de arquivamento que uma organização pode adotar para organizar e facilitar o acesso aos seus documentos. Em um ambiente organizacional que lida com uma grande variedade de assuntos, qual o método de arquivamento indicado para facilitar a localização e recuperação eficiente de documentos relacionados a áreas específicas de interesse?
A
Numérico.
B
Geográfico.
C
Ideográfico ou temático.
D
Cronológico.
E
Alfabético.
As técnicas de arquivo são métodos utilizados para organizar documentos, tanto digitais como físicos. O método em que a classificação dos documentos é realizada pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas composições é o
A
numérico.
B
alfabético.
C
geográfico.
D
ideográfico.
E
variadex.
Qual é o procedimento correto para o arquivamento de documentos em um órgão público?
A
Armazenar os documentos em qualquer ordem para economizar espaço.
B
Arquivar documentos sem critério de importância ou tipo.
C
Utilizar um sistema de classificação baseado em relevância e frequência de uso.
D
Manter todos os documentos em formato digital, descartando os originais em papel.
A documentação e o arquivamento de informações são essenciais para a gestão eficiente de qualquer organização. Considerando a importância desses processos, analise as assertivas a seguir. Assinale V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas:
(__) A documentação deve ser elaborada de maneira a garantir a clareza, a precisão e a rastreabilidade das informações, contribuindo para a transparência administrativa.
(__)O arquivamento de documentos deve seguir uma metodologia rígida e inflexível, sem espaço para adaptações conforme as necessidades específicas de cada setor da organização.
(__)A gestão documental inclui a classificação, a organização e a preservação de documentos, visando não apenas a acessibilidade, mas também a segurança da informação.
(__)O processo de eliminação de documentos deve ser realizado sem critérios, de modo a evitar a retenção de informações desnecessárias.
Assinale V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas:
A
V, F, F e F.
B
F, F, V e F.
C
V, F, V e F.
D
V, V, V e F.
E
V, F, V e V.
A tomada de decisão baseada na evidência é um dos princípios em que se assenta o sistema de gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
A primeira etapa para a elaboração de um Plano de Classificação é a
A
definição do sistema de codificação.
B
análise das tipologias documentais.
C
análise administrativa da instituição.
D
definição do método de classificação.
E
definição da hierarquia funcional.
Em uma empresa que busca otimizar o processo de arquivamento de documentos, qual método oferece maior agilidade na busca e recuperação de informações, além de garantir a segurança e preservação dos documentos?
A
Arquivamento por assunto: organiza os documentos por temas ou categorias predefinidas.
B
Arquivamento alfabético: organiza os documentos pela ordem alfabética dos nomes dos autores ou dos títulos dos documentos.
C
Arquivamento cronológico: organiza os documentos pela data de sua criação ou recebimento.
D
Arquivamento numérico: organiza os documentos por um código numérico sequencial.
A organização de arquivos refere-se à forma como os registros são armazenados e determina os métodos de acesso que podem ser empregados na recuperação dos registros. O método de acesso consiste na forma como os dados podem ser recuperados e manipulados, não à estrutura de organização.
(SANTOS, 2020.)
Sobre os métodos de acesso, analise as afirmativas a seguir.
I. O método de acesso direto permite que os registros sejam acessados rapidamente sem a necessidade de percorrer toda a estrutura de arquivos, sendo ideal para grandes volumes de dados.
II. O método de acesso sequencial é mais adequado para sistemas que requerem atualizações frequentes de documentos, pois permite uma organização dinâmica e modificável.
III. O método em árvore permite a busca eficiente dos registros, dividindo o arquivo em múltiplas camadas, onde os dados são organizados em uma estrutura hierárquica de árvore binária.
IV. O método de empilhamento realiza o acesso aos dados na ordem inversa àquela em que foram gravados, ideal para operações de última entrada, primeira saída.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I e II.
B
II e IV.
C
III e IV.
D
I, III e IV.
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