Questões de Concurso sobre Escolha do método a ser adotado

Relacione o método de arquivamento listado na primeira coluna com o elemento que determina a classificação do documento constante na segunda coluna. A seqüência correta é:

( ) alfabético

( ) geográfico

( ) numérico

( ) numérico-cronológico

( ) ideográfico

1. lugar

2. aparência

3. assunto

4. nome

5. número

6. número e data

A seqüência correta é:

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores que necessitem consultá-lo o façam com facilidade e agilidade. Existem várias alternativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação

Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método:

Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.

O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

A escolha do método de arquivamento mais adequado dependerá do ramo de atividade da organização ou firma a quem pertence o acervo do arquivo e da natureza do documento. Quando o elemento principal a ser considerado em um documento é a sua procedência, o melhor método de arquivamento é:

Para facilitar a localização dos documentos, o assistente administrativo, além de separá-los por classe, deve ordenálos dentro de cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve utilizar os chamados métodos de arquivamento ou métodos de ordenação, entre os quais identificam-se o método alfabético, o numérico, o cronológico e o geográfico.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.

Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:

Os métodos de arquivamento classificam-se em básicos e padronizados. Ordem alfabética, ordem geográfica, ordem numérica simples e ordem de assunto são exemplos de método de arquivamento padronizado.

Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método:

Com relação à classificação de documentos de arquivo, analise as assertivas a seguir:

I. O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a procedência.

II. No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

III. O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

IV. No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos.

Os métodos de classificação são divididos em funcional, organizacional e por assuntos.

Os elementos que geralmente devem ser considerados na hora de arquivar um documento são: nomes (remetente, destinatário, pessoa ou pessoas a quem o documento se refere), local, número do documento (se houver), data e assunto.

No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.

No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.

Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo.

I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado.

II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.

III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):

Devido à natureza de seus documentos e ao seu estágio de evolução, para o arquivamento de arquivos correntes, deve ser utilizado o método alfabético.

Os documentos podem ser arquivados por ordem geográfica, numérica, alfabética, cronológica ou por assunto.