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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos
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No âmbito das rotinas administrativas, o arquivo e o controle sistemático de documentos são essenciais para a organização institucional e para o atendimento eficiente às demandas internas e externas. Considerando essas práticas, assinale a alternativa correta.
A
O arquivamento adequado prioriza a guarda ordenada dos documentos, podendo o registro ser realizado posteriormente, sem prejuízo ao controle administrativo.
B
O registro de documentos tem função predominantemente informativa, sendo o controle da tramitação responsabilidade do setor de destino.
C
O controle sistemático de documentos compreende o registro, a organização e o acompanhamento de sua tramitação, possibilitando acesso e rastreabilidade.
D
A organização dos arquivos concentra-se na fase final do ciclo documental, após cessada a utilização administrativa dos documentos.
E
O controle documental está voltado principalmente à preservação física dos documentos, enquanto o acesso e a recuperação dependem de consultas informais.
No contexto das rotinas administrativas, a correta compreensão dos conceitos arquivísticos contribui para a organização, preservação e recuperação das informações institucionais. Com base nas noções básicas de arquivo, assinale a alternativa correta.
A
Arquivo pode ser compreendido como o conjunto de documentos produzidos ou acumulados por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, independentemente do suporte em que se encontram.
B
Documento e informação são conceitos equivalentes, pois ambos se referem ao conteúdo registrado, sem distinção quanto ao suporte material.
C
Arquivos intermediários reúnem documentos de uso frequente, mantidos junto aos setores produtores para atender às demandas administrativas imediatas.
D
A gestão de documentos inicia-se apenas na fase de arquivamento permanente, quando se define o valor histórico do acervo.
E
A digitalização de documentos substitui integralmente os documentos originais, dispensando sua guarda física após o processo.
Para Paes (2004), os sistemas de arquivamento têm a finalidade de organizar documentos e facilitar a recuperação das informações quando necessário. Sobre o tema, assinale a alternativa correta.
A
Arquivos antigos perdem automaticamente seu valor administrativo.
B
Documentos devem ser arquivados sem critérios definidos.
C
O sistema de arquivos é desnecessário em ambientes digitais.
D
O arquivamento adequado facilita a localização dos documentos.
Após a conclusão da avaliação documental, os processos encerrados foram recolhidos ao arquivo permanente e a chefia determina que o Assistente em Administração organize os fundos para que pesquisadores internos localizem informações com segurança. Conforme a sistemática de tratamento documental, as coordenadas em que se situam as atividades do arquivo permanente, necessárias para viabilizar instrumentos de pesquisa e acesso ao acervo, correspondem:
A
ao arranjo e a descrição de fundos, com estabelecimento do fundo e recuperação da informação por instrumentos de pesquisa.
B
à custódia definitiva dos fundos, com guarda perene e responsável do material já avaliado para uso em pesquisa histórica.
C
à administração da eliminação, com aplicação e controle de tabelas de temporalidade e preparação dos remanescentes para recolhimento aos arquivos finais, permanentes e históricos.
D
à transferência controlada do arquivo corrente para o arquivo intermediário, como fase de transição destinada a expurgos previstos.
Sobre os fundamentos da arquivologia aplicados ao contexto administrativo escolar, analise os itens a seguir:
I. O arquivo corrente é composto por documentos de consulta frequente, diretamente relacionados às atividades em andamento da instituição.
II. O arquivo permanente reúne apenas documentos financeiros e contábeis destinados à comprovação tributária e fiscal da unidade administrativa.
III. O princípio da proveniência estabelece que os documentos produzidos por uma instituição devem permanecer vinculados ao seu órgão de origem, evitando dispersões que comprometam sua contextualização administrativa.
Quantos dos itens anteriores são VERDADEIROS no que tange à temática abordada pela questão?
A
Todos os 3.
B
Apenas 2 deles.
C
Apenas 1 deles.
D
Nenhum deles.
No Brasil, muitos municípios carecem de arquivos municipais legalmente instituídos, o que representa um obstáculo à eficiência e à transparência da administração pública.
C
Certo
E
Errado
Um órgão da Administração Pública Estadual de Rondônia, responsável pela gestão e guarda de processos administrativos físicos, decide modernizar seu sistema de arquivamento com o objetivo de facilitar a identificação, a localização e o manuseio dos documentos. Para tanto, o órgão adota um método que associa cada letra do alfabeto a uma cor específica, permitindo a rápida visualização e recuperação dos documentos arquivados.
Com base nessa situação hipotética, o método de arquivamento adotado foi o
A
duplex.
B
ideográfico.
C
variadex.
D
alfanumérico.
E
geográfico.
Ao responder a uma solicitação administrativa sobre uma obra municipal executada anos antes, a equipe precisa localizar documentos que comprovem decisões, pagamentos e responsabilidades. Nessa situação, a função do arquivo público é corretamente compreendida quando ele:
A
Substitui a organização documental pela guarda física, pois a existência do documento no depósito é suficiente para assegurar o acesso futuro.
B
Reúne os documentos de guarda permanente e transfere às unidades produtoras a responsabilidade integral pela organização e pela localização dos documentos em uso corrente.
C
Mantém os documentos organizados e recuperáveis para apoiar a administração, o exercício de direitos, a memória institucional e o acesso à informação.
D
Conserva apenas os documentos que tenham interesse cultural, deixando os registros administrativos sob responsabilidade individual de cada servidor.
E
Garante acesso irrestrito a qualquer documento arquivado, independentemente de regras de consulta, proteção de informações ou condições de localização.
Em uma instituição pública, o assistente administrativo desempenha papel fundamental na organização das atividades internas, no controle de documentos e no atendimento ao público. A correta gestão documental contribui para a eficiência administrativa, para a preservação das informações institucionais e para a transparência dos serviços prestados à população.
Considerando as práticas relacionadas à organização de documentos no ambiente administrativo, assinale a alternativa correta.
A
Os documentos podem ser armazenados sem qualquer critério de organização, desde que permaneçam no setor.
B
A classificação e o arquivamento adequado dos documentos facilitam o acesso às informações e contribuem para a eficiência do serviço.
C
Documentos oficiais devem ser descartados imediatamente após sua utilização, independentemente das normas institucionais.
D
O controle documental é responsabilidade exclusiva dos gestores, não envolvendo os assistentes administrativos.
Um órgão público federal está revisando seus procedimentos de tramitação e guarda de documentos, buscando aumentar a eficiência administrativa e atender às normas de gestão documental. Considerando as boas práticas de arquivos públicos, assinale a alternativa INCORRETA:
A
A tramitação de documentos deve ser registrada de forma sistemática, permitindo rastreabilidade, controle de prazos e responsabilização de cada servidor ou setor envolvido.
B
A guarda de documentos deve considerar sua natureza, função administrativa, prazo de arquivamento e nível de sigilo, sendo organizada para permitir fácil recuperação e preservação da integridade.
C
A destinação final dos documentos (eliminação ou arquivamento permanente) deve seguir os prazos previstos em legislação e normas de arquivo, após avaliação de seu valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico.
D
Documentos em tramitação podem ser armazenados de maneira improvisada, sem registro formal, desde que os servidores responsáveis conheçam o conteúdo e possam localizar rapidamente quando necessário.
A organização de arquivos físicos e digitais é essencial para garantir acesso rápido e segurança das informações. Assinale a alternativa correta:
A
Arquivos digitais dispensam qualquer forma de organização temática.
B
Documentos físicos podem ser arquivados aleatoriamente, desde que estejam no mesmo setor.
C
A organização deve seguir critérios lógicos de classificação, permitindo fácil localização e preservação.
D
A eliminação de documentos pode ocorrer sem observância de prazos administrativos.
E
A guarda de documentos é responsabilidade exclusiva do gestor do órgão.
Pedro, assistente administrativo da Prefeitura Municipal de Araquari, tem, entre suas atribuições, a de preparar índices e fichários, mantendo-os atualizados. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o fichário é um conjunto de:
A
Documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são de consulta frequente pela entidade que os produziu, a quem compete a sua administração.
B
Dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciados por programa específico.
C
Dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.
D
Fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperação de documentos e informações.
Um Analista Administrativo foi designado para reorganizar o arquivo de um setor público. Durante a análise, verificou que documentos correntes estavam misturados com documentos antigos, alguns sem classificação adequada, dificultando a localização das informações e comprometendo a eficiência do serviço.
Diante desse cenário, ele propôs a adoção de práticas arquivísticas baseadas no ciclo de vida dos documentos, com critérios de classificação, organização e destinação.
Considerando os princípios de gestão documental e organização de arquivos, assinale a alternativa CORRETA:
A
Documentos de arquivo permanente podem ser eliminados após determinado período, desde que não sejam frequentemente consultados.
B
A classificação de documentos é dispensável quando o volume documental é reduzido, podendo ser substituída por organização aleatória.
C
Os documentos devem ser organizados conforme critérios previamente definidos, respeitando sua natureza, função e fase no ciclo de vida documental.
D
O arquivamento de documentos pode ocorrer sem a adoção de critérios formais de padronização, desde que os servidores responsáveis conheçam, ainda que de maneira informal, a localização dos documentos e consigam acessá-los quando necessário.
E
Documentos correntes e permanentes devem ser mantidos conjuntamente no mesmo ambiente de arquivamento, com a finalidade de facilitar o acesso às informações e reduzir a fragmentação do acervo documental.
Em um processo administrativo de contratação pública, o agente de licitações identificou falhas na tramitação documental, com ausência de registros formais de movimentação entre setores e documentos arquivados sem classificação adequada. Diante disso, foi instaurada revisão dos procedimentos internos, com o objetivo de aprimorar a organização, o controle e a preservação dos documentos relacionados às licitações e contratos. O agente propôs a adoção de práticas padronizadas para garantir rastreabilidade e segurança das informações, evitando extravios e inconsistências no fluxo documental.
Considerando a gestão documental, assinale a alternativa CORRETA.
A
A tramitação documental pode ocorrer sem registro formal, desde que os documentos permaneçam no âmbito do órgão público.
B
O arquivamento de documentos dispensa critérios de classificação, desde que sejam mantidos em local físico adequado e compatível com seu objetivo.
C
A organização e o controle dos documentos administrativos são essenciais para garantir a rastreabilidade e a integridade dos processos.
D
A gestão documental é atividade secundária, não interferindo na regularidade dos processos administrativos.
Em relação à importância de o Instituto Federal organizar seus arquivos digitais, é correto afirmar que
A
essa atividade realizada por pessoas jurídicas envolve relações particulares perante a administração pública.
B
essa prática serve para fins de representação digital frente ao processo de digitalização de documentos físicos.
C
essa ação permite a produção, a manutenção e a utilização de documentos necessários para cumprir as atividades da instituição de ensino.
D
essa estratégia está prevista para as empresas terceirizadas que trabalham no instituto federal.
E
essa dinâmica segue padrões mínimos para que o documento físico tenha todos os efeitos legais na comprovação de qualquer ato da instituição.
Para organizar arquivos digitais no computador do trabalho, o servidor deve adotar uma estrutura lógica de pastas.
Assinale a alternativa que indica corretamente a prática mais adequada para essa organização.
A
Salvar todos os arquivos na área de trabalho para acessá-los com mais rapidez no dia a dia.
B
Nomear os arquivos com letras aleatórias para protegê-los de acessos não autorizados.
C
Manter os documentos em uma única pasta para evitar duplicidade de arquivos no sistema.
D
Criar pastas por tema, ano e tipo de documento, com nomes padronizados e de fácil identificação.
E
Criar subpastas sem critério fixo, organizando conforme a demanda de cada dia.
Um órgão público iniciou projeto de modernização de seu sistema de arquivos e determinou a revisão dos procedimentos relacionados ao controle, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos produzidos pelas diversas unidades administrativas. Durante a capacitação dos servidores, foi enfatizada a importância da gestão documental e dos métodos de arquivamento. Considerando a organização e administração de arquivos, as fases da gestão de documentos e os métodos de arquivamento, assinale a alternativa CORRETA.
A
A gestão de documentos restringe-se à guarda permanente dos documentos de valor histórico.
B
Os métodos de arquivamento têm por finalidade exclusiva a preservação física dos documentos, sem relação com sua recuperação.
C
A classificação documental consiste apenas na separação dos documentos conforme o suporte utilizado, físico ou digital.
D
A gestão de documentos compreende procedimentos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e destinação dos documentos, visando à racionalização e ao acesso à informação.
E
O método alfabético é incompatível com arquivos administrativos, sendo utilizado apenas em bibliotecas.
A função arquivística definida como a elaboração de representação de uma unidade de descrição e as partes componentes desta, recorrendo à extração, à análise, à organização e ao registro de informação que possibilite identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo, seu contexto e o sistema de arquivo pelos quais foram produzidos, é a:
A
produção
B
descrição
C
classificação
D
conservação
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
A gestão documental restringe-se ao arquivamento físico de papéis.
C
Certo
E
Errado
No âmbito da gestão documental da Administração Pública, a organização racional dos arquivos institucionais constitui medida essencial para assegurar eficiência administrativa, preservação da memória organizacional e adequada recuperação das informações produzidas e recebidas no exercício das atividades estatais. Considerando os princípios técnicos aplicáveis à documentação e ao arquivo, analise as asserções a seguir:
I.A classificação documental deve observar a função e a atividade que deram origem ao documento, de modo a refletir organicamente o contexto de sua produção no âmbito institucional.
PORQUE
II.A organização arquivística fundamentada exclusivamente na ordem cronológica de produção documental é suficiente para assegurar a adequada gestão dos documentos administrativos em qualquer estrutura organizacional.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
A asserção I é falsa, e a II é verdadeira.
B
As asserções I e II são falsas.
C
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não justifica a I.
D
A asserção I é verdadeira, e a II é falsa.
E
As asserções I e II são verdadeiras, e a II justifica corretamente a I.
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