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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos
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No âmbito das rotinas administrativas, o arquivo e o controle sistemático de documentos são essenciais para a organização institucional e para o atendimento eficiente às demandas internas e externas. Considerando essas práticas, assinale a alternativa correta.
A
O arquivamento adequado prioriza a guarda ordenada dos documentos, podendo o registro ser realizado posteriormente, sem prejuízo ao controle administrativo.
B
O registro de documentos tem função predominantemente informativa, sendo o controle da tramitação responsabilidade do setor de destino.
C
O controle sistemático de documentos compreende o registro, a organização e o acompanhamento de sua tramitação, possibilitando acesso e rastreabilidade.
D
A organização dos arquivos concentra-se na fase final do ciclo documental, após cessada a utilização administrativa dos documentos.
E
O controle documental está voltado principalmente à preservação física dos documentos, enquanto o acesso e a recuperação dependem de consultas informais.
No contexto das rotinas administrativas, a correta compreensão dos conceitos arquivísticos contribui para a organização, preservação e recuperação das informações institucionais. Com base nas noções básicas de arquivo, assinale a alternativa correta.
A
Arquivo pode ser compreendido como o conjunto de documentos produzidos ou acumulados por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, independentemente do suporte em que se encontram.
B
Documento e informação são conceitos equivalentes, pois ambos se referem ao conteúdo registrado, sem distinção quanto ao suporte material.
C
Arquivos intermediários reúnem documentos de uso frequente, mantidos junto aos setores produtores para atender às demandas administrativas imediatas.
D
A gestão de documentos inicia-se apenas na fase de arquivamento permanente, quando se define o valor histórico do acervo.
E
A digitalização de documentos substitui integralmente os documentos originais, dispensando sua guarda física após o processo.
Um órgão da Administração Pública Estadual de Rondônia, responsável pela gestão e guarda de processos administrativos físicos, decide modernizar seu sistema de arquivamento com o objetivo de facilitar a identificação, a localização e o manuseio dos documentos. Para tanto, o órgão adota um método que associa cada letra do alfabeto a uma cor específica, permitindo a rápida visualização e recuperação dos documentos arquivados.
Com base nessa situação hipotética, o método de arquivamento adotado foi o
A
duplex.
B
ideográfico.
C
variadex.
D
alfanumérico.
E
geográfico.
Para Paes (2004), os sistemas de arquivamento têm a finalidade de organizar documentos e facilitar a recuperação das informações quando necessário. Sobre o tema, assinale a alternativa correta.
A
Arquivos antigos perdem automaticamente seu valor administrativo.
B
Documentos devem ser arquivados sem critérios definidos.
C
O sistema de arquivos é desnecessário em ambientes digitais.
D
O arquivamento adequado facilita a localização dos documentos.
Após a conclusão da avaliação documental, os processos encerrados foram recolhidos ao arquivo permanente e a chefia determina que o Assistente em Administração organize os fundos para que pesquisadores internos localizem informações com segurança. Conforme a sistemática de tratamento documental, as coordenadas em que se situam as atividades do arquivo permanente, necessárias para viabilizar instrumentos de pesquisa e acesso ao acervo, correspondem:
A
ao arranjo e a descrição de fundos, com estabelecimento do fundo e recuperação da informação por instrumentos de pesquisa.
B
à custódia definitiva dos fundos, com guarda perene e responsável do material já avaliado para uso em pesquisa histórica.
C
à administração da eliminação, com aplicação e controle de tabelas de temporalidade e preparação dos remanescentes para recolhimento aos arquivos finais, permanentes e históricos.
D
à transferência controlada do arquivo corrente para o arquivo intermediário, como fase de transição destinada a expurgos previstos.
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Sobre os fundamentos da arquivologia aplicados ao contexto administrativo escolar, analise os itens a seguir:
I. O arquivo corrente é composto por documentos de consulta frequente, diretamente relacionados às atividades em andamento da instituição.
II. O arquivo permanente reúne apenas documentos financeiros e contábeis destinados à comprovação tributária e fiscal da unidade administrativa.
III. O princípio da proveniência estabelece que os documentos produzidos por uma instituição devem permanecer vinculados ao seu órgão de origem, evitando dispersões que comprometam sua contextualização administrativa.
Quantos dos itens anteriores são VERDADEIROS no que tange à temática abordada pela questão?
A
Todos os 3.
B
Apenas 2 deles.
C
Apenas 1 deles.
D
Nenhum deles.
Um órgão público federal está revisando seus procedimentos de tramitação e guarda de documentos, buscando aumentar a eficiência administrativa e atender às normas de gestão documental. Considerando as boas práticas de arquivos públicos, assinale a alternativa INCORRETA:
A
A tramitação de documentos deve ser registrada de forma sistemática, permitindo rastreabilidade, controle de prazos e responsabilização de cada servidor ou setor envolvido.
B
A guarda de documentos deve considerar sua natureza, função administrativa, prazo de arquivamento e nível de sigilo, sendo organizada para permitir fácil recuperação e preservação da integridade.
C
A destinação final dos documentos (eliminação ou arquivamento permanente) deve seguir os prazos previstos em legislação e normas de arquivo, após avaliação de seu valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico.
D
Documentos em tramitação podem ser armazenados de maneira improvisada, sem registro formal, desde que os servidores responsáveis conheçam o conteúdo e possam localizar rapidamente quando necessário.
A organização de arquivos físicos e digitais é essencial para garantir acesso rápido e segurança das informações. Assinale a alternativa correta:
A
Arquivos digitais dispensam qualquer forma de organização temática.
B
Documentos físicos podem ser arquivados aleatoriamente, desde que estejam no mesmo setor.
C
A organização deve seguir critérios lógicos de classificação, permitindo fácil localização e preservação.
D
A eliminação de documentos pode ocorrer sem observância de prazos administrativos.
E
A guarda de documentos é responsabilidade exclusiva do gestor do órgão.
Pedro, assistente administrativo da Prefeitura Municipal de Araquari, tem, entre suas atribuições, a de preparar índices e fichários, mantendo-os atualizados. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o fichário é um conjunto de:
A
Documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são de consulta frequente pela entidade que os produziu, a quem compete a sua administração.
B
Dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciados por programa específico.
C
Dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.
D
Fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperação de documentos e informações.
Um Analista Administrativo foi designado para reorganizar o arquivo de um setor público. Durante a análise, verificou que documentos correntes estavam misturados com documentos antigos, alguns sem classificação adequada, dificultando a localização das informações e comprometendo a eficiência do serviço.
Diante desse cenário, ele propôs a adoção de práticas arquivísticas baseadas no ciclo de vida dos documentos, com critérios de classificação, organização e destinação.
Considerando os princípios de gestão documental e organização de arquivos, assinale a alternativa CORRETA:
A
Documentos de arquivo permanente podem ser eliminados após determinado período, desde que não sejam frequentemente consultados.
B
A classificação de documentos é dispensável quando o volume documental é reduzido, podendo ser substituída por organização aleatória.
C
Os documentos devem ser organizados conforme critérios previamente definidos, respeitando sua natureza, função e fase no ciclo de vida documental.
D
O arquivamento de documentos pode ocorrer sem a adoção de critérios formais de padronização, desde que os servidores responsáveis conheçam, ainda que de maneira informal, a localização dos documentos e consigam acessá-los quando necessário.
E
Documentos correntes e permanentes devem ser mantidos conjuntamente no mesmo ambiente de arquivamento, com a finalidade de facilitar o acesso às informações e reduzir a fragmentação do acervo documental.
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Em um processo administrativo de contratação pública, o agente de licitações identificou falhas na tramitação documental, com ausência de registros formais de movimentação entre setores e documentos arquivados sem classificação adequada. Diante disso, foi instaurada revisão dos procedimentos internos, com o objetivo de aprimorar a organização, o controle e a preservação dos documentos relacionados às licitações e contratos. O agente propôs a adoção de práticas padronizadas para garantir rastreabilidade e segurança das informações, evitando extravios e inconsistências no fluxo documental.
Considerando a gestão documental, assinale a alternativa CORRETA.
A
A tramitação documental pode ocorrer sem registro formal, desde que os documentos permaneçam no âmbito do órgão público.
B
O arquivamento de documentos dispensa critérios de classificação, desde que sejam mantidos em local físico adequado e compatível com seu objetivo.
C
A organização e o controle dos documentos administrativos são essenciais para garantir a rastreabilidade e a integridade dos processos.
D
A gestão documental é atividade secundária, não interferindo na regularidade dos processos administrativos.
Em relação à importância de o Instituto Federal organizar seus arquivos digitais, é correto afirmar que
A
essa atividade realizada por pessoas jurídicas envolve relações particulares perante a administração pública.
B
essa prática serve para fins de representação digital frente ao processo de digitalização de documentos físicos.
C
essa ação permite a produção, a manutenção e a utilização de documentos necessários para cumprir as atividades da instituição de ensino.
D
essa estratégia está prevista para as empresas terceirizadas que trabalham no instituto federal.
E
essa dinâmica segue padrões mínimos para que o documento físico tenha todos os efeitos legais na comprovação de qualquer ato da instituição.
A função arquivística definida como a elaboração de representação de uma unidade de descrição e as partes componentes desta, recorrendo à extração, à análise, à organização e ao registro de informação que possibilite identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo, seu contexto e o sistema de arquivo pelos quais foram produzidos, é a:
A
produção
B
descrição
C
classificação
D
conservação
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
A gestão documental restringe-se ao arquivamento físico de papéis.
C
Certo
E
Errado
No âmbito da gestão documental da Administração Pública, a organização racional dos arquivos institucionais constitui medida essencial para assegurar eficiência administrativa, preservação da memória organizacional e adequada recuperação das informações produzidas e recebidas no exercício das atividades estatais. Considerando os princípios técnicos aplicáveis à documentação e ao arquivo, analise as asserções a seguir:
I.A classificação documental deve observar a função e a atividade que deram origem ao documento, de modo a refletir organicamente o contexto de sua produção no âmbito institucional.
PORQUE
II.A organização arquivística fundamentada exclusivamente na ordem cronológica de produção documental é suficiente para assegurar a adequada gestão dos documentos administrativos em qualquer estrutura organizacional.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
A asserção I é falsa, e a II é verdadeira.
B
As asserções I e II são falsas.
C
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não justifica a I.
D
A asserção I é verdadeira, e a II é falsa.
E
As asserções I e II são verdadeiras, e a II justifica corretamente a I.
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No âmbito da administração pública, o controle e a organização de arquivos físicos e digitais são essenciais para assegurar preservação, acesso à informação, eficiência administrativa e segurança institucional. Com base nas boas práticas de gestão documental, analise as assertivas a seguir:
I. A organização de arquivos físicos deve observar critérios de classificação previamente definidos, permitindo localização rápida, preservação adequada e controle de acesso aos documentos.
II. Nos arquivos digitais, a utilização de padrões de nomenclatura, controle de versões e definição de permissões de acesso contribui para segurança e rastreabilidade das informações.
III. Documentos digitalizados podem substituir automaticamente os originais físicos, independentemente da observância de requisitos legais e procedimentos formais de autenticação.
IV. O controle de temporalidade documental é aplicável tanto aos arquivos físicos quanto aos digitais, orientando prazos de guarda, eliminação ou recolhimento permanente.
Assinale a alternativa CORRETA:
A
Apenas as assertivas II e III estão corretas.
B
Apenas as assertivas I e II estão corretas.
C
Apenas as assertivas III e IV estão corretas.
D
As assertivas estão corretas I, II, III e IV.
E
Apenas as assertivas I, II e IV estão corretas.
Durante a revisão do arquivo setorial, o Assistente em Administração orienta a equipe sobre critérios conceituais para evitar confusões entre “arquivo”, “documento” e “informação” ao organizar processos e memorandos. Para alinhar a prática cotidiana às bases do campo, ele registra em manual interno a ordem da tríplice dimensão do objeto da arquivologia, indicada na literatura como referência para não inverter a relação entre esses elementos. Tendo por base o exposto, marque a alternativa que completa corretamente o enunciado, considerando que a tríplice dimensão e sua ordem são expressas por:
A
Arquivos – documentos de arquivo – informação, mantendo a informação como consequência do documento no interior do arquivo.
B
Informação – arquivos – documentos de arquivo, priorizando a informação como objeto preferencial da arquivologia e tratando o documento como elemento secundário do conjunto arquivístico.
C
Arquivos – informação – documentos de arquivo, supondo que a informação antecede o documento e que este apenas materializa conteúdos definidos pela gestão administrativa.
D
Documentos de arquivo – arquivos – informação, assumindo o documento como ponto inicial e o arquivo como resultado da acumulação.
O conjunto de unidades e serviços da estrutura administrativa de um órgão ou entidade que atua de forma integrada e articulada na organização, preservação e acesso aos documentos arquivísticos denomina-se
A
política de preservação digital.
B
plano de classificação documental.
C
tabela de temporalidade.
D
arquivo permanente.
E
sistema de arquivos.
Em um órgão público, a auditoria interna constatou que grande parte dos documentos administrativos estava dispersa em pastas físicas e digitais, dificultando o acesso rápido e o acompanhamento de processos. Muitos documentos eram duplicados ou estavam sem identificação clara, gerando retrabalho e atrasos.
Considerando os princípios da organização de arquivos, assinale a alternativa que apresenta a ação mais adequada para resolver o problema:
A
Manter os documentos onde estão, considerando que os servidores conhecem suas pastas e sabem localizar os arquivos quando necessário.
B
Criar cópias adicionais de todos os documentos, armazenando-os de forma aleatória em diferentes setores para aumentar a disponibilidade.
C
Implantar um sistema de organização baseado na função do órgão e na natureza dos documentos, estabelecendo procedimentos de armazenamento, atualização e recuperação, garantindo acessibilidade, rastreabilidade e segurança da informação.
D
Organizar os documentos apenas por ordem cronológica, sem considerar tipo, função ou assunto, presumindo que isso será suficiente para controle.
O setor patrimonial precisa manter documentação organizada, incluindo termos de responsabilidade, inventários, relatórios de movimentação, baixas e transferências. Sobre arquivo aplicado ao setor patrimonial, assinale a alternativa correta:
A
Documentos patrimoniais podem ser guardados sem classificação, pois raramente são auditados.
B
Relatórios patrimoniais devem ser eliminados após a emissão, já que o sistema informatizado substitui qualquer registro.
C
Somente inventários anuais precisam ser arquivados; termos e movimentações são dispensáveis.
D
A organização documental deve garantir rastreabilidade (origem, movimentação, guarda e baixa), com arquivamento que facilite localização e comprovação.
E
Arquivo patrimonial deve ficar exclusivamente sob guarda pessoal do servidor responsável, sem acesso institucional.
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