Questões de Concurso sobre Sistema direto e indireto de arquivamento

Ao organizar prontuários funcionais no arquivo corrente, a unidade administrativa deverá utilizar o método numérico simples, exigindo um índice auxiliar remissivo para localizar documentos, configurando‑se, assim, um método indireto.

No cotidiano de um Auxiliar Administrativo, é comum receber documentos para registro e posterior arquivamento. Em determinado setor da prefeitura, os documentos são organizados de modo que cada pasta corresponda ao assunto tratado, independentemente da data ou do autor do documento. Esse procedimento facilita a localização de documentos relacionados ao mesmo tema quando surgem demandas administrativas. Esse método de arquivamento corresponde ao critério:

A ISAD (G) é aplicável a todos os tipos de materiais arquivísticos, tanto em sistemas manuais quanto em sistemas automatizados de descrição.

Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário integram o seguinte Sistema de Arquivos:

Em uma organização pública, diferentes sistemas de informações organizacionais são utilizados para apoiar a tomada de decisão em níveis operacionais, táticos e estratégicos. Relacione os sistemas da Coluna I com suas respectivas finalidades descritas na Coluna II.

Coluna I:

1.Sistema de Processamento de Transações (SPT).

2.Sistema de Informações Gerenciais (SIG).

3.Sistema de Apoio à Decisão (SAD).

4.Sistema de Informações Executivas (SIE).

5.Sistema de Gestão do Conhecimento (SGC).

Coluna II:

(__)Consolida informações internas e externas em formato sintético, apoiando decisões estratégicas de alta administração. (__)Registra e processa operações rotineiras, assegurando precisão, velocidade e integridade dos dados.

(__)Armazena, organiza e compartilha conhecimento institucional, promovendo aprendizagem organizacional.

(__)Produz relatórios periódicos e comparativos para acompanhamento de desempenho e apoio à gestão.

(__)Utiliza modelos analíticos e simulações para apoiar decisões não estruturadas ou semiestruturadas.

Assinale a alternativa que apresenta a correspondência correta, de cima para baixo:

O método de arquivamento utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto, tendo em vista que a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem:

Sistema de arquivos pode ser definido como o conjunto de fundos arquivísticos que se complementam e se integram em termos informacionais, independentemente da posição que seus produtores ocupam nas respectivas estruturas administrativas.

Na aplicação do método alfabético-indireto para arquivamento físico de pastas de clientes, qual informação dirige a ordenação dos documentos?

Um servidor deve organizar documentos em ordem cronológica de entrada. Esse procedimento facilita:

Entre os métodos de arquivamento, há os numéricos, quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Tais métodos são indiretos dado que, para se localizar um documento ou uma pasta, deve‑se recorrer a um índice alfabético, que fornecerá o número sob o qual o documento ou a pasta foi arquivado.

Os arquivos dos órgãos do Poder Judiciário fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos.

Para a atividade de arquivamento, devem‑se considerar as finalidades institucionais e as características dos documentos, os métodos de arquivamento são divididos em duas classes, que são a dos básicos e a dos padronizados, e podem pertencer a dois sistemas: direto e indireto. Com base nessas informações, assinale a opção correta.

“[...] considera que um sistema de arquivos […] consiste em um conjunto de entidades (serviços e / ou instituições públicas e / ou privadas) que executam funções arquivísticas, que são interdependentes (dependem umas das outras) e interagentes (exercem ação ou influência mútua) e que relacionam entre si formando uma totalidade complexa no sentido de alcançar um objetivo ou finalidade relativa aos arquivos e documentos arquivísticos que é a própria razão de existência do sistema. Em um sistema, no processo de governança, independentemente da autonomia, as entidades integrantes estão reunidas sob a coordenação de um órgão central e organizadas em entradas, processos e saídas.”

SILVA, Welder Antônio. Rede e sistema de arquivos: propriedades, finalidades e qualidades distintivas. In: SILVA, Fabrício José Nascimento; FROTA, Maria Guiomar da Cunha; MARQUES, Rodrigo Moreno (orgs.). Informação, mediação e cultura: teorias, métodos e pesquisas – Belo Horizonte (MG): Letramento: PPGCI: 2022, p. 44‑45.

Considerando a definição de sistema de arquivos apresentada, são exemplos de processos:

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, arquivamento é a “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos”.

(ARQUIVO NACIONAL. Brasil. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. p. 26.)

Visando à melhor organização e acesso aos documentos, são utilizados os métodos de arquivamento, que se dividem em dois grandes sistemas; assinale-os.

Os sistemas de arquivamento são métodos utilizados para organizar, armazenar e facilitar a localização de documentos, garantindo eficiência no acesso às informações. Eles podem ser classificados em diferentes tipos, de acordo com a forma como os documentos são organizados e recuperados.

Com relação aos diferentes sistemas de arquivamento de documentos, o que se pauta na ideia de que a localização do documento deve ser feita por meio de um índice ou código é conhecido por

Quanto aos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.

São exemplos de sistema de arquivamento indireto os métodos

Com base nas definições do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os seguintes sistemas às suas respectivas definições.

Coluna 1

1. Sistema de arquivamento.

2. Sistema de arquivos.

3. Sistema de arranjo.

4. Sistema de gestão de documentos.

Coluna 2

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos" nas fases corrente, intermediária e permanente. Essa acepção está relacionada ao acesso físico do documento, seu arranjo e disposição nas estantes, fichários, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere a citação obedece a um método de arquivamento, que compreende uma série de "operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse método de arquivamento poderá ser básico ou padronizado, sendo um exemplo de método de arquivamento básico o método

O método de arquivamento numérico requer a ordenação por números, porém é um método indireto, pois geralmente necessita de um índice ou de um código para localizar o documento.