Questões de Concurso sobre Sistema direto e indireto de arquivamento

O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos" nas fases corrente, intermediária e permanente. Essa acepção está relacionada ao acesso físico do documento, seu arranjo e disposição nas estantes, fichários, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere a citação obedece a um método de arquivamento, que compreende uma série de "operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse método de arquivamento poderá ser básico ou padronizado, sendo um exemplo de método de arquivamento básico o método

O método de arquivamento numérico requer a ordenação por números, porém é um método indireto, pois geralmente necessita de um índice ou de um código para localizar o documento.

A Prússia, nos séculos XVII e XVIII, com sua reconhecida eficiência administrativa, desenvolveu um método para organizar os documentos produzidos e recebidos pelo governo. Passou-se a agrupar todos os documentos relacionados ao mesmo assunto e, secundariamente, à mesma transação, atividade ou procedimento, em unidades lógicas e físicas, que ficaram conhecidas como dossiês ou arquivos (files). Qual é o nome desse sistema?

São aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no local em que ele está arquivado:

Os sistemas de arquivamento nas empresas são três: direto, indireto e semi-indireto. Sobre o sistema “direto”, assinale a alternativa correta.

O órgão central do Sistema Nacional de Arquivos é o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

O sistema de arquivamento que precisa de um índice ou código para localizar um documento no arquivo é chamado de sistema:

O arquivamento é um dos setores em que se organizam as atividades dos arquivos correntes. Em um dos métodos de arquivamento, a busca é feita diretamente no documento, método esse que é muito utilizado, quando o principal elemento a ser considerado em um documento é sua procedência. Considerando essas informações, assinale a alternativa que apresenta a denominação desse tipo de método de arquivamento.

Com base no processo de organização de arquivos, a etapa que representa checar o que a empresa tem atualmente disponível e observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado, denomina-se:

A consulta indireta ocorre quando a localização da informação é realizada, inicialmente, mediante a busca em um índice e, posteriormente, no local arquivado.

No caso de um arquivo corrente em que o sistema de organização é numérico, a busca dos documentos será feita de forma:

Em relação aos tipos de arquivamento de documentos, assinale a afirmativa incorreta.

A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos são armazenados pode ser a ordem em que são recebidos ou, ainda, pode ser utilizado qualquer outro critério de acordo com as possibilidades e conveniências.

Os métodos de arquivamento padronizados podem utilizar tanto o sistema direto como o sistema indireto de arquivamento.

O sistema de arquivamento em que é necessário recorrer a um índice ou a um determinado código para a recuperação de um documento é um sistema

Roberta é secretária acadêmica em uma escola de ensino médio que está passando por uma auditoria interna para avaliar a eficácia de suas práticas de documentação, expedição e arquivamento. Ela está especialmente focada em aprimorar o sistema para garantir conformidade, eficiência e acessibilidade. A escola lida com uma grande quantidade de documentos tanto de alunos quanto de professores, o que exige uma abordagem meticulosa para manter tudo organizado e facilmente acessível. Qual das seguintes práticas Roberta deveria priorizar para melhorar significativamente a organização e o funcionamento da secretaria da escola no que diz respeito à documentação?

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O sistema direto é aquele em que, para se localizar o documento, é necessário, antes, realizar‑se a consulta de um índice ou de um código.

O tipo de arquivamento que, segundo Paes (1997), é amplamente utilizado para a guarda de plantas, mapas e desenhos é o:

Na gestão de documentos, a escolha adequada dos modelos de arquivos e tipos de pastas é crucial para a eficiência da organização, recuperação e preservação da informação. Diferentes tipos de documentos e necessidades de acesso determinam a seleção do sistema de arquivo e do tipo de pasta mais adequados. Considerando os diversos modelos de arquivos e tipos de pastas utilizados na administração de documentos, qual das seguintes alternativas corresponde à combinação mais adequada para o armazenamento de documentos que requerem acesso frequente e categorização temática detalhada?

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes.

(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. P/61.)

Sobre os sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.

I. O método variadex é um método básico numérico.

II. O método soundex é classificado como método de arquivamento padronizado.

III. O método dígito-terminal é classificado como método de arquivamento numérico básico.

IV. O sistema direto de arquivamento requer o auxílio de um instrumento de busca para a localização do documento.

Está correto o que se afirma apenas em