Questões de Concurso sobre Métodos numéricos (simples, cronológico e dígito-terminal)

O método numérico deve ser utilizado quando o elemento central de organização no documento é o número. Considerado um método indireto, ele requer a utilização de um índice específico, denominado índice alfabético, no qual é possível localizar a informação referente ao número de arquivamento do documento. Diante disso, analise as informações a seguir:

l. O método numérico é dividido em três métodos — simples, cronológico ou automático.

II. No método numérico simples, um número é atribuído a um cliente ou instituição, geralmente na forma de pastas, que são organizadas em ordem numérica. Cada documento referente a esse cliente ou instituição será arquivado na pasta correspondente ao seu número. Quando uma pasta ficar vaga, Ou seja, quando o cliente ou instituição deixar de existir, o número da pasta poderá ser reutilizado para outro cliente ou instituição.

IIl. No método numérico cronológico, além do número, também é considerada a data do documento. Diferente do método numérico simples, onde a pasta é numerada, neste método o documento é numerado diretamente. Os documentos são organizados em rigorosa ordem numérica. Após receber um número de protocolo e ser autuado, o documento passa a ser denominado processo.

Todas as conclusões corretas estão em:

Miriam é a assistente administrativa do SAMAE – Campos Novos e entre suas atribuições está o arquivamento de documentos. Ao arquivar os documentos, ela utiliza o sistema de arquivamento pelo método numérico simples, que, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), é o método de ordenação que tem por eixo o(a):

Considerando os princípios técnicos do método de ordenação dígito-terminal, amplamente utilizado em arquivos que demandam rapidez na recuperação da informação e melhor distribuição física de documentos, especialmente em grandes massas documentais numéricas, analise a estrutura classificatória aplicada ao documento nº 348.721 e assinale a alternativa correta quanto à sua representação e ao procedimento de localização documental:

São métodos indiretos de arquivamento, exceto:

Em grandes acervos de prontuários hospitalares, o método numérico simples é superior ao alfabético, pois utiliza uma chave única, uma matrícula, que elimina erros por homônimos e facilita a integração com sistemas digitais, embora se exija um índice alfabético auxiliar para a localização.

Lotado no Arquivo Central, um Agente Administrativo I recebe do seu chefe a tarefa de organizar fisicamente o acervo original de leis promulgadas na última década. Durante a instrução, o chefe determina que o Agente aplique o método tradicionalmente mais adotado nas repartições públicas para esse tipo de documento. A chefia destaca, ainda, que o sistema escolhido dispensa o uso de pastas miscelâneas, visto que a ordenação recairá sobre o próprio número de emissão do ato normativo. À luz da doutrina arquivística, a conduta CORRETA a ser executada pelo Agente consiste em aplicar o método:

O método numérico utiliza códigos ou números para organizar documentos, o que exigirá instrumentos auxiliares para permitir a localização das informações.

O método cronológico embora organize os documentos pela data, será adotado mesmo quando a recuperação da informação ocorra predominantemente por assunto, desde que este esteja associado aos instrumentos complementares de busca.

O método de arquivamento que surge em decorrência de se reduzirem erros no arquivamento de grandes massas documentais, que tem como principal elemento o número e apresenta peculiaridade no sistema de leitura do seu código é o:

No setor administrativo de uma empresa, os documentos são organizados por número de protocolo. Sempre que um funcionário precisa localizar um documento, consulta uma lista ou índice numérico para identificar onde o documento está arquivado. De acordo com as técnicas de arquivamento, esse procedimento caracteriza qual tipo de sistema?

Os métodos de arquivamento de documentos que utilizam o sistema direto são

De acordo com Paes (2008), os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto é aquele em que é preciso antes consultar um índice ou um código para se localizar o documento. Sobre o tema, há um método que surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal de identificação é o número, de modo que os documentos são numerados sequencialmente, sendo organizados em pares (normalmente na quantidade de três) devendo ser lidos da direita para a esquerda. O trecho refere-se ao método

No campo dos arquivos, os documentos podem ser organizados conforme diferentes métodos de arquivamento, visando facilitar sua recuperação e gestão. O método dígito-terminal é uma dessas técnicas, sendo empregado para a disposição ordenada de documentos numéricos. Acerca desse método, é correto afirmar que

O método de arquivamento que organiza documentos pela ordem de entrada é o:

Entre os métodos de arquivamento, há os numéricos, quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Tais métodos são indiretos dado que, para se localizar um documento ou uma pasta, deve‑se recorrer a um índice alfabético, que fornecerá o número sob o qual o documento ou a pasta foi arquivado.

Com base em Paes (2012), analise a sentença abaixo:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Podendo se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: básicos e padronizados (1ª parte). Segundo a autora, no método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é a adotada em quase todas as repartições públicas (2ª parte). De acordo com a autora, o método numérico cronológico apresenta uma peculiaridade que o caracteriza: os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

De acordo com os métodos e técnicas de arquivamento documental, quando se deseja classificar os documentos de forma que sua organização permita a localização de um arquivo pela sua data de criação ou de recebimento, seguindo uma ordem temporal, utiliza-se o método de arquivamento

Conforme Paes (2012), quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, a escolha deve recair sobre um dos métodos de arquivamento denominado:

O método numérico cronológico é aquele que atribui um número a cada correspondente, de acordo com o registro ou ordem de entrada.

Um determinado método de organização e de arquivamento sistematiza os documentos por meio da divisão de seus números em grupos de dois dígitos, da direita para a esquerda, em que a ordem é definida primeiro pelos dois derradeiros dígitos e, em caso de igualdade, pelos dois dígitos anteriores. Além disso, ele é ideal para grandes volumes de documentos com números longos, pois torna o arquivamento e a busca mais ágeis e eficientes. A partir dessa informação, assinale a opção que apresenta a denominação desse método de organização e de arquivamento de documentos.