Questões de Concurso sobre Métodos numéricos (simples, cronológico e dígito-terminal)

De acordo com Paes (2008), os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto é aquele em que é preciso antes consultar um índice ou um código para se localizar o documento. Sobre o tema, há um método que surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal de identificação é o número, de modo que os documentos são numerados sequencialmente, sendo organizados em pares (normalmente na quantidade de três) devendo ser lidos da direita para a esquerda. O trecho refere-se ao método

No campo dos arquivos, os documentos podem ser organizados conforme diferentes métodos de arquivamento, visando facilitar sua recuperação e gestão. O método dígito-terminal é uma dessas técnicas, sendo empregado para a disposição ordenada de documentos numéricos. Acerca desse método, é correto afirmar que

De acordo com os métodos e técnicas de arquivamento documental, quando se deseja classificar os documentos de forma que sua organização permita a localização de um arquivo pela sua data de criação ou de recebimento, seguindo uma ordem temporal, utiliza-se o método de arquivamento

Conforme Paes (2012), quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, a escolha deve recair sobre um dos métodos de arquivamento denominado:

O método numérico cronológico é aquele que atribui um número a cada correspondente, de acordo com o registro ou ordem de entrada.

Um determinado método de organização e de arquivamento sistematiza os documentos por meio da divisão de seus números em grupos de dois dígitos, da direita para a esquerda, em que a ordem é definida primeiro pelos dois derradeiros dígitos e, em caso de igualdade, pelos dois dígitos anteriores. Além disso, ele é ideal para grandes volumes de documentos com números longos, pois torna o arquivamento e a busca mais ágeis e eficientes. A partir dessa informação, assinale a opção que apresenta a denominação desse método de organização e de arquivamento de documentos.

Luiz Carlos é auxiliar administrativo do GHC e, entre as suas atribuições, está o arquivamento de prontuários de pacientes do hospital. Para tanto, Luiz Carlos utiliza o método de arquivamento numérico dígito-terminal. Com base em Paes (2012), assinale a alternativa que identifica corretamente o último prontuário, entre os apresentados abaixo, na ordem de arquivamento.

No método numérico simples, existe a combinação da ordem numérica com a data.

Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número, tais como em legislação e documentos protocolados numerados, a melhor forma de organização é pelo método numérico.

No arquivamento de documentos, quando a organização e a busca são feitas com base em números atribuídos a cada documento, utiliza-se um método pertencente ao sistema indireto. Esse método possui três tipos principais. Qual das opções abaixo corresponde a um desses tipos?

Considere que a equipe do ambulatório médico do Tribunal Regional do Trabalho precisa arquivar os prontuários médicos dos servidores ordenados de acordo com o quadro a seguir:

Com base no quadro acima, o método de arquivamento utilizado pela equipe do ambulatório para organizar os prontuários médicos é o

Conforme Marilena Paes (2017), a organização pode ser alfabética ou cronológica, dependendo da finalidade do arquivo.

I. A ordem cronológica organiza por data.

II. A ordem alfabética organiza por tipo documental.

III. O método adotado deve atender à rotina administrativa.

IV. A desorganização dificulta a recuperação da informação.

Assinale a sequência correta de afirmações verdadeiras (V) e falsas (F):

Relacione corretamente os métodos de arquivamento da primeira coluna 1, com suas respectivas características descritas na coluna 2:

Coluna 1 − Método de Arquivamento

1.Alfabético.

2.Numérico.

3.Geográfico.

4.Cronológico.

Coluna 2 − Característica

(__)Sequência baseada no dia, mês e ano dos documentos.

(__)Organização conforme a inicial dos nomes de pessoas ou empresas.

(__)Separação dos documentos por região, cidade ou estado.

(__)Identificação por meio de números atribuídos de forma progressiva.

A sequência correta é:

No contexto da gestão de documentos, a escolha do método de arquivamento desempenha um papel fundamental para a organização e para a eficiência do sistema de arquivo de uma instituição. De acordo com Paes (2004), diversos métodos de arquivamento são empregados, cada um com suas características e aplicações específicas. Um desses métodos, utilizado em empresas e órgãos governamentais, baseia-se na classificação dos documentos através de uma numeração sequencial, sendo que sua leitura apresenta uma peculiaridade: os números, dispostos em grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Assinale a alternativa que apresenta a nomenclatura adequada para o método citado.

Assinale a alternativa que traduz corretamente a ordem de arquivamento a partir do método numérico digito-terminal.

1 – 10.315

2 – 11.315

3 – 21.298

4 – 20.298

5 – 50.000

Julgue os itens abaixo e atribua valor 01 para aqueles que são métodos de arquivamento e valor 02 para aqueles que não são métodos de arquivamento.

• Alfabético.

• Responsivo.

• Unitermo.

Os itens são, de cima para baixo, respectivamente:

O método numérico de arquivamento, amplamente utilizado em arquivos especiais e especializados, que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, é denominado:

O método de arquivamento em que os documentos são ordenados por números atribuídos sequencialmente, sem considerar a ordenação alfabética, é comumente conhecido como:

Em qual técnica de arquivamento os documentos são organizados por meio de um código numérico sequencial atribuído a cada um deles, permitindo facilmente a localização e descarte?

De acordo com a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o elemento de identificação cronológica, pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido, se denomina data de: