Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

No contexto da organização de uma secretaria escolar, a escolha do método de arquivamento é crucial para a eficiência na gestão documental. Considerando os diferentes métodos de arquivamento e suas aplicações, marque a opção que apresenta um método de arquivamento e sua adequação para o gerenciamento de documentos escolares.

Assinale a alternativa que indica corretamente o método de arquivamento mais comumente utilizado no setor público para garantir a eficiência e a segurança na gestão de documentos.

Existem diversos métodos de arquivamento de documentos que podem ser utilizados, porém os 4 tipos considerados básicos são: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Analise a afirmação abaixo:

“Essa é a forma mais simples de organizar documentos e, consequentemente, a forma mais intuitiva de consultar os arquivos posteriormente. É realizada a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, a empresa, o evento, entre outros. Visando facilitar ainda mais a busca, há uma versão que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento.”

Selecione o método de arquivamento de documentos descrito:

Para otimizar a gestão dos documentos na Prefeitura de Carmo do Rio Verde e torná-la mais eficiente, a equipe identificou a importância de organizar os registros de acordo com a sequência temporal para facilitar a identificação e recuperação. Qual técnica de arquivamento deve ser utilizada para alcançar essa organização?

Para a utilização correta do método alfabético de arquivamento, faz-se necessário observar algumas regras estabelecidas. Assinale a alternativa correta com relação a uma das regras de alfabetação.

Referindo-se aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:

( ) O método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.

( ) No método alfabético, as fichas ou pastas estão dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a ordem alfabética, por meio de divisórias com as respectivas letras.

( ) O método numérico simples atribui um numero a cada correspondente ou cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.

( ) No método cronológico, a ordem principal de entrada é a data. É muito utilizado em repartições públicas. Os documentos, ou conjunto de documentos, recebem um número e também uma data de entrada.

( ) O método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão do numérico.

( ) O método alfanumérico trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.

Após a análise das sentenças, e considerando V (verdadeiro) e F (falso), assinale a alternativa correspondente:

A Prefeitura Municipal pretende reorganizar seus arquivos físicos. Inicialmente será criado um arquivo físico com a pasta funcional de cada servidor público, identificado pela sua matrícula, visto que alguns servidores possuem nomes semelhantes e poderia ocasionar erro de arquivamento. A melhor técnica para arquivar as pastas com documentos dos servidores, tendo como base a sua matrícula funcional, é o método:

Como método de arquivamento, ele também é chamado temático. Sua outra denominação tradicional é método

Um dos métodos básicos de classificação de documentos de arquivos é o método numérico. Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para localizar um documento ou uma pasta, há a necessidade de recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou a pasta foi arquivado. O método numérico é caracterizado por ter como principal elemento:

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ), considerando seus estudos sobre o contexto de Arquivamento de Documentos Oficiais.

( ) Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, devem-se abrir as caixas e retirá-los. Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento.

( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento.

( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizadas dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

É um exemplo de método de arquivamento padronizado o

Os métodos de arquivamento englobam a forma utilizada para organizar a documentação armazenada, facilitando a identificação de cada um. Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, dentre eles estão:

Sobre arquivamento de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. Utilizar pastas suspensas e etiquetas para identificar claramente o conteúdo de cada pasta é uma das práticas recomendadas para o arquivamento de documentos em papel.

II. Sobre os documentos digitais, não é necessário arquivá-los, uma vez que eles já são salvos no computador.

III. O arquivamento alfabético é baseado na ordem alfabética dos nomes dos documentos ou das palavras-chave, enquanto o arquivamento numérico utiliza números sequenciais ou códigos para classificar os documentos.

IV. Na gestão de arquivos digitais, a criptografia é uma medida de segurança essencial para proteger os arquivos contra perdas ou danos, além de proteger os arquivos contra acesso não autorizado, garantindo a confidencialidade das informações sensíveis.

Está correto o que se afirma apenas em

Os métodos de arquivamento de documentos auxiliam a classificação de documentos, podendo variar de acordo com o ramo de atividade e com a natureza dos documentos, com a finalidade e estrutura da instituição, sendo seu objetivo maior permitir o acesso aos documentos.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ), sobre os métodos de arquivamento.

( ) Os métodos de arquivamento se dividem em duas classes: básicos e padronizados.

( ) O método geográfico é uma combinação de letras e números, exigindo duas classificações.

( ) As regras de alfabetação não podem ser alteradas. Dessa forma, fica dispensável o uso de remissivas.

( ) No método numérico simples observa-se somente a ordem de entrada do registro e não mais a alfabética.

( ) Para a ordenação dos itens pode-se adotar, seja o critério de letra por letra, seja o de palavra por palavra, consideradas uma após a outra, na ordem em que aparecem no elemento a ordenar.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Na organização dos arquivos, são utilizados os chamados “métodos de arquivamento”. A respeito desse assunto, assinale CORRETAMENTE:

Os elementos a se considerar de um documento para planejar a organização do arquivo são: nome, local, número, data e assunto.

Fonte: Paes, Marielena Leite, Arquivo: teoria e prática/ 3ª ed. / Rio de Janeiro / Ed. FGV, 2004.

Marque a opção CORRETA, qual ordem são utilizadas para organizar os arquivos ou fichários de uma organização?

Márcia trabalha como administradora no setor de vendas da empresa X. Com a chegada de 15 (quinze) caixas de cadastro de clientes, Márcia se organizou para arquivar os cadastros. Primeiro, ela separou os cadastros com base na inicial do nome de cada cliente e os colocou em ordem. Depois, ela separou os cadastros com base na quantidade de produtos que aqueles clientes já compraram. O primeiro da lista era o cliente que mais comprou nos anos de 2019 a 2022 e o último era o cliente que menos comprou no mesmo período. Por fim, Márcia organizou os cadastros considerando a data de cadastro de cada cliente. Considerando a situação narrada, assinale os métodos de arquivamento utilizados consecutivamente por Márcia.

Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.

"A organização do arquivo escolar deve ser feita de forma clara e eficiente, permitindo a rápida localização dos documentos necessários." - Nilson José Machado.

De acordo com a norma de arquivamento, qual é a forma correta de arquivar uma ata de reunião de conselho de classe?

Qual o nome do sistema em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado?