Questões de Concurso sobre Etapas do arquivamento

A etapa de classificação no protocolo documental ocorre após a distribuição dos documentos, tendo como finalidade apenas o arquivamento definitivo.

Além dos principais níveis de descrição arquivística, são admitidos níveis intermediários, entre os quais aquele referente ao acervo da subunidade custodiadora.

A organização de arquivos, como em qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Observe as etapas expostas: 

1. analisar o gênero dos documentos. 
2. analisar as espécies de documentos mais frequentes. 
3. analisar os modelos e formulários em uso. 
4. analisar o volume e estado de conservação do acervo.

Fonte: Secretaria Escolar: Organização e funcionamento. Disponível em: https://inspecaoescolarrj.wordpress.com/wp-content/uploads/2011/05/i_ jornda_administrativa_mc3b3dulo-iii_2009.pdf

Essas atividades são requeridas em qual fase do arquivamento de documentos? Assinale a alternativa CORRETA.

Conforme definem Azevedo e Costa (2006), arquivo é a organização do conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas, ao longo de suas atividades, que devem ser guardados e conservados para servir de fonte de consulta às instituições. Dessa maneira, visando à verdadeira eficácia da organização dos documentos, é necessário que o arquivo seja seguro, simples e de fácil acesso. Para isso, existem diferentes métodos de arquivamento.

São métodos de arquivamento, exceto:

Na operação de arquivamento, há algumas etapas a serem seguidas que incluem a classificação, a codificação e o arranjo.

O arquivamento trata-se do processo de organização, armazenamento e preservação de documentos de forma estruturada, para garantir fácil acesso e consulta. O arquivamento segue uma sequência de fases. Assinale a alternativa correspondente a fase do arquivamento em que os documentos chegam à organização e são analisados para definir a sua categoria.

Nas operações de arquivamento, a etapa que corresponde ao arquivamento propriamente dito, em que os documentos são colocados literalmente dentro de suas respectivas pastas, caixas, estantes ou arquivos, é conhecida como:

Assinale a alternativa que indica corretamente uma das etapas ou operações do arquivamento de documentos.

A atividade do arquivo corrente que compreende a leitura do último despacho para verificar se, de fato, o documento destina- se ao arquivamento, ou ao fornecimento de informações, ou para serem anexados, apensados a outros, dentro de uma rotina de trâmite preestabelecida, por nem sempre os documentos serem encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, denomina-se:

Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?

Analise as alternativas abaixo, são etapas do arquivamento, EXCETO:

Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Pratica − 3. Ed. − Rio de Janeiro − Ed. FGV, 2004.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ), considerando seus estudos sobre o contexto de Arquivamento de Documentos Oficiais.

( ) Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, devem-se abrir as caixas e retirá-los. Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento.

( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento.

( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizadas dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

"Criar um sistema de arquivo e manter registros precisos e atualizados é essencial para o sucesso da gestão escolar e para a tomada de decisões eficazes." - Ana Lúcia de Oliveira Franco, em "Protocolo e arquivo na escola: orientações e procedimentos"

Das alternativas abaixo, qual é a melhor prática para a organização de atas de reuniões de conselho de classe?

A inspeção consiste em atividade típica do protocolo e o curso do documento estende‑se desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Na organização de arquivos, é correto afirmar que

A finalização do fluxo decisório de um processo e seu arquivamento são formalizados pelo setor competente com o preenchimento e assinatura do documento denominado Termo de:

Analise as afirmativas abaixo sobre o uso de arquivos em organizações.

1. Os documentos passam por três fases distintas de arquivamento durante seu ciclo de vida.

2. As três fases do ciclo de vida dos documentos arquivados são: corrente, intermediária e permanente.

3. Os documentos passam por somente duas fases distintas de arquivamento durante seu ciclo de vida.

4. O uso de ferramentas tecnológicas na gestão de arquivos não contribui para aumentar a eficiência.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Dentre as etapas da operação de arquivamento, aquela que consiste na separação e reunião de um conjunto dos documentos classificados sob um mesmo assunto é chamada de:

Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação por meio da qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada sua tramitação. O disposto descreve:

O arquivamento de documentos relaciona-se diretamente à gestão de documentos que vão desde o controle da produção documental até a sua destinação final. Os arquivos passam por três estágios diferentes dentro do arquivamento, marque a alternativa que os descreve corretamente.