Questões de Concurso sobre Etapas do arquivamento

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

A guarda dos documentos é a etapa em que os documentos são colocados dentro das respectivas pastas, caixas, estantes ou arquivos.

Uma das rotinas dessa etapa é

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento, podemos definir estudo:

Para os documentos serem guardados nas pastas, dossiês e móveis próprios é preciso organizá-los seguindo as rotinas correspondentes às operações de arquivo, sendo necessário, dentre outros procedimentos:

1- verificar a existência de documentos que tratam do mesmo assunto.

2- verificar a existência de cópias eliminando-as e, caso o original não exista, manter uma cópia.

3- arquivar os documentos nos locais devidos, de fácil acesso, identificando de maneira visível as caixas, gavetas e pastas.

São procedimentos corretos e necessários:

A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto corresponde a:

Arquivar é um processo de gestão que requer total dedicação, técnicas apropriadas, planejamento, organização e controle, segundo Mazulo e Liendo (2010). Analise as assertivas abaixo referentes aos arquivos e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Gaveteiro horizontal é ideal para arquivar mapas.

( ) Arquivo semi-indireto depende de um índice a ser consultado.

( ) Arquivo indireto deve ser consultado sem o auxílio de índices, mas com a ajuda de tabelas, que devem ser colocadas em cada gaveta, antes da primeira pasta.

( ) Automático é um método indireto porque utiliza guias que preparam os sobrenomes dos clientes, fornecedores, das empresas, etc.

( ) Os sobrenomes compostos de substantivo mais adjetivo devem ser separados.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Assinale a opção que indica a primeira atividade de uma operação de arquivamento.

A ordenação é uma operação física que consiste em colocar o documento no local determinado pelo código ou pelo plano de classificação.

Considerando-se as rotinas do Conarq, constitui uma parte das operações de arquivamento a(o)

Assinale a opção que indica a etapa de arquivamento que é caracterizada pelo processo de determinação da codificação sob a qual o documento será arquivado.

Conforme consta na obra classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

A partir do enunciado acima, pode-se concluir que a classificação de documentos arquivísticos deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

I. INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

II. ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

III. ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

IV. CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

A partir dessa análise, pode-se concluir que

A incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento, é denominada

A ordenação dos documentos de arquivo deve preceder a classificação e o arquivamento desses documentos.

Os documentos ordenados são aqueles dispostos, por exemplo, em ordem cronológica dentro de uma unidade de classificação.

A organização dos documentos de arquivo envolve a classificação dos documentos, sendo o plano ou código de classificação de documentos o instrumento utilizado para essa finalidade.